45. Запросы. Цель создания запросов. Бланк запроса.

Запросы обеспечивают быстрый и эффективный доступ к инфор­мации, хранящейся в базе данных. Позволяют организовать сортиров­ку таблицы не только уникальному ключу, но и по ключам, содержа­щим повторяющиеся значения, обрабатывать одновременно данные из связанных таблиц.

При выполнении запроса Microsoft Access считывает -данные из таблицы и отображает результат выполнения в режиме таблицы, образуя динамический набор данных. При этом результат выполнения запроса не сохраняется. Структура запроса хранит только инструкции о том, как должны быть организованы данные в результате запроса. На основании запроса можно разработать форму или отчет. Этот процесс не отличается от создания формы или отчета на основе таблицы.

Таким образом запросы позволяют:

• Отображать поля. При этом необязательно включать в запрос все поля таблицы.

• Отобрать записи. При этом можно задать условия, которым должны удовлетворять записи, включаемые в набор.

• Сортировать записи.

• Получить информацию о данных, хранящихся в разных таблицах.

• Выполнять вычисления. С помощью запросов можно созда­вать новые поля, содержащие результаты вычислений.

• Использовать запрос в качестве источника данных для форм, отчетов, и других запросов.

• Изменять табличные данные. С помощью управляющих за­просов можно обновить, удалить или добавить группу записей за одну операцию или создать новую таблицу и включить в нее данные из одной или нескольких существующих таблиц.

Чтобы создать запрос, необходимо:

• Перейти в главном окне базы данных на вкладку Запросы и нажать кнопку Создать.

• В окне диалога выбрать опцию Конструктор и нажать клавишу ОК.

• В связи с тем, что запрос должен выполняться на основе таблицы или ранее созданного запроса, выберите один из этих объектов и нажмите кнопку добавить. Закроите окно диалога. На экране появиться окно конструктора запросов. В верхней части окна конструктора запросов находится схема данных запроса. Она содержит список таблиц, включенных в запрос, и отображает связи между ними.

Нижняя часть окна содержит бланк запроса, содержащий поля и условия их выборки, который и представляет собой сам запрос.

При вызове запроса будут присутствовать только те поля, которые размещены в бланке запроса.

Для того, чтобы добавить тле в бланк запроса, необходимо выделить это поле в схеме ладных и мышкой перенести его в бланк запроса.

Для удаления поля из бланка запроса нажмите на область выбора столбца, а затем на клавишу Delete.

Порядок полей в бланке запроса определяет порядок их появле­ния во время работы запроса.

Для того, чтобы изменить расположение поля в этом списке, необходимо:

1. Выделить перемещаемый столбец

2. Переместить его мышкой в новое место бланка запроса.

Условия, при которых происходим выборка данных из базы дан­ных, задаются с помощью строк бланка запроса. Рассмотрим эти строки.

• Строка Поле. Содержит имена полей базы данных, обрабаты­ваемые запросом.

• Строка Имя таблицы. Показывает из какой таблицы выбрано данное поле.

• Строка Сортировка. Позволяет задать условия сортировки (по возрастанию, по убыванию) для данного поля. При сорти­ровке записей по нескольким полям

порядок обработки полей определяется их положением в бланке запроса (сначала сорти­руются значения в крайнем левом поле и далее слева направо). Нельзя сортировать MEMO и OLE поля.

• Строка Вывод на экран. Позволяет установить флажок про­смотра поля.

• Строка Условие отбора. Дает возможность определить усло­вия, которым должны удовлетворять зашей, выводимые на экран при выполнении запроса.

• Строка Или используется для задания условия связывающего определенные значения в разных полях.

Оператор Nоt используется для исключения записей с заданным значением, например если в строке Условие отбора поля Автор вве­сти Not Чехов, то в результате работы запроса будут выведены только те книги, автором которых не является Чехов.

В случаях, когда требуется осуществить выбор записей по усло­вию неточного совпадения значений используете оператор Like. При этом в операторе могут использоваться следующие подстановочные символы:

? - любой один знак

* - ноль или более знаков

# - любая одна цифра

[список _знаков] - любой один знак в списке _знаков

[!список_знаков1- любой один знак, не входящий в список _знаков

Список _знаков позволяет задать диапазон символов, например [Г-Л]

Для задания диапазона значений в окне конструктора запросов используются операторы :<; >;>=; <=. Эти операторы можно использовать с текстовыми, цифровыми полями и полями дат.

Для формирования сложных условий выборки можно использовать операторы Or и And в одной строке.

Часто встречается ситуация, когда перед каждым выполнением запроса приходится изменять условия отбора.

Типы запросов

Запросы делятся на QBE запросы – запрос по образцу, параметры которого устанавляиваются в окне конструктора запроса; SQL запросы – запрос, созданный с помощью SQL структурированного языка запросов, который позволяет составить любое число сложных операций. SQL запрос – это последовательность инструкций, в которые могут входить выражения и различные статистические ф-ции.

QBE зпросы делятся на след. Типы: 1. запрос на выборку 2. запрос на выборку с вычислением итоговых значений 3. запрос на выборку по условию 4. запрос с вычисляемым полем 5. параметрические запросы 6. перекрестные запросы 7. запросы, вносящие изменения в данные: а. Запрос на удаление б. Запрос на создание таблицы в. запрос на обновление г. запрос на добавление