12) Приказы по основной деятельности. Выписка из приказа. Отметка о заверении копии документа.
Приказы по основной деятельности - издаются при реорганизации, ликвидации предприятия, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения или введнения в действие документов (положений, инструкций, правил), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и т.д.
(Более подробные сведения по оформлению приказов см. в билете № 11.)
Выписка из приказа – это копия какой-либо части подлинного документа. Выписка содержит фактически те же реквизиты, что и приказ (распоряжение). Изменяется вид документа, дата и номер остаются основного документа (их следует оформлять печатным способом).
Констатирующая часть воспроизводится полностью, а из распорядительной - берется только та часть, которая необходима для практической работы, нумерация пунктов основного документа сохраняется.
Если выписка готовится для исполнителя, в ней следует указать пункт о контроле, чтобы исполнитель знал, к кому он может обратиться в случае необходимости, и кто будет проверять выполнение данной работы.
Выписка из приказа (распоряжения) заверяется проставлением отметки о заверении копии, которая требует еще и оттиска печати, если выписка предназначена для другой организации.
Отметка о заверении копии документа.
После подписи, отступив 3-4 интервала от 0 положения табулятора, пишется слово «Верно». Ниже через 1,5-2 интервала оформляют должность, личную подпись и расшифровку подписи лица, заверяющего копию. На следующей строке от левого поля через 1,5-2 интервала проставляется дата заверения. Дата, проставленная в заверительной надписи, и является датой выписки из приказа (распоряжения). Интервалы в реквизите зависят от интервала текста.
В
ерно
Должность лица, заверяющего копию Личная подпись И.О. Фамилия
_дата выписки_
13) Реквизит «Гриф утверждения»: правила, особенности и варианты оформления.
Реквизит «Гриф утверждения» (рекв. № 16) – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Документ может утверждаться:
должностным лицом, в компетенцию которого входят принятые решения по вопросам, изложенным в утверждаемом документе.
изданием соответствующего распорядительного документа.
Коллегиальным органом.
В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из: слова УТВЕРЖАЮ, полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.
Если документ утверждает коллегиальным органом или распорядительным документом, то гриф утверждения должен содержать: слово УТВЕРЖДЕНО, которое согласуется с видом утверждаемого документа, наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дату и номер:
УТВЕРЖДЕНА
Протоколом педагогического совета
от 30.08.2005 № 1
Если документ имеет два грифа утверждения, то они располагаются на одном уровне. (слева, справа).
Гриф проставляется на документе вверху от 5 положения табулятор. Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО пишутся прописными без кавычек. Составную часть грифа оформляют через 1 инт., делая смысловые переносы словосочетаний. Составные части реквизита отделяются 1,5-2 инт.. Допускается центровать реквизит.
Документы, подлежащие утверждению:
Акты, задания, инструкции, нормативы, отчеты, перечни, планы, положения, программы, расценки, сметы, стандарты, структура и штатная численность, тарифные ставки, уставы организаций, формы унифицированных документов, штатные расписания и изменения к ним.