52. Отчеты. Сортировка записей в отчете. Создание группы внутри отчета. Свойства группы.

Для многих отчетов требуется сортировать выводимые записи, а также разбивать их на группы. Группа - это набор записей, вместе с которыми печатается вводная и групповая информация, например заголовок группы. Группа может состоять из заголовка группы, вложенных групп, включенных в нее записей и примечания группы. Группирование позволяет разбить записи на логические группы. Для группирования можно использовать любое поле или выражение, причем одно и тоже поле или выражение может использоваться несколько раз. Если для группирования используются несколько полей иди выражении, то одни группы вкладываются в другие, образуя несколько уровней группирования. Первое поле, которое используется для группирования, образует первый, наиболее главный уровень группирования; второе поле, которое используется для груп­пирования, образует второй уровень группирования и т.д.

Для того, чтобы создать группу в отчете, необходимо:

• перейти в окно конструктора

• вызвать команду Вид/Сортировка и группировка.

• для ввода поля или выражения группировки установить курсор на первую свободную строку после введенных значений и, используя кнопку раскрытия списка, открывающую список полей таблицы, задать выражение сортировки.

• В нижней части окна диалога "Сортировка и группировка", задать свойства создаваемой группы:

Заголовок группы - помещает в отчете в области заголовка группы заголовок при группировке по выбранному полю или вы­ражению.

Примечание группы - помещает в области примечания группы примечание при группировке по выбранному полю или выражению

Группировка - определяет способ группировки данных на конкретном уровне группировки по полю иди выражению в чави-симос7и от типа данных. При группировке по выражению дос­тупны все значения для всех типов полей. По умолчанию, для всех типов данных задается группировка По полному значению

Интервал — указывает величину интервалов, на которые должны быть разбиты значения в группируемом поле. Допусти­мые интервалы группировки определяются типом данных и зна­чением свойства Группировка поля или выражения, по которому проводится группировка.

Не разрывать - указывает, следует ли печатать разные эле­менты данной группы, в том числе заголовок, область данных и область примечаний, на одной странице отчета.

Чтобы удалить группу или сортировку, необходимо:

• вызвать команду Вид/Сортировка и группировка.

• в появившемся диалоговом окне выделить сгруппирован­ные или отсортированные поля и нажать клавишу Delete.

Предварительный просмотр объекта

1. в режиме конструктора: файл – образец (возврат в режим конструктора из режима просмотра - закрыть )

2. из окна базы данных: файл – предварительный просмотр

Сохранение отчета

Файл – сохранить

Сохранение в формате других приложений

Файл – вывести в формате