26) Общие положения, относящиеся ко всем документам дипломатической переписки.

1) Все документы дипломатической переписки являются официальными, большое значение имеет выбор документа: он должен соответствовать каждому конкретному случаю.

2) Дипломатический документ должен иметь безупречный внешний вид, поэтому все документы такого рода печатаются на бумаге высшего качества. Не допускаются никакие исправления.

3) Используются только официально принятые названия государств. Никакие произвольные сокращения не допускаются.

4) Язык документов должен быть прост, лаконичен. Все документы составляют в вежливой форме, независимо от содержания. Текс должен быть красиво расположенным по всему листу (в центре страницы).

5) Дипломатический документ обязательно требует ответа. Отсутствие такового будет воспринято как ответ негативного характера.

6) На вербальную ноту принято отвечать вербальной, а на частное письмо полуофициального характера – частным письмом.

7) Ноты, частное письмо полуофициального характера начинаются с обращения или комплимента. Точный титул и фамилия лица-адресата не менее важны, чем его содержание. Особого внимания требует написание сложных имен.

8) Дипломатические документы печатаются на пишущей машинке. Только письма полуофициального характера могут быть написаны иногда от руки. Однако, если автор хочет выразить особое уважение адресату, он может написать от руки обращение – «Уважаемый господин Посол» и заключительный комплимент, хотя остальной текст будет напечатан.

9) Если документ требует заверения печатью, то оттиск печати должен стоять на положенном месте внизу документа, проставлен правильно и четко.

10) МИД ведет дипломатическую переписку на языке совей страны. Однако к официальному тексту может быть приложен перевод на иностранный язык. Делает это, если желательно как можно скорее довести до другой стороны содержание документа, а также предотвратить возможные неточности, которые могут быть допущены при переводе документа силами адресата.

11) Посольства могут вести переписку на языке страны пребывания или прилагать к оригиналам переводы документов на этот язык.

12) Дипломатические документы должны вручаться лично адресату или направляться с курьером и передаваться специальному уполномоченному лицу под расписку. Посылать дипломатическую корреспонденцию по почте не рекомендуется.

27) Дипломатическая переписка. Вербальная и личная ноты.

Вербальная нота – это наиболее распространенный документ дипломатической переписки. Вербальные ноты используются для рассмотрения и решения широкого круга вопросов, в которых излагаются политически, экономические, научно-технические проблемы как двустороннего, так и многостороннего порядка.

Вербальная нота печатается на нотном бланке, изготовленном на бумаге верже и изображением герба государства.

На нотном бланке изготавливаются первый и второй экземпляры ноты, третий и последующий экземпляры оформляют на обычной бумаге. Если текст ноты занимает больше одной страницы, то вторую и последующие страницы оформляют на бумаге верже того же тона, что и нотный бланк.

Вербальная нота имеет исходящий номер ( № 252), а нота, уходящая из МИД, еще и индекс отдела (№ 351/3ДСНГ). Если при оформлении ноты номер неизвестен, то для него печатают только отметку (№ _____/1ЕД). Никаких дополнительных индексов не делается. Регистрационный номер проставляет под реквизитами бланка (через 2,3,4 инт., в зависимости от объема текста ноты) и центруется относительно длинной строки.

Текст вербальной ноты составляется в 3 л. через 2 инт. Поля: верх/нижн. – 4 см; левое – для текста – 6 см, для адресата – 3 см; правое – 1,5 см.

Текст вербальной ноты начинается и заканчивает комплиментом. Комплимент отсутствует, если нота содержит протест в связи с действиями представителя посольства или государства. Комплимент не употребляется в вербальных нотах, содержащих сообщение об объявлении траура в стране, или в нотах с выражением соболезнования.

Резкие выражения, туманные намеки, сокращения в нотной переписке недопустимы.

Место и дата отправления указывается после текста через 4 инт. к правому молю и максимально может доходить до середины строки.

Текст ноты, включая место и дату составления, следует располагаться в центре страницы, т.е. расстояние от регистрационного номер до текста ноты примерно равно расстоянию от места и даты составления до адресата.

Адресат оформляется в левом нижнем углу и всегда на первом листе ноты.

Вербальная нота скрепляется гербовой печатью министерства или посольства. Печать проставляется под текстом ноты, рядом с местом и датой отправления. Должен быть четким. Печатью заверяют первый и второй экземпляры ноты.

Личная нота – это документ дипломатической переписки, содержащий информацию о каком-либо крупном событии. Направляется по вопросам важного и принципиального значения.

Первый и второй экземпляры личной ноты печатаются на нотном бланке, изготовленном на бумаге верже с изображением герба гос-ва. Исходящий номер, индекс отдела на первом экземпляре не указываются, а проставляются только на экземпляре, остающемся в деле.

Перед текстом к правому полю указывается место и дата подписания, число ставится от руки лицом, подписывающим ноту.

Личная нота составляется в 1 л. от имени лица, подписавшего ноту. Текст начинается с обращения: «Господин Министр», «Господин Посол» и т.д. В обращении допускается добавление «уважаемый».

Далее с красной строки и с большой буквы идет смысловая часть ноты. Тональность личных нот может быть более или менее теплой. В зависимости от практики и в порядке взаимности слово «Господин» можно писать полностью, либо в сокращении «Г-н».

В последние годы большое распространение получил обмен личными посланиями глав государств и правительств. В этих посланиях, как и в личных нотах, имеются протокольные формулы: «Уважаемый Господин Президент».

Личная нота заканчивается комплиментом, в котором автор «свидетельствует свое уважение»или «С уважением», «С искренним уважением».

Личная и вербальная ноты имеют личную подпись отправителя на первом и втором экз. документа.

Адресат размещается в левом нижнем углу на первом листе ноты, независимо от кол-ва листов. В адресате проставляется ранг лица, которому направляется нота.

В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимного уважения, перед фамилией лица, которому направляется личная нота, употребляется титул.

На конверте указывается формулировка адреса как в личной ноте.

Требования к полям и интервалам как и в вербальной ноте.

Отметка о наличии приложения в нотах оформляется на левом поле по центру (относительно ширины поля) шрифтом меньше, чем текст самой ноты. Отметку располагают напротив строки текста, где оговаривается наличие приложения.