9) Срочная передача оперативной информации. Телефонограмма. Особенности составления и оформления.

Телефонограмма – это обобщенно название документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Составляется отправителем как документ на бумаге, передается по телефону и записывается получателем. Используются для оперативной передачи информационных сообщений (также это срочная телеграмма, телефакс, факс, электронное сообщение) служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения).

Реквизиты: наименование организации, вид документа, дата и регистрационный номер, место составления, адресат, текст; должность, инициалы и фамилии лица, подписавшего телефонограмму от имени которого она передается; должность, инициалы и фамилии лица, передавшего телефонограмму, номер телефона; должность, инициалы и фамилии лица, принявшего телефонограмму, номер телефона; время передачи.

В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов. Составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.

Если информация передается нескольким адресатам, к телефонограмме прилагается список организаций, которым ее направляются, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

После приема или передачи телефонограммы документ подшивают в дело как входящий/исходящих.

10) Реквизиты «Виза согласования» и «Гриф согласования»: правила, особенности и варианты оформления.

«Гриф согласования» (рекв. № 23) – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывает документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования.

Если согласование осуществляют документом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо МИД России от 30.10.2005 № 451-805

Двойное согласование допускается оформлять параллельно друг другу в разных концах листа.

Гриф согласования располагается от 0 положения табулятора до 7,25, ниже реквизита «Подпись», отступив 3-4 интервала. Реквизит печатают через 1 инт. Составные части отделяют друг от друга 1,5-2 инт. Второй гриф оформляют от 5 положения табулятора. Если число инстанций согласования больше двух, гриф согласования оформляют на отдельном листе.

«Виза согласования» (рекв. № 24) – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Внутренне согласование оформляется визой, которая состоит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты.

Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет замечания, дополнения или не согласовано с документом, об этом делается отметка на проекте документа, а замечания излагаются на отдельном листе и прилагаются к документу:

С проектом не согласна, замечания прилагаются

Зам.директора по УР

_____________ Л.А. Кондрашова

«____» марта 2005 г.

Если документ согласовывается с несколькими должностными лицами или структурными подразделениями:

Канцелярия 00.00.0000 личная подпись И.О. Фамилия

Бухгалтерия 00.00.0000 личная подпись И.О. Фамилия

Виза согласования оформляется до подписания документа. Виза располагается ниже подписи или на обороте последнего листа документа от левого поля; для внутренних документов – на 1-экз., для исходящих – на 2-м экз. Проекты распорядительных документов обычно визируются на оборотной стороне последнего листа 1-го экз. документа.