Создание форм

Пользователь может создать форму с помощью или без помощи мастера по разработке форм. Мастера по разработке форм ускоряют процесс создания формы, поскольку выполняют за пользователя большую часть работы. Форму, созданную мастером, можно исполь­зовать в том виде, в котором она была создана, или улучшить путем внесения изменений.

В начале разработки формы для ввода или просмотра данных в базе данных необходимо связать форму с таблицей (запросом), кото­рая будет источником данных для этой формы. Если все данные нахо­дятся в одной таблице, в качестве источника данных необходимо вы­брать эту таблицу. Если данные содержаться в нескольких таблицах необходимо создать запрос, отбирающий нужные данные, и использовать этот запрос в качестве источника данных для формы.

Для создания формы в MS Access можно использовать:

Конструктор форм. В нем вы самостоятельно разрабатываете собственные экранные формы с заданными свойствами для просмотра ввода и редактирования данных.

Мастер форм. Позволяет достаточно быстро создать форму на основе выбранных полей.

Автоформа: в столбец. Позволяет автоматически создать форму с долями, расположенными в один столбец. Значение каждого поля располагается в отдельной строке. Одновременно изображается одна запись.

Автоформа: ленточная. Позволяет автоматически создать ленточную форму. Поля формы расположены в одну строку, что позволяет сочетать преимущества отображения данных в табличном виде и форме. Названия полей расположены сверху, как и в таблице, но каждое значение имеет свое поле для просмотра. На каждой странице размещено более двух записей, что позволяет их сравнивать. Недостатком ленточной формы является то, что с ней неудобно работать, когда ваша таблица содержит много полей.

Автоформа: табличная. Позволяет автоматически создать табличную форму. Табличная форма создается аналогично ленточной, но при запуске на формирование форма открывается в режиме таблицы. В отличии от ленточной формы, каждая запись находится на отдельной странице.

Диаграмма. Позволяет создать форму с диаграммой.

Сводная таблица. Позволяет создать форму со сводной табли­цей MS Excel.

Чтобы создать форму любым из этих способов необходимо:

1. Открыть окно базы данных-

2. В окне базы данных перейти на вкладку Формы.

3. Нажать кнопку Создать.

4. В открывшемся окне диалога Новая форма из списка спосо­бов создания формы выбрать требуемый вариант.

Для вариантов создания форм Автоформа: в столбец, Автофор­ма: ленточная, Автоформа табличная, Диаграмма в поле ввода под списком вариантов создания формы выберите из раскрывающего спи­ска таблицу, для которой создается форма.

Печать форм

Форму можно напечатать находясь в любом режиме окна формы или окне базы данных. Вид напечатанной формы зависит от режима, из которого она напечатана. Можно также изменять параметры печати.

Для того, чтобы начать печатать форму необходимо выбрать команду: Файл/Печать.

После этого откроется окно диалога Печать.

Кнопка Свойства предназначена для открытия окна свойств ва­шего принтера. Состав опций, доступных в этом окне, может сущест­венно меняться, если изменяется используемый принтер, или драйвер.

Кнопка Настройка открывает окно диалога, предназначенное для настройки параметров страницы.

Укажите в окне диалога Печать требуемое число копий, диапа­зон выводимых на печать страниц, и нажмите кнопку ОК.

Если требуется напечатать только одну запись, необходимо:

• В режиме просмотра перейти па запись, которую требуется напечатать.

• Выбрать команду Правка/Выделить запись.

• Выбрать команду Файл/Печать.

• В окне диалога Печать выбрать в разделе Печатать Выделен­ные записи.

• Нажать кнопку ОК.

.Перед печатью большого количества страниц, можно проставить номера страниц, используя команду Вставка/Номера страниц. В открывшемся окне диалога Номера страниц, можно задать:

• Формат страницы

• Область, в которой будут печататься страницы

• Способ выравнивания

• Следует ли отображать номер на странице.

Напечатанная форма выглядит иначе, чем на экране, поэтому пе­ред печатью формы рекомендуется перейти в режим предварительно­го просмотра, чтобы увидеть, как будет выглядеть напечатанная фор­ма. Для этого необходимо выполнить команду Файл/Предварительный просмотр. Выход из режима предваритель­ного просмотра осуществляется нажатием кнопки Закрыть.

Находясь в режиме предварительного просмотра, можно переме­щаться по страницам с помощью кнопок, расположенных в нижней части экрана.

Создание формы в режиме конструктора форм

Режим конструктора позволяет создавать формы любой степени сложности. Он позволяет для любого объекта формы определить дей­ствия, выполняемые при наступлении определенных событий. Про­цесс создания формы в конструкторе состоит в размещении объектов в форме и определении их свойств.

Для создания формы в режиме конструктора, необходимо:

• В окне базы данных перейти на вкладку формы.

• Нажать кнопку создать.

• В окне диалога Новая форма в списке способов создания формы выбрать Конструктор и нажать кнопку ОК.

В появившемся окне конструктора форм центральная часть экра­на содержит вертикальные и горизонтальные линии, которые состав­ляют сетку формы. Сетка формы используется для выравнивания объ­ектов формы.

Форма может содержать 5 областей для ввода данных, каждая из которых задает свои характеристики для вывода данных. Данные, размещаемые в заголовке, в области данных и в области примечания, отображаются при запуске формы. Области верхнего и нижнего ко­лонтитула отображаются только при печати.

При открытии окно конструктора форм содержит только одну область — область данных. Для добавления областей заголовка, при­мечания, нижнего и верхнего колонтитулов, необходимо использовать . команды: Вид/За головок /примечание формы и Вид/Колонтитулы.

Размер любой из областей конструктора форма можно изменить. Для этого необходимо:

• Установить указатель мыши на верхнюю часть границы между областям

• Как только курсор примет вид двусторонней стрелки, нажать кнопку мыши и переместить границу.

1. простая форма, которая содержит все поля базовой таблицы

форма в один столбец, изображает данные, расположенные в один столбец, каждое поле в

2. отдельной строке. Одновременно может отображаться только 1 запись

3. табличная форма отображает данные в виде нескольких строк и столбцов, каждая запись занимает отдельную строку

4. составная форма, состоит из главной и подчиненной форм; используется для представления данных из 2-х таблиц, связанных отношениями 1 ко многим. Поля из главной формы изображаются в 1 столбец, а поля из подчиненной – в форме таблицы

5. диаграмма , представляет данные в графическом виде, если не требуется использовать шаблоны представления Мастером по созданию форм, то выбирается опция “Пустая форма”

Созданную форму с помощью мастера можно корректировать, размещение полей в окне формы осуществляется выборкой из списка полей текущей таблицы или запроса.