Основные характеристики видов аудита
|
Вид аудита |
Сущность процесса |
Получаемые результаты |
|
Аудит продукта |
Доказательство соответствия требованиям по этапам производства. Проверка применяемой документации в цехах. Проверка достоверности процессов изготовления, контроля и измерения качества. |
Оценка уровня качества продукта. Степень соответствия нормам, нормативам. Выявление систематических ошибок. План мероприятий по улучшению ( корректирующих и предупреждающих). |
|
Аудит метода, процесса, документации |
Проверка способности процесса, метода обеспечить качество. Обоснование целесообразности специальных процессов контроля |
Оценка управляемости процессов. Оценка надежности процессов. Оценка достоверности результатов испытаний готовой продукции. |
|
Аудит системы QS |
Проверка работы подразделений и отдельных исполнителей. Доказательство целесообразности мероприятий по обеспечению качества. |
Оценка эффективности мероприятий по качеству в рамках всей системы. Оценка полноты и достоверности документации. Выработка «импульсов» по улучшению функционирования системы. |
Таким образом, общими целями всех видов аудита является проверка соответствия и выработка рекомендаций по улучшению.
Для проведения аудита разрабатывается методологическая инструкция, которая содержит:
назначение, причины, вид аудита;
область применения;
термины и определения;
ответственность за организацию и проведение внутренних аудитов;
требования к аудитору и аудитируемому;
планирование аудита;
перечень документов: опросник, отчеты;
техника проведения аудита;
вспомогательные средства.
Техника аудита включает восемь этапов, характеристика этапов приводится ниже.
1. Вступительная беседа.
При проведении первого аудита, или если это согласовано, проводится вступительная беседа. На вступительной беседе присутствуют руководитель проверяемого отдела и сотрудники, которые должны сопровождать аудитора. При необходимости, все участники представляются и рассказывают о своей деятельности в отделе. Аудитор рассказывает о цели проведения аудита и подходе. При этом предъявляется контрольный перечень и формуляры, происходит обсуждение. Перечисляются методологические инструкции по обеспечению качества и прочие инструкции, используемые при проведении аудита. Составляется примерный календарный план. Информируются сотрудники, в которых есть необходимость. Аудитор проводит объяснение вопросника, характера вопросов, областей, которые они затрагивают. Цель данной беседы – помочь персоналу отдела добиться успеха в деятельности по обеспечению качества.
2. Предварительная проверка документов аудитором.
Проверяются следующие документы: справочник, методологические и рабочие инструкции. Все документы, заранее переданные аудитору, проверяются перед проведением аудита. При этом уже могут быть выявлены отклонения и недостатки, а также упущения. Цель – оценить соответствие документов нормам стандарта (модель QS) и реальной деятельности.
3. Опрос.
Вопросы задаются на основе перечня вопросов по аудиту. Повторение ответа аудитируемого, если он ведет к отклонениям. Документирование замечаний. Цель – не проводить дискуссий на месте, только проверка фактической деятельности.
4. Проверка.
Экспертиза эффективности работы по установленным правилам и инструкциям. В случае необходимости результат опроса подтверждается практической проверкой на месте. При этом устанавливается, насколько и в каком объеме имеют место и соблюдаются регулирования. Проверка на месте означает «выборочный контроль». Проверяется документация: техническое задание, контрольная документация, записи по качеству.
5. Протоколирование.
На достоверность оценки особенно влияет опыт аудитора. Важные результаты, особенно отклонения, протоколируются. Как правило, это делает аудитор, который заносит их в перечень вопросов или отчеты об отклонениях. Оценка весомости отклонений: незначительные, средние, критические. Учитывайте, что важно не количество отклонений, а их значение для обеспечения способности качества.
6. Заключительная беседа.
В заключительной беседе должны принимать участие все сотрудники, к которым обращались при планировании аудита. Аудитор суммирует результаты и согласовывает с руководителем проаудитированного отдела мероприятия по улучшению и сроки их проведения. Каждое выявленное отклонение обсуждается в ходе дискуссии, анализируются предполагаемые причины, формулируются общие выводы.
