47. Модифицирующие запроса: запросы создания таблиц, запросы удаления, запросы добавления, запросы замены.

Модифицирующие запросы

MS Access позволяет использовать запросы в -качестве инстру­мента для изменения содержимого таблиц. Этот инструмент позволя­ет одновременно обрабатывать большое количество записей и защи­щает от ошибок при обработке данных.

Типы модифицирующих запросов:

• Запросы создания таблиц

• Запросы удаления

• Запросы добавления

• Запросы замены

Изменения, происходящие в результате выполнения запросов этих типов, производятся в таблицах базы данных и являются необратимыми.

Поэтому перед выполнением модифицирующегося запроса реко­мендуется создавать резервные копии данных изменяемых таблиц, а также всех связанных с ними таблиц.

Чтобы создать один из типов модифицирующего запроса, не­обходимо:

1. Создать запрос на базе таблицы (таблиц)

2. Выбрать поля, которые необходимо модифицировать

3. Установить тип создаваемого запроса с помощью команд раз­дела меню Запрос.

Необходимо помнить, что при использовании запросов на удале­ние можно получить непредсказуемый результат, если:

• Таблица является частью отношения один -ко- многим

• В качестве условия обеспечения целостности данных исполь­зована опция Каскадное удаление связанных записей.

При использовании запроса добавления:

• Результирующая таблица может быть расположена в той же самой или другой базе данных.

• Записи в нее могут добавляться по условию.

• Если количество записей в исходной и результирующей таб­лицах различно, то MS Access определяет поля с одинаковыми именами и добавляет в них данные, а остальные игнорирует.

• Если имена полей в результирующей таблице отличаются от имен в исходной таблице, их необходимо указать в строке До­бавление.

Запросы обновления позволяют изменить значение выбранного поля по всем записям таблицы, удовлетворяющим определенным условиям.

Сохранение запросов

Для cохранения запроса выполните команду Файл/Сохранить как. Если будет совершена попытка закрыть не сохраненный запрос MS Access сам предложит вам это сделать.

Задайте имя запроса н нажмите кнопку ОК. Имя запроса не должно повторять имя таблицы.

При выполнении команды Открыть в окне базы данных MS Aссess запустит на выполнение запрос.

Если необходимо изменить запрос выберите его в окне базы данных и нажмите кнопку Конструктор. После внесения изменений можно запустить выполнение, запроса из окна конструктора, нажав кнопку Запуск.

48. Формы, понятие формы и краткая характеристика, типы форм, создание формы в режиме Конструктора форм, печать форм.

Формы

Формы предназначены для ввода информации в базу данных, а также для изображения этой информации для последующего просмотра, изменения и печати.

MS Access позволяет разрабатывать формы, которые легко использовать, т.к. информация в них представлена в виде, удобном пользователю. Для создания нужной формы можно использовать различные элементы макета (текст, данные, рисунки, линии и цвет). Набор элементов и их расположение определяется пользователем.

Использование форм существенно упрощает ввод данных- В форме в режиме формы па экране изображаются все поля одной записи; в форме в режиме таблицы на экран выводятся все записи. Кроме того, использование форм повышает эффективность ввода данных, поскольку позволяет сэкономить время и избежать ошибок ввода.

Поля и прочие элементы в форме можно расположить в виде, наиболее удобном для ввода, изменения и просмотра записей. Конст­руктор форм MS Access позволяет разрабатывать формы, которые:

• используют при изображении данных различные шрифты, цвета, заливки и другие графические эффекты;

• выглядят, как знакомые бумажные бланки;

• выполняют вычисления;

• содержат диаграммы;

• изображают данные из нескольких таблиц;

• автоматизируют выполнение некоторых операций. Большая часть данных, представленных в форме, берется из таб­лицы или запроса, кроме того, форма может содержать постоянную информацию, не связанную ни с таблицей, ни с запросом, например, название и эмблему предприятия вверху формы. Сведения о постоян­ных элементах формы хранятся в макете формы.

Все данные в форме содержаться внутри элементов управления. Элементы управления - это объекты, размещенные в форме и предна­значенные для изображения данных или выполнения операций. Неко­торые элементы управления связаны с полями базовой таблицы или базового отчета, чтобы их можно было использовать для ввода значе­ний в эти поля или изображения значений из них.