- •Вопросы по доу
- •1) Нормативные акты, регламентирующие работу с документами
- •2) Бланк, виды бланков. Реквизиты бланка. Бумага документа, её форматы и качество.
- •3) Реквизит «Адресат»: правила, особенности и варианты оформления.
- •4) Деловая переписка. Виды писем. Классификация писем по характеру информации.
- •5) Докладная и объяснительная записки. Реквизиты, особенности составления и оформления
- •6) Трафаретные тексты. Справка. Виды справок. Реквизиты, особенности составления и оформления.
- •7) Реквизит «Отметка о наличии приложения»: правила, особенности и варианты оформления.
- •8) Доверенность. Расписка. Особенности составления и оформления.
- •9) Срочная передача оперативной информации. Телефонограмма. Особенности составления и оформления.
- •10) Реквизиты «Виза согласования» и «Гриф согласования»: правила, особенности и варианты оформления.
- •11) Распорядительные документы, оформляемые на принципах единоначалия.
- •12) Приказы по основной деятельности. Выписка из приказа. Отметка о заверении копии документа.
- •13) Реквизит «Гриф утверждения»: правила, особенности и варианты оформления.
- •14) Акт. Виды актов. Обязательные реквизиты. Особенности составления и оформления.
- •15) Протокол. Виды протоколов. Обязательные реквизиты. Особенности составления и оформления.
- •16) Организационные документы. Устав, положение, штатное расписание, правила, инструкции.
- •17) Должностная инструкция. Особенности составления и оформления.
- •18) Кадровые документы. Работа с документами по личному составу.
- •19) Приказы по личному составу. Особенности составления и оформления.
- •20) Организация документооборота. Работа с входящими, исходящими и внутренними документами.
- •22) Регистрация документов. Формы регистрации.
- •23) Контроль за исполнением документов. Формы контроля и сроки исполнения документов.
- •24) Номенклатура дел, ее назначение. Особенности составления и оформления.
- •25) Формирование дел. Требования, признаки, рекомендации.
- •26) Общие положения, относящиеся ко всем документам дипломатической переписки.
- •27) Дипломатическая переписка. Вербальная и личная ноты.
- •28) Дипломатическая переписка. Памятная записка и меморандум.
- •29) Частное письмо полуофициального характера.
- •30) Виды информационно-справочных документов мид России. Запись беседы.
25) Формирование дел. Требования, признаки, рекомендации.
Формирование дел – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Внутри дела документы могут располагаться в следующей последовательности:
в хронологической последовательности
по порядковым номерам документов
в алфавитной последовательности фамилий авторов документов (используется при формировании писем, заявлений, жалоб граждан).
«запрос – ответ». Ответ подшивается вслед за запросом.
Формирование дел осуществляется с целью наиболее рациональной организации хранения документов, которая обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и информации.
Формирование дел осуществляется по следующим признакам:
по номинальному (документы одного вида, но тематика разная)
по предметно-вопросному
корреспондентский
авторский
по географическому
по хронологическому
Правила:
Неправильно оформленные документы (отсутствие подписи, даты, заверительной надписи в копии, отметка об исполнении документа) возвращаются исполнителю на дооформление.
Все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, номеруются в одно дело.
Приложение группируется вместе с основным документом, к которому оно относится. Если приложение составляет 25 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе об этом делается соответствующая отметка.
В дело формируются документы одного календарного года, за исключением переходящих, арбитражных, судебных, личных дел. Дела учебных заведений формируются за учебный год.
Следует отдельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения (годовые планы и отчеты формируются в дело отдельно от квартальных и ежемесячных, поскольку они имеют различные сроки хранения).
В отдельных случаях допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам группируются в разные дела, так как имеют различные сроки хранения.
В дело включается лишь одни экземпляр документа.
Не должны помещаться в дела неисполненные документы; документы, не подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Исключение это только копии, имеющие визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу.
Документы с грифом ограничения доступа к документу формируются отдельно от документов без этого реквизита. На папке проставляется определенный гриф.
Протоколы формируются в дела с учетом авторского признака. Протоколы группируются вместе с документами, на основании которых они готовились. Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решения вопросов.