Планування задач проекту
Після введення задач проекту, їх структуризації і кодифікації приступають до етапу планування задач. Для цього уточнюють тривалість кожної задачі, встановлюють обмеження, визначають залежності між задачами. Кінцева мета даного етапу – отримати “каркас” календарного плану, на основі якого буде проводитися ресурсне і бюджетне планування. Тривалість задач нашого проекту за стандартним календарем встановлена нами на попередньому етапі. Проте слід пам’ятати, що MS Project здатна визначати для кожної роботи індивідуальний календар чи призначити їй астрономічну тривалість (задача виконується круглу добу без вихідних).
Окрім того в MS Project між задачами можна встановити одну із чотирьох типів зв’язку: закінчення-початок, початок-початок, закінчення – закінчення, початок – закінчення. Визначити зв’язки між роботами можна при введені задач або після того, як введені всі задачі. Зв’язування задач здійснюється з допомогою панелі інструментів або команд меню, діалогового вікна Сведения о задаче, а також шляхом зміни вмісту комірок таблиці задач. Здійснимо встановлення взаємозв’язку між роботами нашого проекту за допомогою ділового вікна Сведения о задаче, яке відкриємо натисканням правої кнопки миші на назві або відрізку задачі і вибором потрібної опції із контекстного меню. Альтернативний шлях – команди ПроектÞСведения о задаче. Використавши вихідні дані про послідовність робіт нашого учбового проекту (див. табл. 1) і зв’язавши ці роботи отримаємо “каркас” календарного плану проекту (рис. 3).
В рамках теми 6 даного посібника ми розглянули алгоритм побудови мережевого графіка учбового проекту “Модернізація фарбувального цеху” і здійснили його побудову у “ручному режимі”. MS Project здійснює побудову мережевого графіка автоматично на основі даних, введених в таблицю задач. Для перегляду і аналізу мереженого графіка потрібно натиснути правою кнопкою мишки на відповідний ярлик в області відображень. Рис.4. ілюструє вікно MS Project з зображеним мережевим графіком учбового проекту. Відображення Мережевий графік має перевагу перед відображенням Діаграма Гантта в тому, що на ньому відображається критичний шлях проекту (в нашому випадку червоним кольором). Користуватися мережевим графіком особливо зручно при коректуванні проекту, коли внесені зміни щодо переліку, залежностей, тривалості задач автоматично відображаються на ньому і є можливість одразу відслідковувати усі трансформації складу критичних задач проекту.
Планування ресурсів проекту
Планування ресурсів проекту більш трудомісткий і відповідальний процес в порівнянні плануванням задач. Саме на цьому етапі планування проекту виникає найбільше проблем. Призначення ресурсів задачам може змінити дати початку і завершення окремих задач, і навіть змінити первісний план проекту в цілому.
Після визначення усіх задач проекту необхідно створити список ресурсів. В MS Project всі ресурси поділяються на трудові (люди і устаткування) і матеріальні (сировина і матеріали). Облік трудових ресурсів здійснюється в одиницях часу (години, дні, тижні), матеріальних – в кількісних (штуки, кілограми, літри і т.д.). Як і для задач в MS Project можна встановити код для ресурсів, які характеризуються спільними атрибутами. По цих кодах можна групувати, фільтрувати чи сортувати ресурси.
Трудовий ресурс характеризується наступними параметрами:
Максимальне число одиниць – це той час (в %), який ресурс може приділити проекту.
Число одиниць призначення – це час (в %), який ресурс приділяє задачам проекту.
Доступність ресурсу визначається робочим періодом (з датами початку і завершення) в календарі ресурсу та максимальним числом одиниць ресурсу на протязі цього періоду.
Якщо для виконання однотипних задач виділені ресурси з однаковими календарями і однаковими ставками оплати, такі ресурси можна об’єднати в групи або ввести як один загальний ресурс. Його доступність буде дорівнювати сумі максимумів доступності кожного окремого ресурсу.
Матеріальні ресурси мають таку особливість, що їм недоступні поля ставок понаднормативних трудозатрат і робочої групи, для них неможливо задати доступність, вони не підлягають вирівнюванню, вони не використовують календарі ресурсів. Призначаючи матеріальний ресурс задачі вказується розхід матеріалу для даного призначення і спосіб його розходування (фіксований - кількість використовуваного матеріалу постійна або перемінний – кількість використовуваного матеріалу змінюється з часом).
