- •Вопросы по доу
- •1) Нормативные акты, регламентирующие работу с документами
- •2) Бланк, виды бланков. Реквизиты бланка. Бумага документа, её форматы и качество.
- •3) Реквизит «Адресат»: правила, особенности и варианты оформления.
- •4) Деловая переписка. Виды писем. Классификация писем по характеру информации.
- •5) Докладная и объяснительная записки. Реквизиты, особенности составления и оформления
- •6) Трафаретные тексты. Справка. Виды справок. Реквизиты, особенности составления и оформления.
- •7) Реквизит «Отметка о наличии приложения»: правила, особенности и варианты оформления.
- •8) Доверенность. Расписка. Особенности составления и оформления.
- •9) Срочная передача оперативной информации. Телефонограмма. Особенности составления и оформления.
- •10) Реквизиты «Виза согласования» и «Гриф согласования»: правила, особенности и варианты оформления.
- •11) Распорядительные документы, оформляемые на принципах единоначалия.
- •12) Приказы по основной деятельности. Выписка из приказа. Отметка о заверении копии документа.
- •13) Реквизит «Гриф утверждения»: правила, особенности и варианты оформления.
- •14) Акт. Виды актов. Обязательные реквизиты. Особенности составления и оформления.
- •15) Протокол. Виды протоколов. Обязательные реквизиты. Особенности составления и оформления.
- •16) Организационные документы. Устав, положение, штатное расписание, правила, инструкции.
- •17) Должностная инструкция. Особенности составления и оформления.
- •18) Кадровые документы. Работа с документами по личному составу.
- •19) Приказы по личному составу. Особенности составления и оформления.
- •20) Организация документооборота. Работа с входящими, исходящими и внутренними документами.
- •22) Регистрация документов. Формы регистрации.
- •23) Контроль за исполнением документов. Формы контроля и сроки исполнения документов.
- •24) Номенклатура дел, ее назначение. Особенности составления и оформления.
- •25) Формирование дел. Требования, признаки, рекомендации.
- •26) Общие положения, относящиеся ко всем документам дипломатической переписки.
- •27) Дипломатическая переписка. Вербальная и личная ноты.
- •28) Дипломатическая переписка. Памятная записка и меморандум.
- •29) Частное письмо полуофициального характера.
- •30) Виды информационно-справочных документов мид России. Запись беседы.
22) Регистрация документов. Формы регистрации.
Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрация придает юридическую силу документы, так как подтверждает факт его создания или получения.
Цели регистрации:
Учет документов
Контроль за их исполнением
Справочная работа по документам..
Процесс регистрации – это перенос с документа показателей и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ). Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях. Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер.
Обязательный состав реквизитов регистрации: автор, название вида документа, дата документа, индекс документа, заголовок документа или его краткое содержание, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении, дело №.
Формы регистрации документов:
Журнальная.
Нужна только тогда, когда учет документов выступает на первое место. Журнальная система используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Такая система удобна в том случае, когда в организацию поступает очень незначительно количество документов.
Карточная.
Преимущество заключается в том, что регистрацией одновременно могу заниматься несколько человек; карточки можно изготовить в необходимом кол-ве; карточки можно систематизировать по различным признакам, создавая картотеки, и передавать в структурные подразделения. Расположение реквизитов в карточке определяются самой организацией и закрепляются в инструкции по делопроизводству (изготавливают из на А5 или А6).
Как правило заполняется две карточки одновременно. Одну помещают в сроковую картотеку, другую – в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы.
Компьютерная.
Наиболее рациональная форма регистрации документов. Регистрация на компьютере позволяет регистрировать документы на различных рабочих местах, организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях, на основе базы данных организовать информационно-справочную работу, организовать контроль за исполнением документов.
Наиболее удобная выводимая на экран форма регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, аналогичная традиционной ручной карточке на бумажной основе.
Чтобы предотвратить утерю документа, для фиксации факта передачи документов исполнителю выводится на печать форма движения документов: вид документа, дата, номер, дата передачи документа, исполнитель, место для росписи исполнителя в получении документа. Все док-ты передаются исполнителю под расписку в указанной форме. Расписки хранятся до исполнения документа и помещения его в дело.
Ведение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных обо всех документах, позволяет осуществить эффективный контроль, составлять автоматически внутреннюю опись документов и описи дел постоянного хранения.