16.Системный подход к отбору персонала. Организация прохождения собеседования. Документационное обеспечение процесса отбора персонала.

Системный подход – это методология исследования любых объектов посредством представления их в качестве систем и анализа этих систем.

Подобный поход подразумевает по крайней мере пять основных этапов.

• Необходимо хорошо знать содержание должности, которую требуется заполнить. Действительно ли нужна эта должность или же она может быть сокращена в результате реорганизации и перераспределения работы между другими сотрудниками? Если же она необходима, что это за собой влечет? Каковы обязанности, предполагаемые этой должностью?

• Необходимо четко представлять себе тип человека, который должен выполнять эту работу. Какие качества и свойства характера необходимы кандидату, чтобы эффективно выполнять эту работу?

• Необходимо знать наилучшие из возможных способы привлечения подходящих соискателей. Нужно ли искать кандидатуры за пределами организации? Если это так, где вероятнее всего найти подходящих соискателей? Каковы наилучшие источники рабочей силы и методы поиска?

• Необходимо знать, как наилучшим образом оценить вероятное соответствие кандидатов должности. Как наилучшим образом собрать информацию по кандидатам? Как планировать процесс отбора? Каковы наиболее подходящие методы отбора?

• Необходимо ввести человека в должность и помочь ему адаптироваться. Как наилучшим образом ввести нового сотрудника в коллектив? Как представить ему политику, процедуры и рабочую практику организации?

Организация прохождения собеседования.

Кадровое собеседование является наиболее универсальным способом оценки персонала.

ОТБОР ПЕРСОНАЛА - это процесс выбора организацией одного из ряда претендентов на вакантное место, наиболее подходящего по критериям отбора. Во-первых, из-за ошибочных решений при отборе новых работников организация будет нести такие потери, как: низкая производительность, прибыль и качество услуг; ухудшение репутации организации, ее неблагоприятный имидж в глазах клиентов, снижение конкурентоспособности; расходы, связанные с увольнением неподходящих работников и расходы, связанные с заменой работников (стоимость поиска, отбора и обучения новых работников). Чем ответственнее работа, которую должен будет выполнять новый работник, тем выше цена ошибки. Во-вторых, ведение успешного бизнеса в условиях конкуренции возможно лишь при условии наличия высокопрофессиональной команды, именно это заставляет кадровые службы организации повышать требования к отбираемым претендентам на вакансии. Менеджер по найму персонала обязан хорошо ориентироваться на рынке труда и знать, где искать кандидатов для каждой конкретной должности, какие методы отбора персонала применять. Успех любой организации, достижение поставленных целей зависит от качества человеческих ресурсов, которыми она располагает. Высокая эффективность работы по отбору новых работников обеспечивается правильно выбранными критериями и методами, хорошо отработанными процедурами и четкими положениями и инструкциями, регламентирующими работу в этой области.

Организация прохождения собеседования Собеседование - это общение между потенциальным работником и менеджером по найму персонала лицом к лицу. Цель подобного интервью - знакомство с репутацией человека, выявление его слабых и сильных сторон, постановка вопросов, которые соотносятся с работой, которую он будет выполнять. Интервьюер должен хорошо знать требования по заявленной вакансии, иметь сведения о компании, ее миссии, корпоративной культуре, организационной структуре, системе мотивации, адаптации персонала. Основные вопросы к кандидату нужно сформулировать заранее, при этом неуместно зачитывать их с листа и просить соискателя отвечать помедленнее. Интервью должно носить доброжелательный характер, располагающий к взаимопониманию. Форма допроса здесь неприемлема, в то же время необходимо уметь задавать "трудные" вопросы. В сложных ситуациях инициатива должна исходить от менеджера по персоналу. При этом нужно обладать не только умением слушать, но и умением вести собеседование в нужном русле, по заранее намеченному плану и временному интервалу. Если по ходу собеседования выясняется, что соискатель не соответствует заявленным требованиям, резко обрывать интервью неэтично, но и терять время не нужно. Менеджер может тактично, не унижая человеческого достоинства, сообщить кандидату о том, что он не подходит. Структурированный формат собеседования предполагает открытые вопросы, на которые претендент дает развернутые ответы, при этом акцент ставится на профессиональные темы и к минимуму сводится возможность сбора посторонней информации.

Документы, предъявляемые при приеме на работу, помогают определить трудовую правоспособность претендента, уровень его профессиональной подготовки, его квалификацию, практический опыт руководящей работы. Характеристика же дает возможность в определенной степени судить о его человеческих качествах. Все чаще на коммерческих предприятиях поступающий на работу представляет « Автобиографию » или « Резюме ». Эти документы являются документами личного характера, текст их может быть произвольным и составляться самим автором, но такие реквизиты, как название вида документа, дата, подпись, должны быть обязательно. Резюме– документ, содержащий краткие сведения библиографического характера, предоставляемый лицом при трудоустройстве в коммерческое предприятие. Автобиография– документ, в котором работник собственноручно в произвольной форме (без исправлений и помарок) дает краткое описание в хронологической последовательности этапов своей жизни и трудовой деятельности.

В практике оформления приема на работу часто используется « Анкета » - документ аналогичный «Личному листку по учету кадров». В отличие от личного листка анкета подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником, ответственным за персонал фирмы. Так как резюме часто не содержат всей необходимой информации, то анкету следует разработать с учетом специфики и предприятия, и конкретной должности, и сделать ее максимально информативной и эффективной. Если менеджеры компании нашли кандидата самостоятельно, то его можно попросить заполнить такую анкету при первой встрече (если нет других возможностей, например, обменяться факсами). В случае поиска через агентство можно попросить присылать заполненную анкету вместе с резюме кандидата. « Личный листок по учету кадров » содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. Работа с резюме и документами кандидата является одним из методов подбора персонала на вакантную должность. Если резюме написано самим кандидатом, отношение к такой «самохарактеристике» должно быть самым критическим. «Отличное владение иностранным языком» может не соответствовать действительности (а иногда даже сам текст такого резюме на иностранном языке содержит большое количество грубых грамматических и прочих ошибок), так же как и «доскональное знание предмета...» - всего лишь фантазия автора. Такое резюме может лишь в общих чертах сориентировать в принятии решения о встрече. Хотя возможно, что правильно оформленное, наглядное, аккуратное и грамотно написанное резюме, где логически выделены основные моменты, характеризующие кандидата, действительно является одной из его характеристик при условии, что он писал его сам. Резюме, присланное агентством, вызывает больше доверия, но все равно необходимо перепроверять всю содержащуюся в нем информацию в разговоре с ведущим менеджером агентства и в беседе с кандидатом. Таким образом, можно сделать следующий вывод: целесообразно уделять самое серьезное внимание документам, которые должны быть представлены при приеме на работу. Анализ документов, представленных претендентом, дает первое впечатление и представление о нем как о человеке профессионале. Если он проходит этот этап успешно, его допускают к следующему – собеседованию.