В MS Project передбачено декілька способів введення даних про ресурси:
вибіркою ресурсів із адресної книжки поштової програми;
введенням даних про ресурси в таблицю Ввод в відображенні Лист ресурсов;
введенням даних про ресурси в діалоговому вікні Сведения о ресурсе;
Рис. 2. Зображення проекту в відображенні Діаграми Гантта після введення усіх задач проекту і їх структуризації і кодування
Рис.3. “Каркас” календарного графіка проекту
Рис 4. Мережевий графік проекту “Модернізація фарбувального цеху”
добавлянням ресурсів автоматично по мірі призначення їх задачам.
Для нашого учбового проекту здійснимо опис ресурсів в відображенні Лист ресурсов (рис.5). Паралельно введемо інформацію про затрати на ресурси. Для трудових ресурсів задаємо ставки в полях Стандартная ставка і Ставка сверхурочных, для матеріальних – вартість одиниці в полі Стандартная ставка і вартість транспортування в полі Затраты на использование.
Після того, як буде відомо, які ресурси будуть приймати участь в проекті, визначено графік роботи кожного ресурсу, вказані затрати і спосіб їх нарахування, розпочинається самий відповідальний етап планування проекту – розподіл ресурсів між задачами проекту.
Призначають ресурси в діалоговому вікні Назначение ресурсов або шляхом редагування даних в колонці Название ресурсов таблиці задач відображенні Діаграма Гантта. Зручнішим є перший метод, який передбачає виконання наступних кроків:
вибір у відображенні Диаграмма Гантта або Сетевой график задачі;
натискання лівою кнопкою миші на кнопці панелі інструментів Назначить ресурсы;
вибір в діалоговому вікні Назначение ресурсовпотрібногоресурсу і числа одиниць призначень;
натискання лівою кнопкою миші на кнопці Назначить в діалоговому вікні .
Назви призначених ресурсів за замовчуванням відображаються на діаграмі Гантта біля відрізка тієї задачі, якій вони призначені. На рис.13.6. зображена діаграма Гантта учбового проекту з призначеними усім задачам трудовими ресурсами.
Рис.5. Опис ресурсів проекту “Модернізація фарбувального цеху” в відображені Лист ресурсів
Після призначення наявних у списку ресурсів для деяких із них може спостерігатися перевищення доступності. Тобто для такого ресурсу призначено більше годин роботи, ніж йому визначено в календарі чи в таблиці доступності. В відображені Лист ресурсов вони виділяються червоним кольором, а в колонці Индикатор з’являється знак вирівнювання завантаження. Перевантажені ресурси можна побачити в відображенні График ресурсов, на якому години перевантаження виділені червоним кольором. В учбовому проекті перевантаженим виявився на протязі 7 робочих днів ресурс інженер 2 (рис. 7).
Стан перевищення доступності ресурсів MS Project усуває двома способами вирівнювання завантаження ресурсів:
затримує виконання задачі до тих пір, поки у призначеного ресурсу не з’явиться час для роботи над нею;
перериває задачу так, щоб певна її частина виконувалася в запланований час, а частина, яка залишилася – пізніше, коли призначений ресурс звільниться.
Вирівнювання ресурсів можна здійснювати в автоматичному і ручному режимах. При автоматичному вирівнюванні MS Project вибирає задачі, виконання яких необхідно затримати чи перервати, враховуючи при цьому такі фактори, як ідентифікатор задачі, її часовий резерв, пріоритет задачі, залежності задачі, обмеження задачі, планові дати. При використанні ручного режиму вирівнювання ресурсу, враховуючи вищеназвані фактори, можна затримати, перервати роботу або призначити їй додаткові ресурси.
На рис.8 показаний результат вирівнювання перевантаженого ресурсу “Інженер2” , яке здійснювалося в ручному режимі перериванням виконання некритичної роботи учбового проекту МЦ3.3 “Монтаж систем забезпечення” в межах її резерву часу.
Рис. 6. Діаграма Гантта проекту “Модернізація фарбувального цеху” з призначеними трудовими ресурсами
Рис. 7. Перегляд перевантажених ресурсів в відображенні Графік ресурсів