7. Отчет об аудите.
В отчет об аудите заносится участник, постановка задачи и результаты. Отчет об аудите подписывают аудитор и руководитель аудитируемого отдела. Содержание отчета: участники, описание и оценка отклонений, описание корректировочных мероприятий и мероприятий по улучшению, при необходимости назначаются сроки проведения следующего аудита. Определяется рассылка с обязательным предписанием на архивирование. По каждой оценке результата должны даваться сноски на используемую документацию. Перечисляются наиболее важные (значимые) отклонения и их причины.
Отчет об аудите рассылают:
руководству предприятия,
руководителю аудитируемого отдела,
руководителю службы качества,
аудитору.
План и отчет о проведенном аудите хранится в службе качества 10 лет.
8. Проверка мероприятий по корректировке и улучшениям (последующий аудит).
Аудитируемые организационные подразделения обязаны провести перечисленные в отчете об аудите корректировочные мероприятия в те сроки, которые ранее были обсуждены, письменно зафиксированы в данном отчете. Допустим, эти сроки не могут быть выдержаны, тогда служба качества должна быть незамедлительно проинформирована с целью согласования новых сроков.
Проведение мероприятий по улучшению является задачей руководителя аудитируемого отдела. Эффективность мероприятий по улучшению проверяется аудитором в рамках дополнительного аудита.
Если обнаруживаются «слабые места» в системе обеспечения качества, то улучшения проводит служба качества.
Важно отметить, что отчеты составляются по каждому элементу системы QM. Схема отчета приведена на рис. 3.6.
Порядок проведения внутреннего аудита, протоколирования и составления отчета регламентирован стандартом ИСО 10011.
Внутренний аудит является подготовительным этапом для принятия решения о возможности сертификации системы QM.
Сертификационный (внешний) аудит проводится с целью обеспечения конкурентных преимуществ предприятия на рынках сбыта. Как показали исследования, наличие у изготовителя сертификата на систему вызывает рост доверия у потребителя, снижает тяжесть негативных последствий, вызванных «нарушением качества» в сфере обращения (действие закона передачи ответственности за качество) /30/.
Норма
для доказательства соответствия.
Наименование
элемента QS.
Аудиторы.
Руководитель
аудитируемого подразделения.
Подробное
описание выявленного отклонения(со
ссылкой на соответствующие документы).
Подписи:
Формулировка
мероприятий по улучшению (корректирующих
мероприятий) с указанием срока исполнения.
Подписи:
Результаты
проверки эффективности мероприятий.
Срок
последующего аудита.
Подписи:
Рис. 3.6. Общая схема отчета по аудиту
Следует отметить, что понимание важности внедрения и сертификации системы качества начало приходить и к российским предприятиям. По оценкам Госстандарта России в начале 1997 г. сертифицированные системы качества имели около 70 предприятий /30/.
Серьезная подготовительная работа по сертификации QSпроводится в Миноборонпром России. Это связано с Постановлением Правительства РФ, в соответствии с которым предприятие для получения лицензии на производство вооружения, военной техники и боеприпасов должно представить «копию сертификата системы качества».
В ряде случаев предприятия и фирмы России по требованию зарубежных заказчиков вынуждены сертифицировать свои системы QMв зарубежных органах. К числу таких органов в России относится ООО «RWTUV– Интерсертифика» /1/.
Плодотворное влияние внедрения и сертификации систем качества сказывается не только на показателях качества, но и непосредственно на результатах бизнес - деятельности (табл. 3.7) /22/.
Таблица 3.7
Влияние процесса сертификации на состояние дел предприятия
|
Показатели улучшения |
Доля фирм (%), где произошло улучшение |
|
26,2 21,3 18,0 18,0 16,4 14,8 14,8 13,1 13,1 8,1 8,1 8,1 8,1 4,9 |
Причины, заставляющие принять решение о проведении сертификации системы качества, различны; по степени важности их можно разделить на шесть групп, как показано на рис. 3.7.
По месту возникновения все причины делятся на две группы:
внешние причины: необходимость»приспособления» к требованиям заказчиков, необходимость «имитации» действий конкурентов;
внутренние причины: необходимость «обезопасить» себя, постановка новой стратегической цели по улучшению деятельности.
