12.1.4 Использование списка в качестве базы данных

В EXCEL список можно использовать в качестве базы данных. При выполнении обычных операций с данными, например при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных. Перечисленные ниже элементы списков учитываются при организации данных:

• столбцы списков становятся полями базы данных;

• заголовки столбцов становятся именами полей базы данных;

• каждая строка списка преобразуется в запись данных.

12.1.5 Корректировка списка

Для того чтобы исправить запись в ячейке, ее надо выделить и на­жать клавишу DELETE, после чего информация из ячейки удаляется и на ее место заносится новая информация.

Изменение записей в списке с помощью Формы:

• выделите ячейку в списке, который подлежит корректировке;

• в меню Данные выберите команду Форма… ;

• найдите запись, которую необходимо изменить;

• измените данные в записи. Используйте клавишу TAB для перемещения к следующему полю формы и сочетание клавиш SHIFT+TAB для перемещения к предыдущему полю;

• после изменения данных нажмите клавишу ENTER для обновления текущей записи и перехода к следующей записи;

• когда изменения записей будет закончено, нажмите кнопку Закрыть для обновления текущей записи и выхода из Формы.

Примечания:

• если поле списка содержит формулу, то в Форме выводится ее результат. Изменять это поле в Форме нельзя;

• при изменении записи, содержащей формулу, результат формулы не будет вычислен до нажатия клавиши ENTER или кнопки Закрыть;

• чтобы отменить изменения записи, нажмите кнопку Вернуть, пока эта запись активна;

• EXCEL автоматически обновляет запись при переходе к другой записи или закрытии Формы;

• для того чтобы добавить строку или столбец, в меню Вставка

выберите Строки или Столбцы.

12.1.6 Сортировка списка

С помощью сортировки можно поменять порядок строк в списке в соответствии с содержимым конкретных столбцов. Сортировка списка выполняется по столбцам, информация в них может располагаться по возрастанию или по убыванию.

Чтобы выполнить сортировку списка:

• в меню Данные выполнить команду Сортировка... (или щелкнуть по кнопке Сортировать по убыванию или Сортировать по возрастанию на панели инструментов);

• в диалоговом окне Сортировка два дополнительных окна дают воз­можность определить порядок вторичной сортировки для строк, в ко­торых имеются совпадающие элементы (например, одинаковые фамилии). Установите флажок По Воз­растанию или По Убыванию в каждом окне для определения упорядо­чения данных.

Рисунок 12.2 - Диалоговое окно Сортировка диапазона

12.1.7 Фильтрация списка

Часто для работы из всего большого по объему списка бывает необходимо выбрать какую-нибудь часть информации, например, из спи­ска оборудования предприятия выбрать только данные о трансформато­рах или из списка сотрудников, работающих на предприятии, выбрать только инженеров. Для этого список нужно отфильтровать по критерию, тогда на основе большого по объему списка создается новый список поменьше.