Der managementkreislauf

Ziel

Ziel des Führungskreislaufes ist es unternehmerische Entscheidungsprozesse zu strukturieren und auf eine systematische Basis zu heben. Dadurch werden Entscheidungen fundierter und es entsteht ein Lernprozess auf Grund der Erfahrung.

Führung und Management bedeutet im Grunde genommen die richtigen Fragen zur richtigen Zeit zu stellen. Tagtäglich sind im Unternehmen Entscheidungen zu planen, zu organisieren, umzusetzen und zu kontrollieren. Egal ob dies für das gesamte Unternehmen, für Projekte oder einzelne Aufträge durchzuführen ist, der Managementprozess folgt immer demselben Ansatz. Deshalb wird im folgenden Kapitel der Managementkreislauf beschrieben.

In vielen Fällen folgen Unternehmer, Projektmanager und andere Personengruppen die Entscheidungen zu treffen haben „aus dem Bauch heraus“ diesem Ansatz. Die bildhafte Darstellung des Prozesses: von der Idee über die Planung zur Umsetzung und zur Kontrolle, hilft strukturiert vorzugehen und Entscheidungen systematischer zu treffen. Der Managementansatz unterteilt sich in folgende vier Hauptschritte:

1) Planung

2) Organisation

3) Umsetzung

4) Kontrolle und Controlling

Die Qualität des Plans, also dessen Treffsicherheit nimmt mit jeder Wiederholung zu.

Planung

Ziel der Planung ist es, auf der Grundlage der aktuellen Situation ein zukünftiges Bild des Unternehmens zu entwickeln, die Ziele zu definieren und daraus konkrete Handlungen abzuleiten. Darauf aufbauend wir das Budget entwickelt. Im Zuge des Planungsprozesses werden Kennzahlen entwickelt, welche in regelmäßigen Abständen über den Erfolg Auskunft geben. Wichtig ist, dass man das Management auf die Unternehmensgröße abstimmt. Dies betrifft sowohl den Zeit- als auch den Ressourcenaufwand.

Die Planungsphase gliedert sich in folgende Punkte:

1) Analyse der Ausgangssituation (Wo stehen wir heute?)

2) Entwicklung der Ziele (Wohin soll es gehen?)

3) Entwickeln und formulieren von strategischen Alternativen und Entscheidung für eine Alternative (Welche Wege sind denkbar?)

4) Planung von Maßnahmen und Projekten um die Ziele zu erreichen (Welche konkreten Schritte leiten sich ab?)

5) Budgetierung (Was kostet das?)

Im Zuge der Ausgangsanalyse werden grundsätzlich zwei große Fragenbereiche abgedeckt. Zum Einen die Frage: Wo steht das Unternehmen, das Projekt etc. im Zusammenhang mit dem Markt und dem Wettbewerb? Wie ist die Situation im Unternehmen im Zusammenhang mit dem zu planenden Projekt? usw. Grundsätzlich gibt es unzählige Managementwerkzeuge wie z.B. die Stärken/Schwächen Analyse, das Markt-Wettbewerbs-Portfolio, die Wettbewerbsanalyse, die Branchenanalyse etc, welche auf das jeweilige Unternehmen angepasst werden muss.

Organisation

Im Zuge der Planung ergeben sich Aufgaben. Diese sind zu Funktionen zusammenzuführen und mit konkreten Verantwortlichkeiten zu hinterlegen. Im Zuge dieser Phase sind folgende Teilschritte durchzuführen:

1) Entwicklung der Aufbauorganisation (Welche Funktionen gibt es und wie sind sie angeordnet?)

2) Ablauforganisation (Wie werden konkrete Aufträge, Projekte etc. im Unternehmen abgearbeitet?)

3) Die Stellen sind zu beschreiben also mit Aufgabenverantwortlichkeit und Funktion zu ergänzen (Wer macht was und welchen Verantwortlichkeiten und Kompetenzen sind damit verbunden?)

