Оцінка витрат і аналіз ризиків проекту
Після вирішення ресурсних конфліктів необхідно оцінити вартість проекту. Для перегляду і оцінки загальних витрат в декількох відображеннях MS Project є таблиця Затраты. Для перегляду вартості окремих задач необхідно перейти в відображення Диаграма Гантта чи Использавание задач і виконати команду ВидÞТаблицаÞЗатраты або вибрати таблицю Затраты із контекстного меню.
MS Project надає можливість після аналізу плану проекту закласти в проект дані про можливі ризики, пов’язані з проектом, що значно спрощує роботу проект-менеджера на етапі реалізації проекту. Дана програма дозволяє ідентифікувати ризики термінів виконання задач, ризики перевищення бюджету і ризики, пов’язані з ресурсами. Підвищений ризик характерний для задач: довготривалих, критичних, із жорстко обмеженими термінами початку і закінчення, із декількома попередниками, для яких виділена невелика кількість доступних ресурсів, які мають зовнішніх попередників. До ресурсів з підвищеною ризиковістю відносяться ті, що володіють спеціальними (унікальними) навичками, для яких існує лише один постачальник, які призначені на повну зайнятість, які характеризуються перевищенням доступності. Інформацію про ризиковість таких ресурсів, можливі альтернативні джерела їх постачання необхідно внести в додаткові поля відображення Лист ресурсов.
MS Project для оцінки ризиків тривалості задач пропонує метод PERT, який потребує оцінок оптимістичної, ймовірної і песимістичної тривалості задач. Для управління ризиками проекту доцільно створити план, в якому описуються більшість можливих ризиків і дії у випадку їх прояву. План управління ризиками можна створити в Microsoft Word або іншому текстовому редакторі, а потім зв’язати його з файлом проекту в MS Project. Можна зберегти план в вигляді замітки чи зробити його доступним з самого проекту, добавивши гіперпосилання на Web-сторінку, файл чи папку.
Контроль ходу реалізації і завершення проекту
MS Project володіє набором засобів, які дозволяють оптимізувати сформований план проекту щодо тривалості, ресурсів, витрат.
Після завершення процесу оптимізації плану проекту за усіма визначеними критеріями, до початку робіт необхідно зберегти базовий план. В базовому плані зберігаються дати початку і закінчення задач, їх тривалість, трудозатрати і витрати по кожній задачі, а також відомості про ресурси (схема оплати, трудозатрати, допустимий обсяг призначень і відомості про призначення). Інколи виникає потреба зберегти декілька базових варіантів плану – при довгій тривалості процесу розробки плану, при суттєвих відхиленнях від первинного плану при проходженні проекту через контрольні віхи, які обумовлюють перегляд попереднього плану. MS Project надає можливість зберігати до 11 базових планів.
В MS Project реалізована функція співставлення фактичного ходу виконання проекту з планом. Отримуючи звіти від виконавців через певні періоди часу у проект-менеджера є можливість аналізувати поточний стан параметрів проекту на рівні задач, оновляючи значення проценту їх виконання. Планові і поточні показники проекту можна переглянути в вікні Статистика проекта (відкривається натисканням правої кнопки миші на однойменній кнопці панелі інструментів Відслідковування ), а наглядно побачити розходження фактичних параметрів з базовими можна в відображенні Диаграма Гантта с отслеживанием безпосередньо на діаграмі. Відкривши в цьому відображенні таблицю Отклонения отримують кількісну оцінку відхилень фактичних параметрів від базових. Візуально відобразити профіль ходу виконання проекту для вказаної дати можна за допомогою ліній ходу виконання, тобто ліній які з’єднують на календарному графіку задачі, які виконуються. Для відслідковування трудозатрат і затрат, а також для аналізу відхилень використовують таблиці Трудозатрати і Затрати. Аналіз освоєного обсягу, реалізований в MS Project дозволяє не лише визначити відхилення фактичної вартості і термінів виконання від плану, але й прослідкувати тенденції змін основних показників освоєного обсягу в часі.
Після досягнення проектом генеральної цілі або, навпаки, після усвідомлення того, що місію проекту не вдасться виконати, розпочинається останній етап життєвого циклу проекту. На етапі закриття проводиться заключний семінар, робиться оцінка результатів проекту, друкуються підсумкові звіти. Файл проекту може бути збережений в якості шаблону.
Рис.8. Вирівнювання завантаження ресурсу “Інженер 2” шляхом переривання роботи