19) Приказы по личному составу. Особенности составления и оформления.

Приказ по личному составу – это распорядительный документ, который издается по кадровым вопросам: приема, перемещения, увольнения, командирования, предоставления отпуска, поощрения, но и одновременно относится к первичным учетным документам. (Т-1)

Составляется на каждого, вновь зачисляемого в организацию или при одновременном приеме нескольких работников (Т-1а). Приказы по личному составу оформляются всегда отдельно от приказов по основной деятельности.

Приказ датируется и регистрируется в день подписания. Поступивший сотрудник, должен быть ознакомлен с приказом в 3-дневный срок со дня подписания трудового договора.

Первые экземпляры приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении, изменении фамилии подшиваются в отдельное дело. Внутри дела приказы располагаются по хронологии, формируются за один календарный год.

Приказы по личному составу хранятся 75 лет.

Документы, явившиеся основанием для издания приказов, формируются в отдельное дело по хронологии и хранятся 5 лет. На основании приказа заполняется трудовая книжка.

20) Организация документооборота. Работа с входящими, исходящими и внутренними документами.

Документооборот – движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образуют документооборота.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота отражают такие организационные документы, как устав, положения, приказы о распределении обязанностей, организационная структура предприятия.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Организация документооборота включает все операции по приему, передачи, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утвержаются руководством организации. Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов с возможностями этих средств.

Работа с входящими документами:

П рием конвертов, П роверка правильности адресования		Передача писем с пометкой «Лично» работникам и писем общественнм организациям
в скрытие конвертов и проверка вложений		Передача нерегистрируемых документов в структурные подразделения.
Предварительное рассмотрение ( сортировка, разметка)
П роставление отметки о поступлении (входящего штампа) на документе
Р егистрация
Передача документов руководителю
Р ассмотрение документов руководителем (подпись, резолюция)
Несение сведений из резолюции в журнал, карточку регистрации или базу данных		П ередача документов зам.директора, в структурные подразделения или исполнителям.
Передача документов исполнителю
К онтроль исполнения документов
Исполнение документов
Подшивка документов в дела

Работа с исходящими документами:

1. Составление проекта исходящего документа

2. Согласование проекта документа

3. Проверка правильности оформления проекта документа

4. Подписание руководителем

5. Регистрация документов

6. Простановка номера на документе

7. Проверка правильности адресования

8. Отправка документа адресату

9. Подшивка второго экземпляра.

21) Рукописные реквизиты на документе: «Отметка о поступлении документа в организацию», «Резолюция», «Отметка о контроле» и «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Значение реквизитов о правила оформления.

«Отметка о поступлении документа в организацию» (рекв. № 29) – фиксирует факт и время приема документа в орг-ции. Реквизит содержит дату поступления и входящий регистрационный номер. Отметка является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполенния поступившего документа. Допускается проставлять в виде штампа или от руки (справа к нижнему полю первого листа документа или на его обороте.

«Резолюция» (рекв. № 17) – состоит из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте или оформляется на специальном бланке для резолюций формата А6. На документе не должно быть больше четырех резолюций. Резолюция включает в себя фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения поручения, подпись руководителя и дату вынесения резолюции.

Если исполнителей несколько, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.

«Отметка о контроле» (рекв. № 19) – реквизит проставляется на документах, исполнение которых контролируется службой ДОУ, после того, как руководитель принимает решение о контроле документа. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Проставляется справа в верхнем поле документа от 7 положения табулятора (проставляется буква «К» цветным карандашом или штампом и дата контроля).

«Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» (рекв. № 28) – этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним. На нижнем поле первого листа от 0 положения табулятора исполнитель от руки делает надпись: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующую о его исполнении, слова «В дело», номер дела (в котором будет храниться документ), дату и подпись. Длина реквизита не должна превышать 7,25 см. Это последняя отметка на документе.