4.2. Организационная структура управления персоналом

Организационная структура системы управления персоналом — совокупность взаимосвязанных подразделений системы управления персоналом и должностных лиц. Подразделения — носители функ­ций управления персоналом — могут рассматриваться в широком смысле как служба управления персоналом. Конкретное место и роль указанной службы в общей системе управления организаци­ей определяются местом и ролью каждого специализированного подразделения по управлению персоналом и организационным статусом его непосредственного руководителя.

Этот организационный статус подтверждается набором полно­мочий и ответственности. Их объем и иерархический ранг во мно­гом определяются позицией первого руководителя организации по отношению к кадровой службе. Они также формируются по мере организационного развития управления, накопления финансового, кадрового, интеллектуального потенциала.

Авторитет кадровой службы зависшее только от ее полномо­чий распорядительств, но и от уровня специальных знаний со­трудников, полезности службы по степени ее воздействия на кад­ровые процессы. Поэтому в зарубежной практике наблюдается следующая закономерность: службы управления персоналом на­чинают свою деятельность как штабные звенья с чисто консультативными функциями, затем, по мере развития кадрового по­тенциала И ;все более очевидного его влияния на результаты работы, служба персонала наделяется управленческими полномо­чиями и начинает непосредственным образом участвовать в руко­водстве организацией.

В зарубежной практике выделяются несколько таких вариан­тов. Структурное местоположение кадровой службы зависит от сте­пени развития и особенностей организации.

Вариант 1. кадровая служба структурно подчинена руководи­телю по администрированию. Основная посылка этого варианта состоит в сосредоточении всех центральных координиру­ющих служб в одной функциональной подсистеме. Выполнение задач службой персонала рассматривается в рамках его роли как штабного подразделения.

Вариант 2: служба управления персоналом в качестве штабно­го отдела структурно подчинена общему руководству организации.

Преимуществом, второго варианта является близость ко всем сферам руководства организации. Наиболее целесообразна такая структура для небольших организаций на начальных этапах их развития, когда руководство еще четко не определило статус кад­ровой службы. Однако следует исключить при таком варианте опасность множественной подчиненности противоречивым ука­заниям.

Вариант 3: кадровая служба в качестве штабного органа структурно подчинена высшему руководству. Данный вариант наиболее приемлем на начальных этапах развития орга­низации, когда первый руководитель пытается таким образом поднять статус, и роль кадровой службы, хотя иерархический уровень заместителей руководителя еще не готов к восприятию отдела персонала как подразделения, равнозначного второму уровню управления.

В последние годы в практике выделяется фун­кциональная сфера управления получившая название Контролирующая. Данная сфера управления концентрирует в себе органы, выполняющие функцию координации развития организации, а также общие функций' управления! На некоторых1 фирмах кадровая служба попадает в сферу деятельности «Контроллинга».

Формирование организационной структуры управления персоналом включает следующие этапы:

• структуризация целей системы управления персоналом;

• определение состава функций управления, позволяющих реализовать цели системы;

• формирование состава подсистем организационной структуры;

• установление связей между подсистемами организационной структуры;

• определение прав и ответственности подсистем;

• расчет трудоемкости функций и численности подсистем;

• построение конфигурации организационной структуры.

Важным этапом построения организационной структуры управления являет­ся предварительное формирование состава ее подсистем. Под подсистемой организационной структуры можно понимать подразделение (ряд под­разделений) или должностное лицо, реализующие определенную цель посредством выполнения функций управления.

Состав подсистем системы управления персоналом, сформи­рованный на основе системы целей и функционального разделе­ния труда. Названия подсистем сформулированы в большинстве своем ориентиро­вочно, характеризуя главную целевую задачу, которую решают то ли иное подразделение, ряд подразделений или должностное лицо. Численность сотрудников подразделения определяется сложностью и трудоемкостью решаемых задач, что, в свою очередь, в значительной мере зависит от численности работников организации и структурного состава персонала.

Предлагаемая типовая организационная структура управления персоналом ориентирована на достаточно крупную организацию с широкими финансовыми возможностями. В общем случае данное структурное построение можно рассматривать не только как организационное закрепление различных подсистем, но и как воз­можную структуризацию выполняемых системой управления персоналом основных функций.

