5.5. Систематическая и хронологическая записи в бухгалтерском учете

Запись на счетах бухгалтерского учета - это запись система­тическая. На счетах отражается информация о хозяйственных опе­рациях, сгруппированная по качественно однородным признакам.

Например, на счете "Основные средства" будут отражаться операции, характеризующие движение основных средств, а именно - их поступление и выбытие. На счете "Касса" будут отражаться опе­рации, характеризующие движение денежных средств. Остатки (сальдо) по этим счетам будут свидетельствовать о наличии на нача­ло или конец месяца соответственно основных средств и денежных в кадсе.

Таким образом, на бухгалтерских счетах систематизируются сведения о хозяйственных операциях по экономически однородным признакам.

В бухгалтерском учете есть записи хронологические, которые ведутся в календарной последовательности независимо от экономи­ческого отражения операции. Такие записи ведутся в хронологиче­ском журнале.

Ежемесячно по журналу подводятся итоги. Журнал служит для контроля за правильностью записей по счетам. Сумма оборота за ме­сяц по журналу должна быть равна сумме оборотов по счетам. Если нет равенства, то значит допущена ошибка. Форма такого журнала приведена ниже:

Журнал регистрации хозяйственных операций Дата со- _ong Корреспонди зующие счета Сумма

оне]эапии Р^ации Дебет Кредит оборотов

03.09.05 1 Касса Расчетные счета 20 000

05.09.05 2 Расчеты по опла- Касса 15 000

и т.д. те труда

Систематическая и хронологическая записи могут вестись в разных учетных регистрах, а могут и в одном. При журнально- ордерной форме учета регистром в котором ведется систематическая запись будет являться Главная книга, хронологическая - журнал ре­гистрации хозяйственных операций, совмещенная запись ведется в журналах-ордерах.

5.6. Оборотные ведомости по счетам бухгалтерского учета

Для обобщения информации по счетам, проверки правильности записей на них перед заполнением бухгалтерского баланса составля­ются оборотные ведомости. Составляют оборотные ведомости по синтетическим и аналитическим счетам. Оборотные ведомости по синтетическим счетам бывают простые и шахматные.

Записи хозяйственных операций на счетах производятся ежед­невно. В конце каждого месяца подсчитываются итоги по счетам, выводится новое сальдо для получения нового бухгалтерского ба­ланса.

Как уже известно, на счетах отражаются следующие показате­ли:

• начальное сальдо;

• обороты по дебету и кредиту;

• конечное сальдо.

Для того чтобы проверить правильность сделанных записей и получить обобщенные сведения по счетам, применяются оборотные ведомости. В оборотной ведомости записываются наименование сче­тов, начальное сальдо, обороты по дебету и кредиту, конечное саль­до. Для построения оборотной ведомости используются данные бух­галтерских счетов.

Ниже откроем ряд счетов, произведем записи на них, выведем конечное сальдо и на этой основе вначале заполним простую обо­ротную ведомость, а потом и шахматную.

3. Итоговая сумма конечных сальдо по дебету счетов должна быть равна итоговой сумме конечных сальдо по кредиту счетов. Данное равенство вытекает из первых двух равенств и принципа ра­венства актива и пассива баланса.

С помощью оборотной ведомости по синтетическим счетам можно выявить ошибки следующего рода:

• если операция записана по дебету одного счета на одну сум­му, а по кредиту другого счета на иную сумму;

• если сделана односторонняя запись;

• если допущена арифметическая ошибка.

Наряду с положительными моментами оборотная ведомость простой формы имеет некоторые недостатки:

• нельзя выявить ошибки в корреспонденции счетов;

• ввиду отсутствия корреспондирующей связи между счетами снижается ее аналитическое значение;

• в простой оборотной ведомости дается количественная зави­симость, а качественной связи нет.

Все эти недостатки устраняются в оборотной ведомости шах­матной формы, которая отличается от простой тем, что все счета расположены не только по вертикали, но и по горизонтали, т.е. запи­сываются в одинаковой последовательности дважды.

Каждая клетка шахматной оборотной ведомости предназначена для записи по дебету одного счета и кредиту другого на пересечении горизонтальных и вертикальных строк. Отдельная сумма по гори­зонтали показывает дебетуемый счет, а по вертикали - кредитуемый.

На практике применяют два вида шахматной оборотной ведо­мости.

Первый вариант. В ведомости по корреспондирующим счетам группируются только обороты, начальное и конечное сальдо не прос­тавляется. Форма такой ведомости представлена ниже.

5.7. Об

оротные ведомости по аналитическим счетам

Внешне оборотная ведомость по аналитическим счетам во мно­гом напоминает оборотную ведомость по синтетическим. В ней так­же содержатся три группы показателей: 1) начальное сальдо, 2) обо­роты по дебету и кредиту, 3) конечное сальдо. Отличие этих оборот­ных ведомостей заключается в том, что в них наряду с денежными измерителями применяются и натуральные.

Основное различие заключается в том, что в оборотной ведо­мости по аналитическим счетам обеспечивается другое равенство по сравнению с оборотной ведомостью по синтетическим счетам.

Итоговые показатели по аналитической оборотной ведомости должны соответствовать итогам синтетического счета, к которому относятся аналитические счета.

В оборотной ведомости по аналитическим счетам должны быть четыре равенства:

1) итоговая сумма начальных сальдо аналитических счетов должна быть равна начальному сальдо синтетического счета;

• итоговая сумма дебетовых оборотов аналитических счетов должна быть равна дебетовому обороту синтетического счета;

• итоговая сумма кредитовых оборотов аналитических счетов должна быть равна дебетовому обороту синтетического счета;

• итоговая сумма конечных сальдо аналитических счетов должна быть равна конечному сальдо синтетического счета.

Эти равенства вытекают из того, что каждая хозяйственная опе­рация записывается по синтетическим счетам и одновременно по аналитическим счетам, поскольку аналитические счета как бы рас­шифровывают синтетический счет. Иными словами, информация, отраженная на аналитических счетах, сводится и в обобщенном виде аккумулируется на синтетическом счете. В этом проявляется взаи­мосвязь синтетических и аналитических счетов.

Если правильно произведены записи по синтетическим и ана­литическим счетам, то должно получиться равенство вышеприве­денных итогов:

• S' ñèíò. ñ÷. = £ S¹ аналит. сч.

• Д.О. синт. сч. =£ Д.О. аналит. сч.

• К.О. синт. сч. = Е К.О. аналит. сч.

• S" синт. сч. = I S" аналит. сч.

Ниже в качестве примера представлена оборотная ведомость по счету "Материалы".

Оборотная ведомость по счету "Материалы"

Наименование ^s' Обороты S"

аналитических

кол- Дебет Кредит кол- счетов сумма , , сумма

^во' кол-во сумма кол-во сумма ^во' ^

Материалы А 100 20 000 50 15 000 70 11000

Материалы Б 50 15 000 80 25 000 100 30 000 30 10 000 Итого х 35 000 х 40 000 X 54 000 х 21000