4) Entwickeln eines Organigramms

Umsetzung

Ziel der Umsetzung ist es, den Plan zu verwirklichen, sozusagen auf den Boden

zu bringen. Während in der Planung das „Soll“ definiert wird, wird nun in der Umsetzung das „Ist“ erarbeitet.

In der Umsetzung ist es notwendig mittels den klassischen Führungsinstrumenten wie Delegation, Motivation etc. Maßnahmen und Projekte abzuarbeiten. Hier spielt Prozess- und Projektmanagement, Qualitätsmanagement etc. eine große Rolle.

Kontrolle

Im Zuge der Kontrolle gilt es den Soll-Zustand der im ersten Schritt im Bereich der Planung definiert wurde, dem Ist-Zustand, also der tatsächlichen Situation gegenüberzustellen. Dabei ist es notwendig folgende Schritte durchzuführen:

1) Erhebung der Ist-Daten

2) Soll – Ist Vergleich

3) Abweichungsanalyse

4) Ableiten von Konsequenzen

Übung 6. Definieren Sie folgende Begriffe.

Managementkreislauf, Lernprozess, Erfahrung, demselben Ansatz folgen, Projektmanager, „aus dem Bauch heraus“, Managementansatz, Treffsicherheit, Handlungen ableiten, Budget entwickeln, Zeit- und Ressourcenaufwand, Ausgangssituation, strategische Alternativen, Managementwerkzeuge, Markt-Wettbewerbs-Portfolio, Branchenanalyse, Aufbauorganisation, Ablauforganisation, Aufgabenverantwortlichkeit, Organigramm, Motivation, Soll-Zustand, Ist-Zustand, Abweichungsanalyse, Konsequenzen.

Übung 7. Zeichnen Sie das Schema von dem Managementkreislauf an der Tafel, stützen Sie sich dabei auf die Information aus beiden Texten.

Übung 8. Übersetzen Sie folgenden Text ohne Wörterbuch ins Deutsche.

Француз Анри Файоль (1841-1925) более 30 лет управлял горно-металлургическим синдикатом (Syndikat, n). В 1916 г. был опубликован его основной труд "Основные черты промышленной администрации - предвидение, организация, распорядительство, координирование, контроль", который затем неоднократно переиздавался на различных языках.

Планирование как функция менеджмента предполагает решение о том, какие должны быть цели организации и что должны делать члены организации для достижения этих целей. По сути, это ответы на следующие вопросы:

- Где мы находимся в настоящее время. Руководители должны трезво оценивать сильные и слабые стороны организации в таких областях как финансы, маркетинг, производство, научные исследования и разработки, трудовые ресурсы.

- Куда мы хотим двигаться. Руководители при выборе направлений развития организации должны оценивать возможности и угрозы в окружающей среде (конкуренция, клиенты, законодательство, политика, экономика и др.)

- Как мы собираемся это сделать. Руководители должны решить как в целом, так и в частностях, что делать для достижения поставленных целей.

Организация – структуризация внутренних элементов организации с целью выполнения планов и достижения целей. Включает:

- Создание структуры управления организацией (подбор исполнителей, делегирование заданий, наделение их полномочиями в использовании ресурсов)

- Организация совместного выполнения установленных работ.

Мотивация – создание в среде исполнителей внутренних побуждений к действиям, направленным на эффективное достижение целей организации.

Контроль – процесс обеспечения того, что организация действительно достигает своих целей. Существуют три аспекта управленческого контроля. Первое – это установление стандартов – точное определение целей, которые должны быть достигнуты в установленный отрезок времени. Второе – это измерение того, что было действительно достигнуто в установленном отрезке времени и сравнение с ожидаемыми результатами. Третье – это принятие решений для корректировки своих действий.

Связующие процессы – принятие решений и коммуникация.

Übung 9. Sprechen Sie ausführlich zu den Prinzipien eines Managers.

