3) Реквизит «Адресат»: правила, особенности и варианты оформления.

Реквизит «Адресат» (рекв. № 15). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.

При направлении в организацию или структурное подразделение их наименование указывают в Им.п. При направлении должностному лицу в Дат.п, включающее наименование организации или структурное подразделение, инициалы и фамилию руководителя. Инициалы проставляются перед фамилией.

При направлении в несколько однородных организаций их адресатов указывают обобщенно ( напр. Начальникам служб ДОУ)

Если адресат имеет звание или ученую степень, то эти сведения указываются перед фамилией.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании документа физическому лицу указывают сначала фамилии и инициалы, а затем почтовый адрес.

В состав реквизита может входить почтовый адрес. (наименование адресата – ФИО; название улицы, № дома, № кв.; название города; название области, края, области, республики; индекс; страна (для международных отправлений)). Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти и управления.

Документ не должен содержать более 4-х адресатов. При большем кол-ве адресатов составляется список рассылки. На каждом экземпляре пишется только один адрес и каждый экземпляр подписывается как первый.

Адресат проставляется вверху документа ( с угловым вариантов любого бланка – напротив наименование автора документа; с продольным вариантом бланка письма – ниже справочных данных, напротив отметок для даты и регистрационного корме; с продольным вариантом общего бланка – после наименования организации-автора, пред наименованием вида документа; с продольным вариантом бланка конкретного вида документа – ниже реквизитов бланка) от 4 положения табулятора, допускается центровать каждую строку реквизита печатается с новой строки через 1 интервал, соблюдая смысловые переносы словосочетаний, друг от друга составные части отделяют 1,5-2 интервалами в зависимости от интервала текста документа, знаки препинания на конные строк не ставятся.)

4) Деловая переписка. Виды писем. Классификация писем по характеру информации.

Письмо – это обобщенное название большой группы управленческих документов, служащих средством общения между организациями и частными лицами в процессе осуществления их деятельности.

Письма, как вид документов:

Инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-запросы, письма-ответы, письма-извещения, письма-приглашения.

Письма могут быть простыми и сложными:

Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложные в административном или юридическом отношениях ситуаций. Может иметь одну или две смысловые части. Текст простого пиьсма не должен превышать 1-2-х страниц.

Сложные письма могут содержать до 5-ти страниц текста. Состоит из вступления, основной части и заключения.

Классификация:

По характеру информации:

Гарантийное письма – документ устанавливает или подтверждает обязательства, обеспечивает исполнение этих обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо. Подписываются двумя должностными лицами.

Сопроводительное письмо – составляется при отправке адресату документов, требующих дополнительного пояснения. В нем указывается для чего направляется основной документ, что необходимо делать и в какие сроки. Начинаются с «посылаем, направляем, возвращаем, прилагаем».

Письмо-приглашение – предлагает адресату принять участие в каком-либо мероприятии. В нем раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Письмо-извещение – составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос, в нем излагаются какие-либо факты. Начинается с «извещаем, сообщаем, ставим в известность».

Письмо-подтверждение – содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, ценностей.), о том, что ранее составленные документ остается в силе. Начинается с «подтверждаем».

Письмо-напоминание – содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Его следуте направлять только, когда с помощью телефонного разговора или личного контакта не удается получить необходимый ответ.

Информационное письмо – сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии.

Рекламное письмо – разновидность информационного письма, содержит подробное описание рекламных услуг или товаров. Цель этого вида писем – побудить адресата воспользоваться предложением.

Коммерческий запрос – это документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку, с просьбой дать подробную информацию о товаре или направить предложение на поставку товара.

Предложение (оферта) – это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение может быть направлено по инициативе продавца, экспортера в ответ на запрос покупателя или на основе твердой договоренности о заключении сделки.

Рекламация – это документ, представляющий собой претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков.