9.Кадровая служба организации. Типы ролей, исполняемые менеджером по персоналу. Делопроизводственное обеспечение системы уп.

Кадровая служба призвана обеспечить человеческую составляющую работы фирмы, что служит важной гарантией эффективности деятельности организации.

В состав кадровой службы входят структурные подразделения, которые выполняют соответствующие их деятельности функции.

1. Отдел кадров объединенной службы. Выполняет функции организации, набора и от­бора персонала, включая тестирование.

Осуществляет: ввод в должность новых работни­ков, организацию прохождения службы и планирование карьеры, оценку деятельности, профессиональную ориентацию, собеседования с увольняемыми.

2. Отдел труда и заработной платы. Осуществляет: анализ должностных обязанностей, классификацию работ и их тарификацию, разработку систем оплаты и премирования, пересмотр тарифных ставок и индивидуальной оплаты.

3. Сектор учета. Отвечает за ведение личных дел и трудовой статистики, подготовку справочных материалов для руководства компании.

4. Отдел подготовки персонала. Осуществляет: производственное обучение, включающее инструктаж новых работников; прои­зводственное ученичество по продвинутым программам для подготовки квалифицированных рабочих; возмещение затрат на обучение по индивидуальным программам работникам фирмы; сбор рационализаторских предложений; отношения с внешними учебными центрами; учет и статистику по программам обучения.

5. Отдел социального страхования и развития сосредоточивает все функции, связанные с созданием и управлением внутрифирменной социальной инфра­структурой и предоставлением дополнительных соци­альных льгот работникам фирмы.

6. Отдел исследований: изучение вопросов кадровой политики и отношений, включая сбор внешней информации, про­ведение обследований на предприятиях фирмы, запуск и анализ результатов экспериментов, разработку отчетов, предложений, консультаций, руководств и др. обследования состояния морально-психологического климата и по конкретным вопросам, подготовку справочных материалов, разработку форм документо­оборота для кадровой службы, разработку правил, стандартных приемов и процедур кадровой работы. ревизии трудовых отношений, сбор данных и представ­ление отчетов администрации о: стоимости жизни, уровне заработной платы на рынке труда, представление предложений по системам заработной платы, отпусков и т.д. других компаний, сотрудничество со всеми подразделениями службы и части исследовании и статистики.

Начальник кадровой службы руководит деятельностью кадровой службы, несет ответственность за ее результаты и состояние трудовой и исполнительной дисциплины, утверждает план работы кадровой службы, контролирует его выполнение, обеспечивает исполнение приказов, распоряжений и поручений администрации, вносит предложения об изменении структуры и штатной численности кадровой службы, о назначении и освобождении работников, их аттестации, выдвижении, поощрении и дисциплинарной ответственности, определяет содержание и объем функциональных прав и обязанностей сотрудников кадровой службы, организует работу по повышению их квалификации, в пределах своей компетенции подписывает документы и дает указания по вопросам работы кадровой службы.

Основными функциями кадровой службы являются:

1. Организация и оформление приема и увольнения кадров, движения кадров.

2. Текущее и перспективное планирование потребностей предприятия в кадрах.

3. Систематический анализ профессионального и возрастного состава кадров, выработка практических рекомендаций, анализ кадров по уровню образования.

4. Индивидуальное изучение профессиональных, деловых качеств работников предприятия.

5. Организация системы учета кадров, их движения внутри предприятия, анализ их текучести.

6. Организация планирования и проведения аттестации кадров.

7. Разработка мероприятий по повышению квалификации кадров.

8. Создание кадрового резерва и работа с ним.

9. Обобщение передового опыта работы с кадрами и его внедрение.

10. Организация обучения руководителей структурных подразделений прогрессивным формам и методам подбора и расстановки кадров.

11. Участие в разработке и осуществлении мероприятий плана социально - экономического развития коллектива.

12. Осуществление выдачи справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

13. Подготовка документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия.