«Принципы выживаемости в условиях рынка»

1. Обеспечивайте свои преимущества:

а) найдите лучшую нишу для своего бизнеса;

б) овладейте общенаучными знаниями о бизнесе;

в) добейтесь популярности;

г) во всем поступайте как профессионал.

2. Сообразуйте масштабы бизнеса с размером капитала:

а) нельзя затовариваться (покупать надо столько товаров,

сколько можно реализовать);

б) надо делать то, что можно сделать, а не то, что хочется;

в) следует иметь резервные фонды;

г) способность беречь деньги — это главное в бизнесе;

д) долги — причина всех банкротств.

3. Приобретайте современную технику и технологии:

а) израсходованные на технику и технологии деньги принесут

гораздо больший доход;

б) новое оборудование удесятеряет возможности работников;

в) тот, кто откладывает приобретение новой техники на «потом», обрекает свой бизнес на неизбежное отставание.

4. Подбирайте достойных работников:

а) научитесь оценивать и подбирать персонал. Для этих целей используйте опыт консультантов;

б) отдавайте предпочтение живо мыслящим людям с достойными личными качествами, даже если у них нет достаточного опыта.

5. Зарабатывайте себе и своей фирме положительную репутацию:

а) будьте доброжелательны к окружающим;

б) заслужите уважение к себе со стороны потребителей (клиентов), банкиров и вкладчиков;

в) избегайте раздражительности в общении и удерживайте от раздражительности своих работников;

г) широко используйте рекламу. Расходы не должны служить препятствием, когда речь идет о создании рекламной кампании.

6. Совершенствуйте маркетинг:

а) бизнес нужно начинать обдумывать с проблем обеспечения сбыта;

б) бизнес как тачка: ее нужно толкать вперед. Большинство людей делает то, к чему их подталкивают другие;

в) бизнес — это борьба за сбыт. Мало стать «производящемыслящим», главное — нужно быть «торговомыслящим».

7. Управляйте своим временем:

а) время — деньги человеческой жизни. Одна из главных целей бизнеса — увеличение денежной стоимости своего времени;

б) рационально используйте длинные и особенно короткие отрезки своего времени. Именно из них складываются дни, месяцы, годы;

в) будьте пунктуальны сами и научите пунктуальности своих подчиненных.

8. Используйте эффективные методы ведения бизнеса:

а) всегда применяйте такие методы, которые обеспечивают эффективность во всем. Не пренебрегайте выводами научных исследований;

б) знакомьтесь с опытом преуспевающих бизнесменов и менеджеров;

в) если обнаруживается неожиданная неудача или успех, найдите причину. Всегда спрашивайте себя: Почему?

г) помните, что прибыль — превыше всего, но этика и мораль - превыше прибыли.

9. Не останавливайтесь на достигнутом, всегда двигайтесь

вперед:

а) остановка движения вперед — смерть бизнеса;

б) во всех аспектах бизнеса есть лидеры, дорогостоящие и отстающие. Каждый месяц (квартал, год) оценивайте свое место в этом движении;

в) воспитайте у своих подчиненных постоянную устремленность к инновациям, поощряйте инициативу и предприимчивость;

г) выбирайте самый эффективный стиль лидерства.

10. Постоянно работайте над собой:

а) не давайте рутине захлестнуть ваше время. Учитесь сами и

учите ваших работников;

б) овладейте общими и специальными знаниями. Научитесь свободно обращаться с цифрами;

в) помните, что неучам скоро все труднее будет находить свою нишу в бизнесе;

г) знайте, что овладение основами философии бизнеса, менеджмента, социальной психологии и этики бизнеса — веление времени.

Übung 10. Führen Sie Gespräche zu zweit. Übernehmen Sie die Rollen eines erfolgreichen Managers und eines Reporters. Stützen Sie sich dabei auf die Information aus der Übung 9.

Übung 11. Lesen Sie den Text 3, betiteln Sie alle Abschnitte des Textes, sprechen Sie kurz zu jedem Text.

Text 3