12.1.2 Создание списков

Для того чтобы создать список в EXCEL, рекомендуется придержи­ваться следующего порядка действий:

• введите имя рабочего листа, т.е. вместо стандартного Лист1 укажите другое название, например "Трансформаторы" (дважды щелкните левой кла­вишей мыши по имени листа "Лист1" или в меню Формат выполните команду Лист  Переименовать);

• введите заголовки столбцов, например: Марка, Мощность, Напряжение, Коэффициент трансформации;

• выделите заголовки столбцов и незаполненные под ними ячейки;

• в меню Данные выполните команду Форма... На экране возникает диалоговое окно (рисунок 12.1);

• заполните поля ввода, например: ТДН

16000

110

115/11

Переход от одного поля к другому производится клавишей Tab. Если запись длинная и в ячейку не помещается, то напишите ее до конца, а размер ячейки увеличьте, поместив курсор на ее правую границу и растянув ячейку.

• окончив записи, нажать Закрыть.

Рисунок 12.1 - Диалоговое окно списка

12.1.3 Рекомендации по созданию списка

В EXCEL имеется набор функций, облегчающих обработку и анализ данных в списке. Чтобы использовать эти функции, вводите данные в список в соответствии с приведенными ниже рекомендациями.

Организация списка

1. Использование только одного списка на листе.   Избегайте создания более чем одного списка на листе. Некоторые возможности управления списком, например, фильтрация, могут быть использованы только для одного списка.

2. Помещайте подобные объекты в один столбец.   Спроектируйте список таким образом, чтобы все строки содержали подобные объекты в одном столбце.

3. Держите список отдельно.   Между списком и другими данными листа необходимо оставить по меньшей мере одну пустую строку и один пустой столбец. Это позволяет EXCEL быстрее обнаружить и выделить список при выполнении сортировки, наложении фильтра или вставке вычисляемых автоматически итоговых значений.

4. Располагайте важные данные сверху или снизу от списка.   Избегайте размещения важных данных слева или справа от списка, потому что данные могут быть скрыты при фильтрации списка.

5. Отображение строк и столбцов.   Перед внесением изменений в список убедитесь в том, что все скрытые строки и столбцы отображены. Если строки или столбцы списка скрыты, данные могут быть непреднамеренно удалены.

Формат списка

1. Использование форматированных подписей столбцов.   Создайте подписи столбцов в первой строке списка. EXCEL использует подписи при создании отчетов, поиске и оформлении данных. Шрифт, выравнивание, шаблон, граница и формат прописных и строчных букв, присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от формата, присвоенного строкам данных. Перед вводом подписей столбцов ячейкам должен быть присвоен текстовый формат.

2. Использование границ ячеек.  Для отделения подписей от данных следует использовать границы ячеек, а не пустые строки или прерывистые линии.

3. Отсутствие пустых строк и столбцов.   В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов. Это упрощает идентификацию и выделение списка.

4. Отсутствие начальных и конечных пробелов.   Дополнительные пробелы в начале и конце ячейки влияют на поиск и сортировку. Вместо ввода пробелов рекомендуется использовать сдвиг текста внутри ячейки.

5. Расширенный список форматов и формул.   При добавлении новых строк в конец списка EXCEL использует согласованные форматы и формулы. Чтобы это исполнялось, три из пяти предыдущих ячеек должны иметь тот же формат (например, числовой) или содержать ту же формулу.