14. Осуществление табельного учета, составление и выполнение графиков отпусков.

15. Организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и соблюдением правил внутреннего трудового распорядка работниками предприятия.

16. Ведение и хранение трудовых книжек, выдача справок о трудовом стаже.

В условиях становления рыночной экономики возрастает роль кадровых служб, требуется серьезная перестройка деятельности с качественно новыми функциями и задачами.

Задачи кадровой службы — это направления кадровой работы, представление о целях работы с персоналом, конкретизированные с учетом конкретных условий существования организации.

Поскольку  кадровая  служба   призвана  обеспечить человеческую составляющую работы фирмы, что служит важной гарантией эффективности деятельности организации, то среди наиболее значимых ее задач можно выделить:

• помощь фирме в достижении ее целей;

• эффективное использование мастерства и возможностей работников;

• обеспечение фирмы высококвалифицированными и заинтересованными служащими;

• стремление к наиболее полному удовлетворению служащих своей работой, к их наиболее полному самовыражению;

• развитие и поддержание на высоком уровне качества жизни, которое делает желанной работу в этой фирме;

• связь управления персоналом со всеми служащими;

• помощь в сохранении хорошего морального климата;

• управление движением к взаимной выгоде индивидов, групп предприятий, общества.

При характеристике в целом содержания деятельности кадровых служб, выделяют следующие основные задачи:

• решение штабных проблем (набор, отбор, ориентация, оценка, дисциплина) — 33%,

• компенсации и пособия — 28,5%,

• обучение, повышение квалификации — 1%,

• трудовые отношения — 10%.

Типы ролей, исполняемые менеджером по персоналу

Профессиональная деятельность менеджера по персоналу представляет собой многоролевой профиль.

Исходя из видения будущего кадровых служб и опираясь на опыт успешных корпораций, среди ключевых ролей, характерных для профессии менеджера по персоналу называются следующие:

«кадровый стратег» - член управленческой команды, отвечающий за разработку и реализацию кадровой стратегии, а также организационные механизмы ее обеспечения; системы управления и руководства службами, осуществляющими функции кадрового менеджмента (обычно в организации данная роль наиболее успешно реализуется в позиции одного из топ-менеджеров, например, вице-президента по управлению персоналом);

«руководитель службы управления персоналом» - организатор работы кадровых подразделений;

«кадровый технолог» - разработчик и реализатор творческих подходов в специфических для менеджера по персоналу областях деятельности, компетентный в специальных и технологический знаниях, способный привлекать разнообразные внутренние и внешние ресурсы и эффективно их использовать с учетом деловых перспектив организации (руководитель службы организационного развития или развития персонала);

«кадровый инноватор» - руководитель, лидер, разработчик экспериментальных, инициативных или пилотных (пробных) проектов, требующих большого внимания и тщательной проработки, прежде чем они получат широкое распространение в практике кадрового менеджмента организации;

«исполнитель» - специалист, осуществляющий оперативную кадровую политику;

«кадровый консультант» (внешний или внутренний) – профессионал, использующий панорамное видение перспектив корпорации, практические знания в области управления человеческими ресурсами и навыки эксперта, для определения потребностей, возможностей и путей решения проблем, связанных с развитием организационно-кадрового потенциала.

По мнению Х. Минцберга, профессиональная деятельность менеджера включает, как минимум, три блока: межличностные роли, информационные роли, роли по принятию решений, каждый из которых содержит основной набор ролевых функций. Роли взаимозависимы и обеспечивают создание целостного образа руководителя. Так, межличностные роли, охватывая сферу взаимодействий руководителя с окружающими людьми, делают его пунктом сосредоточения информации, что дает ему возможность, принимая на себя информационные роли, действовать в качестве своеобразного «центра обработки информации». В свою очередь, одновременно принимая на себя межличностные и информационные роли, руководитель способен исполнять и роли, связанные с принятием решений в организации.

Межличностные роли:

представитель организации – менеджер как человек, который представляет свою организацию в официальных кругах;

функционер по связям – организующий коммуникацию организации, а также развивающий внешние контакты;

формальный лидер – мотивирует, организует своих подчиненных.

Информационные роли:

накопитель информации – постоянно следит за накоплением информации;

распространитель информации – распространяет информацию внутри своей организации;

оратор – распространяет информацию об организации в устных выступлениях.

Роли по принятию решений:

интрапренер – осуществляет инновации, вносит изменения, предлагает проекты;

стабилизатор – принимает необходимые меры в условиях осложнений, затруднений и напряжений;

распорядитель ресурсов – принимает решение о приоритетных направлениях развития организации, о наиболее предпочтительном распределении ресурсов;

посредник – содействует установлению деловых контактов.

Эффективность работы менеджера во многом зависит от богатства его ролевого репертуара и индивидуального стиля исполнения этих ролей.

Делопроизводственное обеспечение системы УП

Эффективное функционирование системы УП зависит от качества обеспечивающих подсистем. К одной из них относится делопроизводственная подсистема, которая включает комплекс средств, связанных с организацией разработки и исполнением документов, обеспечивающих эффективное использование персонала организации.

К основным задачам делопроизводственной подсистемы относятся:

• своевременная подача кадровых документов во внешнюю среду (отчеты в пенсионные и налоговые фонды и т.д.);

• разработка форм внутриорганизационной системы кадрового документооборота с возможностью использования электронных форм документов;

• обеспечение бесперебойного цикла «жизни» кадрового документа (разработка, принятие, исполнение и утилизация документа) всеми заинтересованными подразделениями.

Делопроизводственная подсистема характеризуется тем, что в организациях может циркулировать документация в формах, утвержденных внешними органами или сформулированных на основе внутриорганизационных приказов и распоряжений.

В зависимости от размеров организации делопроизводство может либо осуществляться непосредственно в одном подразделении - канцелярии, общем отделе, секретариате; либо быть рассредоточено по различным звеньям. В первом случае делопроизводство по форме организации работ является централизованным, во втором - децентрализованным. На практике преобладает смешанная форма, когда часть наиболее важных, общих для всей организации работ выполняется в одном месте, а остальная часть работ - во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой службе. В этом случае ответственность за делопроизводство в системе управления персоналом возлагается либо на секретаря, референта руководителя кадровой службы, либо назначается ответственное лицо из числа ее работников.

Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации.

В подсистеме УП внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации:

• плановая и отчетно-статистическая;

• организационно-распорядительная (акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, приказы, протоколы и т.д.);

• социальная, экономическая и т.д.

Каждое подразделение службы УП разрабатывает, оформляет, исполняет ту документацию, которая соответствует его функциональному назначению, порядок работы с которой должен быть регламентирован либо внутриорганизационным распоряжением, либо общими отраслевыми и федеральными распорядительными документами.

Особенностью современного делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом является то, что если в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются традиции обязательного строгого и четкого ведения кадровой документации, то в коммерческих организациях часто недооценивается роль документации по личному составу. Игнорируется необходимость создания отдельных видов документов и соблюдения правил их хранения. Руководители негосударственных и общественных организаций нередко склонны считать документацию, возникающую в деятельности этих организаций, частной собственностью фирмы или объединения. В связи с этим не учитываются установленные государством правила ведения делопроизводства и сдачи документов на государственное хранение.

В соответствии с Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, а так же с Положением об Архивном фонде РФ, утвержденном Указом Президента РФ 17.03.94 № 552 документы необходимо хранить в составе Архивного фонда РФ. В составе архивного фонда РФ хранятся документы как государственных так и не государственных организаций. Собственники документов негосударственных организаций должны предоставлять сведения о своих фондах и документах органам и учреждениям Государственной Архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов.