19.1.5.1 Использование Автоотчета

Для того, чтобы создать отчет, откройте базу данных, выберите вкладку Отчеты и нажмите кнопку Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет (рисунок 19.9).

Рисунок 19.9 - Диалоговое окно Новый отчет

Выберите Автоотчет: в столбец (в виде формы) или Автоотчет: ленточный (в виде таблицы), в зависимости от того, какой из них Вам нужен. В раскрывающемся списке в нижней части диалогового окна выберите таблицу или запрос, для которых создается отчет, и нажмите кнопку ОК. Отчет появится на экране в режиме предварительного просмотра.

19.1.5.2 Создание отчета с помощью Мастера отчетов

С помощью Мастера отчетов можно создать отчет, используя несколько таблиц и запросов, выбрать компоновку и формат отчета.

Для того чтобы создать отчет с помощью Мастера отчетов, выполните следующие действия:

• нажмите кнопку Создать на вкладке Отчеты Вашей базы данных. В появившемся окне Новый отчет (рисунок 19.9) выберите Мастер отчетов и нажмите ОК;

• в появившемся диалоговом окне Создание отчетов выберите необходимые Вам поля (можно из разных таблиц и запросов) и нажмите кнопку Далее;

• в следующем диалоговом окне (рисунок 19.10) Вы можете сгруппировать записи по одному из полей. Для того чтобы это сделать, выделите это поле и нажмите кнопку >. При необходимости Вы можете выбрать несколько уровней группировки. Для того чтобы выбрать более точные параметры группировки, нажмите кнопку Группировка;

Рисунок 19.10 - Диалоговое окно Создание отчетов, позволяющее

сгруппировать записи

• в следующем окне Вы можете указать порядок сортировки записей (до 4 сортировок). После выбора нужных полей нажмите кнопку Далее;

• затем выберите вид макета в секции Макет. Вид выбранного макета можно увидеть в поле просмотра. Выберите ориентацию печатаемого листа (Книжная, Объемная) и нажмите кнопку Далее;

• в следующем диалоговом окне выберите из списка стиль отчета и нажмите Далее;

• укажите имя отчета и нажмите Готово. Созданный отчет будет представлен в режиме предварительного просмотра печати.

19.1.5.3 Просмотр и печать отчетов

После завершения создания отчета его можно просмотреть в режиме предварительного просмотра. На панели инструментов также находятся кнопки, позволяющие просмотреть отчет в виде одной, двух или четырех страниц.

Для того чтобы распечатать отчет, и при этом дополнительно задать какие-либо параметры (число копий и др.), в меню Файл выберите команду Печать.

Если дополнительные параметры вводить не нужно, нажмите кнопку Печать на панели инструментов.

19.2 Порядок выполнения работы

1. Изучите теоретические сведения.

2. Для созданной в лабораторной работе № 18 базы данных создайте Формы при помощи Мастера форм и Автоформы. Введите с их помощью дополнительные данные по указанию преподавателя.

3. Ознакомьтесь с работой функций Поиск и Замена. По указанию преподавателя найдите запись в базе данных.

4. По указанию преподавателя создайте Фильтр и Запрос.

5. С помощью Мастера отчетов создайте отчет, просмотрите его и выведите на печать.