Особенности той или иной организации (главным образом ее размер) определяют видоизменение организационной структуры системы управления персоналом. Варианты видоизменения организационной структуры, мо­гут зависеть от возможностей организации (в первую очередь фи­нансовых) сформировать то или иное подразделение. Кроме того, важную роль и грает достигнутый методический, кадровый потенциал, который влияет на степень участия внешних консультатив­ных фирм в реализации той или иной целевой задачи.

Как показывает изучение опыта управления организациями и соответствующей литературы, возможны следующие варианты не­которых изменений организационной структуры службы управления персоналом.

При немногочисленном персонале и соответственно незначи­тельной суммарной трудоемкости функций системы управления персоналом выполнение отдельных задач может быть поручено конкретному специалисту, а не подразделению. В любом случае, вне зависимости от особенностей организации, состав функций системы управления персоналом остается постоянным. Меняется только трудоемкость их выполнения.

Ряд функций может быть передан другим подразделениям, не входящим структурно в службу управления персоналом. Отдель­ные функции могут выполнять подразделения технического раз­вития. Некоторые функции (например, информационного обеспе­чения системы управления персоналом) могут быть переданы в компетенцию подразделения по организации управления.

При достаточно обособленных в пространственном и административном отношениях функциональных сферах организации возможен вариант построения службы управления персоналом.

Иной принцип построения возможен при продуктовом типе построения организационной структуры.

Следует отметить, что само наличие централизованной служ­бы персонала определяется степенью юридической и администра­тивной самостоятельности продуктовых подразделений.

Персонал (кадры) является важнейшей частью организации и имеет сложную взаимосвязанную структуру. Системный анализ позволяет рассматривать пер­сонал как взаимосвязь структур, выделенных по различным признакам (рис.2).

Организа­ционная структура

Функцио­нальная структура

Ролевая структура

персонал

Штатная структура

Социальная структура

Рис. 2. Структура персонала

Организационная структура — это состав и соподчиненность взаимосвязанных звеньев управления.

Функциональная структура отражает разделение управленческих функций между руководством и отдельными подразделениями.

Ролевая структура характеризует коллектив по участию в творческом процессе на производстве, коммуникационным и поведенческим ролям.

Социальная структура характеризует трудовой коллектив по социальным показателям (пол, возраст, профессия и квалификация, национальность, образование )

Штатная структура определяет состав подразделений и перечень должностей, размеры должностных окладов и фонд заработной платы.

Организационная структура управления состоит из совокупности взаимосвязанных звеньев управления.

Звено управления — самостоятельная часть организационной структуры на определенной ступени (уровне), состоящая из аппарата управления и производственных подразделений.

Ступень (уровень) управления - единство звеньев управления, одинаково удаленных от верхнего звена (вершины) организационной структуры.

Аппарат (орган) управления - коллектив работников управляющей системы, наделенный правами координации деятельности подразделений, имеющий помещение, технические средства, штатное расписание, положение о структур­ных подразделениях и должностные инструкции

Структурное подразделение — самостоятельная часть звена управления (отдел, служба, участок), выполняющая определенные задачи управления на осно­ве положения о структурном подразделении. Различают функциональные и производственные подразделения.

Функциональное структурное подразделение является самостоятельной частью аппарата управления, реализующей задачи определенной функции управ­ления (например, подготовка производства, бухгалтерский учет, экономическое планирование). Конечный результат — управленческие решения.

Производственное структурное подразделение - это самостоятельная часть звена управления, выполняющая задачи оперативного управления производством и обеспечивающая выпуск продукции в материальной форме (жилые дома, готовые конструкции, перевезенные грузы, изделия).

В теории управления различают несколько видов организационных структур управления, к основным из которых относятся: линейная, функциональная, линейно-функциональная, матричная.

Линейная структура реализует принципы единоначалия и централизма. Предусматривает выполнение одним руководителем всех функций на каждом уровне управления, с полным подчинением ему на правах единоначалия всех нижестоящих подразделений. В свою очередь он подчиняется только одному вышестоящему руководителю. Этот вид структуры характерен для нижних уровней управления: начальник участка - старший мастер - мастер.

