14) Акт. Виды актов. Обязательные реквизиты. Особенности составления и оформления.

Акт – это документ, составляемый группой лиц (комиссией), подтверждающий установленные ими факты, события или действия.

Виды:

Акты испытаний

Сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов)

Обследования (состояния техники безопасности, условий труда и т.д.)

Приема-сдачи

Приема-передачи

Ревизии, инвентаризации

Расследования аварий, нечастных случаев

Ликвидации организации

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе. Главнео при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта с унифицированным текстом ( для актов с постоянно повторяющейся информацией).

Реквизиты: название организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок ( О чем? Чего?), текст, указание на количество экземпляров и их местонахождение, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения.

Дата и место составления должны соответствовать дате актируемого события и мету его составления.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.

Во вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номер), список фамилий с указанием должностей лиц, составивших акт (председатель, члены комиссии, присутствующие).

Констатирующая часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи, сущность установленных фактов, методы, которыми велась работа, ее результаты. Текст может быть разбит на пункты.

Выводы, предложения и заключения комиссии печатаются с абзаца, они также могут состоять из нескольких пунктов.

В конце акта указывают данные о количестве экземпляров акта и их нахождении или адресатах, которым он направлен. Кол-во экземпляров определяется практической необходимостью. После отметки о кол-ве экземпляров следует отметка о наличии приложений к акту.

Подписи располагаются в той же последовательности, как и в вводной части, но без указания должности. Акт вступает в силу после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта, также обязан поставить свою подпись, но имеет право изложить суть замечания ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту.

Все лица, упомянутые в акте, должны быть ознакомлены с ним под расписку.

15) Протокол. Виды протоколов. Обязательные реквизиты. Особенности составления и оформления.

Протокол – это документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Существует три вида протокола:

Краткий протокол – фиксирует осуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол – фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и подробные записи, предающие содержание докладов и выступлений участников заседания. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания.

Стенографический протокол – составляется на основе стенографического ответа о заседании и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Все виды протоколов оформляются на общем бланке организации с указанием наименования вида документа – ПРОТОКОЛ – или на специальном бланке протокола.

Обязательные реквизиты: дата, регистрационный номер, заголовок, текст и подписи.

Дата (дата заседания).

Номер (порядковый номер заседания) Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или сроков полномочий коллегиального органа.

Заголовок (до и после 3 инт.. Вопрос: протокол «чего?»)

Текст: состоит из двух частей:

Вводная – оформляется единообразно в полной и краткой формах. В ней указываются фамилии председателя и секретаря; фамилии или общее кол-во участников заседания и приглашенных лиц; повестка дня. Каждая составляющая вводной части текста оформляется через 1 интервал, а друг от друга отделаются 1,5 интервалом.

Присутствующие – это постоянные участники заседания. Фамилии и инициалы оформляются в алфавитном порядке с указанием должности и мета работы, висячей строкой через 1 инт. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.

Приглашенные – это лица, не входящие в постоянный состав заседающих. Должности, фамилии и инициалы перечисляются по старшинству или в алфавитном порядке, висячей строкой через 1 интервал. Если приглашенные из других организаций, то в состав должности входит наименовании организации.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - содержит перечисление вопросов, фиксирующих последовательность обсуждения. Если вопросов несколько, то они нумеруются, ставятся в порядке значимости и отвечают на вопрос « О чем?».

Основная – отделяется от водной части 3-мя интервалами, печатается общим текстом через 1,5 инт. И по каждой повести дня строится по схеме: СЛУШАЛИ:..ВЫСТУПИЛИ:.. ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):..

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего и тема его выступления. В полной форме приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада. (от 3-го лица, ед.ч). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, он не записывается в протокол, а через тире после фамилии докладчика указывается: текст доклада прилагается.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в осуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. Вопросы записываются в порядке поступления. Каждый вопрос печатается с красной строки, фамилии при это допускается не указывать.

Кондрашова Л.А. – какие приняты меры по ликвидации задолженности?

Завершающая часть по каждому вопросу повестки дня – запись принятого по обсуждаемому вопросу решения. Фиксируется в разделе «ПОСТАНОВИЛИ». Решение подразделяется на пункты. Они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется арабскими цифрами: 1-я цифра – номер вопроса, 2-я - номер принятого решения.

В особо важных случаях в протоколе указываются результаты голосования по каждому пункту отдельно.

Участник совещания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи соответствующего решения.

На протоке, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется гриф ограничения доступа (от 10,5 см) Номер экземпляра печатается ниже грифа через 1,Ю5 интервала и центруется по отношению к нему.

Текст протокола должен быть подготовлен не позднее 3-х дней со дня заседания.

Юридическую силу протокол приобретает только при наличии двух подписей - председателя и секретаря. (отделяют от текста 3-мя инт. и оформляют через 2 инт.). В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие. (на левом поле, на уровне записи выступления)

Протоколы имеют документы-приложения. Отметку о наличие приложения можно оформлять, как во всех информационно-справочных документах. Но отметку о наличии приложения целесообразно оформлять, как в распорядительных документах:

2.1. Утвердить Устав ЗАО Торговый дом «Весна» (прилагается).

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Формируются в дела вместе с документами-приложениями.

Приложение объемом 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

При решении правовых нормативных вопросов издают постановления как самостоятельные документы.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки, который составляет ответственный исполнитель. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протокола.