Функциональная структура основана на разделении функций между структурными подразделениями (специалистами), с подчинением им всех нижестоящих подразделений. Она предусматривает подчинение одного работника (под­разделения) нескольким вышестоящим руководителям, реализующим свои функ­ции. Внутренняя структура подразделений, как правило, строится по линейному принципу. Например, начальник участка одновременно подчиняется заместителям директора по производству, коммерции и экономике. Функциональная структура была разработана У. Тейлором в начале XX в. и в настоящее время характерна для высших уровней управления народным хозяйством.

Линейно-функциональная структура основана на соблюдении единоначалии линейного построения структурных подразделений и распределения функций управления между ними. Реализует принцип демократического централизма, при котором подготовка и обсуждение решения производятся коллеги­ально, а принятие решения и ответственность - только первым руководителем единолично. Она синтезирует лучшие свойства линейной структуры (четкие связи подчиненности, централизация управления в одних руках) и функциональной структуры (разделение труда, квалифицированная подготовка решений). Возникла в феодальном государстве и затем получила распространение в армии с появлением штабов, а в производстве - с появлением специалистов. Линейно-функцио­нальная структура является наиболее распространенной, особенно для средних звеньев управления. На нижних уровнях управления более характерными являют­ся линейные связи подчиненности, а на верхних - функциональные.

Матричная структура направлена на реализацию целевых программ (проектов), стоящих перед предприятием, для выполнения которых выделяются специальные руководители. Структурные подразделения предприятия, построенные по линейному или функциональному принципу, распределяются между руководителями программ с сохранением подчиненности вышестоящему руководителю. Мат­ричная структура допускает двойное подчинение подразделений и отдельных работников. Начала применяться в начале 50-х гг. в США и СССР для реализации атомных и космических проектов, а затем получила распростране­ние в крупных международных компаниях.

Организационная структура управления состоит из двух самостоятельных органов управления, выполняющих определенные функции. “Вершиной” является центральный аппарат управления предприятия, а “основанием” – аппарат управления структурными подразделениями (производствами, цехами, участками, автоколоннами и др.) Каждый орган, в свою очередь, состоит из двух отдельных уровней линейного и функционального управления.

При этом возможна централизованная (рис. 3.1.) и децентрализованная (рис.3.2) структуры построения отдела кадров.

Рис. 3.1. Организация функций управления персоналом централизованными производственными единицами

Рис. 3.2 Организация функций управления персоналом с децентрализованными производственными единицами

ТЕМА 5. Кадровое, информационное, техническое и правовое обеспечение системы управления персоналом

Кадровое обеспечение системы управления персоналом - необходимый количественный и качественный состав работников кадровой службы организации. Характеристика кадрового обеспечения системы управления персоналом современных российских организаций разнообразна и зависит от формы собственности. Практика показывает, что на предприятиях с преобладанием государственной собственности работники системы управления персоналом имеют низкий уровень образования и профессиональной подготовки, недостаточно компетентны в принятии решений по кадровым вопросам, неблагоприятен их возрастной состав, имеют низкий уровень оплаты труда, высокую текучесть.

Информационное обеспечение управления персоналом — это определенным образом организованная информация, циркулирующая в системе управления персоналом при ее функционировании.

Информационное обеспечение управления персоналом включает в себя:

• оперативную информацию;

• нормативно-справочную информацию;

• классификаторы технико-экономической информации;

• унифицированные и специальные системы документации.

При информационном обеспечении управления персоналом должны быть обеспечены:

• рациональная интеграция обработки информации и минимальное дублирование информации в информационной базе;

• унификация и сокращение числа форм документов;

• возможность машинной обработки информации, содержащей­ся в документах;

• полнота и детальность информации.

Если кадровые службы используют в своей работе средства вычислительной техники, то в информационном обеспечении управления персоналом можно выделить внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.

Внемашинная информационная база представляет собой инфор­мацию, воспринимаемую человеком непосредственно, без примене­ния средств вычислительной техники, и циркулирующую между управляющей и управляемой системами в виде:

• документов;

• устных сообщений и др.

Внутримашинное информационное обеспечение — это:

• массивы данных, формирующие информационную базу систе­мы управления персоналом на машинных носителях;

• система накопления, ведения, программной обработки инфор­мации и доступа к ней.

Основной элемент внутримашинного информационного обес­печения - это информационный массив, представляющий со­бой совокупность однородных записей.

Согласно современному информационно-ориентированному подходу к организации данных во внутримашинной среде, ин­формационные массивы интегрируются в базы данных, основная задача которых:

• накопление;

• обновление;

• хранение информации.

Базы данных различных пользователей вместе с техническими и программными средствами формирования и ведения этих баз комплектуются в банки данных- Последние открывают возмож­ность совместного использования одного массива информа­ции, одних и тех же программ несколькими пользователями и обобщения результатов на основе всех данных, имеющихся в банке данных.

Техническое обеспечение управления персоналом - это совокуп­ность технических средств сбора, регистрации, накопления, обработки, передачи и представления информации.

Комплекс технических средств применяемых в управлении персоналом. должен отвечать таким требованиям как:

• информационная, программная и техническая совместимость входящих в него средств;

• адаптируемость к изменениям в работе службы управления персоналом;

• возможность расширения с целью подключения новых устройств.

Выбор технических средств, используемых кадровыми службами, включает следующие этапы:

• определение исходных характеристик, таких как:

- задач, предназначенных для решения службой управления персоналом организации;

- технологического процесса обработки информации;

- оборудования, используемого службой персонала в своей работе;

• определение видов работ, которые необходимо выполнять с использованием технических средств или автоматизировать;

• установление и обоснование требований, предъявляемых к тех­ническим средствам;

• обзор и анализ рынка отечественных и зарубежных техниче­ских средств, использование которых позволит решить задачи службы управления персоналом;

• определение показателей качества и функциональных возмож­ностей отобранных технических средств;

• выбор метода дальнейшего сравнения технических средств для определения наиболее эффективного;

• проведение сравнительного анализа отобранных технических средств;

• обоснование рекомендаций по выбору тех или иных техниче­ских средств, в наибольшей степени удовлетворяющих заявленным требованиям;

• принятие решения о приобретении выбранных технических средств.

На основании последовательности стадий технологического про­цесса обработки информации все технические средства исполь­зуемые службами управления персоналом, можно подразделить на используемые в целях:

• сбора и регистрации информации;

• ее передачи;

• хранения данных;

• обработки информации;

• выдачи информации.

Лидерами в производстве программного обеспечения для управления персона­лом являются западные компании. Их про­дукты - одни из наиболее функционально полных систем для организации работы службы персонала современного предпри­ятия. В предлагаемых системах интегри­рован опыт многих предприятий, учтены лучшие мировые достижения, наработан­ные варианты решения типичных задач. Основными составными мастями НR-модуля существующих систем обычно явля­ются «Управление персоналом», «Зарплата», «Табельный учет», "Управление Обу­чением», которые можно сочетать с мо­дулями, учитывающими уникальные осо­бенности организации.

Западные компании лидируют и по числу практических внедрений. Автоматизированную систему управления пер­соналом выбрало Министерство здраво­охранения Великобритании (National Health Service, NHS). NHS -один из круп­нейших работодателей в мире, поэтому программное обеспечение будет обраба­тывать данные по 1,2 млн. его сотрудникам и обслуживать около 20 тыс. служа­щих отделов кадров и заработной платы. Стоимость заключенного контракта со­ставила 325 млн. фунтов стерлингов, но экономия от внедрения системы, по оцен­кам специалистов, составит 400 млн. фун­тов стерлингов, что позволит NHS инве­стировать средства в свое техническое перевооружение.

Полнофункциональная интегрированная система внедрена в ведущей финансо­вой группе Великобритании: включает в себя более 3 тыс. отделений, численность сотрудников превышает 80 тыс. человек. Добившись 30-процентной окупаемости за 18 месяцев, группа оптимизировала процесс управлении персоналом, существенно снизив административные расходы.

В основе ERP-систем лежит Интернет-технология, с помощью которой все участ­ники процесса управления персоналом па предприятии работают в единой системе. Интернет-технология позволяет неограниченно пользоваться всей совокупностью актуальных сведений о потребностях, возможностях, реальных ситуациях в области кадрового менеджмента в интересах решения важнейших задач предприятия. Благо­даря открытому, но при этом контролируемому доступу к программе сотрудники вно­сят информацию о себе, производственных возможностях и, соответственно, опера­тивно ее используют. Прямой доступ руководителя к системе позволяет оперативно перемешать сотрудника в зависимости от потребности производства, контролировать его зарплату, обучение, вопросы увольнения и т. д. Некоторые возможности, получаемые в рамках основных приложений ERP-систем:

• Учет кандидатов и найм

• Контроль за исполнением бюджета по численности персонала

• Назначение на разные должности

• Расчет зарплаты

• Расчет компенсационного пакета

• Увольнение

• Учет отсутствия

• Фиксирование навыков, компетенций

• Подбор персонала

• Создание и контроль должностных инструкций

• Учет затрат на найм

• Оповещение о новых вакансиях, доступ сотрудникам к самовыдвижению

• Учет изменения статуса внутренних и внешних кандидатов

• Обновления информации о кандидатах

• Формирование письма о найме, предложения о работе

• Изменение статуса кандидата при найме

• Использование центрального хранилища данных для информации о сотрудниках

• Информация обо всех реальных и потенциальных сотрудниках

• Информация обо всех, на кого производятся начисления выплат

• Ведение всей информации, касающейся личности

• Навыки, компетенции, предпочтения и ограничения в области работы

• Полная хронология перемещений

• Возможность внесения сегодня будущих изменений

• Формула расчета компенсационного пакета

• Ключевая информация по всем видам вознаграждения

• Настройка формул расчета зарплаты

• Ведение расчета в любой валюте

• Определение элементов начислений и удержаний

• Назначение льгот и поощрение

• Планирование зарплаты

В плане HR-технологии особого внимания заслуживает расчет компенсационного пакета и подход на основе учета компетенций. ERP-системы предлагают интегриро­ванный учет и анализ всех видов выплат, льгот, поощрении, расчет оптимального па­кета с учетом потребностей и пожеланий сотрудников. Единый «язык компетенций» в решении всех кадровых вопросов гарантирует, что знания и умения сотрудников бу­дут должным образом зафиксированы и использованы. Полученные сотрудником и в результате обучений новые навыки, формализованные на языке компетенций, своев­ременно фиксируются в системе.

Правовые основы работы с персоналом

 Работа с персоналом, как и другая область управления, имеет свои правовые основы. Они выступают регулятором взаимоотношений между всеми категориями работников, являются одной из главных гарантий соблюдения прав граждан, дают возможность повышать эффективность работы, способствуют борьбе с субъективизмом и произволом.

Под источниками права подразумеваются акты, в которых выражены нормы соответствующей отрасли права. Они классифицируются по видам в следующей последовательности: консультация, закон, указ, постановление, кодекс, устав, положение, решение, или по видам органов, от которых исходят нормативные акты – органы государственной власти и органы государственного управления.

Правовое регулирование работы с персоналом отражено в государственном, административном и трудовом праве.

В административном и трудовом праве кадровые вопросы решаются более широко, чем в государственном. В зависимости от юридической силы нормативных актов о труде их делят на законы, указы и подзаконные акты.

Закон представляет собой нормативный акт, исходящий из высшего органа государственной власти и обладающий высшей юридической силой. Законы бывают конституционными и обыкновенными. Первые входят в содержание конституции Российской Федерации и субъектов РФ. Обыкновенные законы принимаются на основе развития конституционных законоположений. Сводными законодательными актами о труде в каждой из автономных республик являются кодексы законов о труде.

Указ – это второй по своему значению вид нормативных актов о труде граждан. Его принимают отдельные органы власти Российской Федерации и автономных республик. Наряду с указами они также принимают постановления.

Подзаконные нормативные акты – это акты, издаваемые соответствующими органами на основании и во исполнение действующего законодательства. В России их издают Правительство РФ, отдельные министерства и Государственные комитеты. Нормативные приказы и инструкции министров Российской Федерации издаются на основе и во исполнение законов, указов, постановлений и других нормативных актов вышестоящих органов государственного управления. Нормативные акты местных органов власти издаются в пределах представленных им прав, на основании и во исполнение законов Российской Федерации и субъектов РФ. Деятельность кадровых служб в большей мере основывается на трудовом праве. Оно определяет порядок установления и прекращения трудовых правоотношений работников, порядок организации их труда в организациях, устанавливает продолжительность рабочего дня, размеры оплаты труда не ниже установленного законом минимального размера; правила внутреннего трудового распорядка; предусматривает меры поощрения за добросовестный труд и меры наказания за нарушение дисциплины труда; определяет порядок рассмотрения трудовых споров и устанавливает обязательные правила охраны труда. Все основные нормы трудового права объединены и изложены в новом Трудовом Кодексе, вступившем в силу с 1 февраля 2002 года. А с 28 сентября 2006года вступил в силу новый трудовой кодекс с изменениями, внесенными Федеральным Законом 30.06.06г. № 90-ФЗ.

Основной закон о труде – Трудовой кодекс РФ, который пришел на смену Кодексу законов о труде (КЗоТ), действующему с 1971 г., когда экономической основой трудовых отношений была государственная собственность. Государство выступало не только как орган власти, но и как собственник, что давало ему возможность осуществлять жёсткое правовое регулирование трудовых отношений, уровня оплаты труда, социальных гарантий, ответственность за соблюдение которых возлагалась на организации, принимающие на работу по трудовому договору. Переход к рыночной экономике потребовал коренного изменения законодательства о труде, принятия нового Трудового кодекса, работа над которым продолжалась более 10 лет. Всё это не способствовало укреплению законности трудовых отношений. По сравнению с КЗоТ (1971г.) новый Трудовой кодекс более объёмный документ. В КЗоТе было 255 статей, в новом кодексе 424 статьи. Существенные изменения претерпела и структура кодекса. Он состоит из 62 глав, объединенных в 14 разделов и 6 частей. В КЗоТе было 20 глав. В результате в ТК РФ включены нормы, регулирующие однородные отношения; трудовой договор, рабочее время, время отдыха, охрану труда и т.д. Новый ТК полнее регулирует трудовые отношения, каждый из его разделов состоит из нескольких глав. В ТК РФ появились новые структурные подразделения, такие разделы: социальное партнерство в сфере труда (II раздел); профессиональная подготовка, переподготовка и повышение квалификации работников (IX раздел); материальная ответственность сторон трудового договора (XI раздел); особенности регулирования труда отдельных категорий работников (XII раздел); защита трудовых прав работников; разрешение трудовых споров и ответственность за нарушение трудового законодательства (XIII раздел). В названных и других разделах имеется немало новых глав. В ТК РФ отсутствуют главы бывшие в КЗоТе: обеспечение занятости и гарантии реализации права на труд (глава III – А); «Трудовой коллектив» (глава XV - А). Они модифицированы и сохранились в ТК РФ в новой редакции (глава 27 «Гарантия и компенсации, связанные с расторжением трудового договора» и глава 8 « Участие работников в управлении организацией»). Главы XVI КЗоТа Государственное социальное страхование в новом ТК РФ нет. Отношения, регулирующие обязательное социальное страхование работников, относятся не к трудовому кодексу, а к праву социального обеспечения. Новый ТК РФ предусматривает, что трудовой договор должен заключаться в случаях выборов, избрания по конкурсу, назначения на должность, разрешает заключение трудовых договоров о работе по совместительству; возможность заключения ученического договора; устанавливают ответственность работодателя перед работником во всех случаях причинения ему ущерба; возмещение работнику морального вреда; предусматривает в качестве одного из основных способов защиты трудовых прав работников, их самозащиту; право работнику в случае задержки заработной платы на срок более 15 дней после письменного извещения работодателя приостановить работу на весь период до выплаты задержанной суммы. Таким образом, в новом ТК РФ трудовые отношения между работодателем и работником освещены более широко и способствуют устранению конфликтных ситуаций, возникающих на новых трудовых взаимоотношениях.