При проведении сертификации системы QMна соответствие требованиям ИСО 9000 производитель должен учитывать определенные условия, в том числе:
орган по сертификации;
наличие договора между поставщиком и органом сертификации;
соответствие документации в системе QMс требованиямиQS– 9000;
в контакт с органами по сертификации могут вступать только те предприятия, которые успешно провели внутренний аудит.
При выдаче всеобъемлющего сертификата аудиту подлежит каждое подразделение предприятия, вся продукция и услуги, все элементы системы менеджмента качества.
76%
60%
55%
54%
30%
24%
Преимущество
перед
конкуренцией
Требование
заказчика
Реклама
/
маркетинг
Улучшение
качества
продукции
Защита
от
ответственности
за продукт
Требование
материнских
компаний
Рис. 3.7. Обоснования для проведения сертификации в соответствии с ИСО 9000
Информационная
база –
заявка
на сертификацию
Подготовка
к
сертификации
Устранить
несоответствие
Нет
Да
Передача
документации
по
системе QS
Аудит
документации
Проведение
повторного аудита
Нет
Да
Сертификация,
выдача
сертификата
План
ежегодного
аудита
Доработка
системы
Нет
Продление
срока действия сертификата
Да
Рис. 3.8. Алгоритм сертификации
При проведении аудита в любом случае дается оценка по следующим пунктам:
рекламации заказчика и реакция изготовителя (поставщика);
результаты и мероприятия по проведенному внутреннему аудиту и оценке системы QMпоставщика;
мероприятия и цели по улучшению.
Схему сертификации можно представить в виде алгоритма (рис. 3.8).
Процедура сертификации включает три стадии:
1-я стадия – оценка документации системы с целью определения, отвечает ли справочник системы качества и сопутствующая документация требованиям QS– 9000.
2-я стадия – аудит на местах, чтобы установить степень и эффективность системы качества, а также целей, связанных с улучшениями.
3-я стадия – составление отчета по аудиту и анализ оценки.
Во время аудита могут быть обнаружены отклонения, которые делятся на две группы: малозначительные и критические. Первые отклонения не приводят к сбою в системе менеджмента и не нарушают способность системы управлять качеством. К критическим отклонениям относятся:
отсутствие или неудовлетворительная оценка элемента по отношению к требованиям QS– 9000;
отклонения по элементам, которые могут привести к сбою всей системы;
любое отклонение, которое приводит к появлению недоброкачественной продукции.
Сертификационный аудит может быть завершен только тогда, когда на все отклонения приведены удовлетворительные доказательства их устранения. Срок проведения данного аудита ограничен 90 днями, при просрочке вся процедура сертификации заканчивается без выдачи сертификата.
После окончания аудита составляется подробный отчет обо всех проверенных подразделениях.
В отчетах аудиторы должны указать, какая часть системы качества и какие отделы (подразделения) были проаудитированы, а также сформулировать возможности улучшения.
Каждые три года вся система менеджмента качества должна снова проверяться на предмет подтверждения действующего сертификата.
Может проводиться также промежуточный надзор (каждые шесть месяцев), в этом случае проверяется только часть системы.
Полноценность сертификации подтверждается выдачей сертификата, в котором должны содержаться следующие сведения:
орган по сертификации, обязательно должно быть указание на орган по аккредитации;
перечень всех проаудитированных «мест», при необходимости службы разработки;
перечень всех продуктов, которые производятся и поставляются предприятием;
стандарт ИСО, на основе которого проводилась оценка системы менеджмента качества.
Таким образом, процедура сертификации основана на проведении испытаний и оценке условий производства сертифицируемой продукции, контроль за выполнением этих процессов и надзоре за качеством продукции со стороны независимого органа. Сочетание этих операций позволит установить уровень качества и контролировать обеспечение наиболее важных его характеристик.
Следовательно, сертификация – не только надежная гарантия соответствия качества продукции установленным требованиям, но и источник достоверной информации о таком соответствии, а также эффективный стимул повышения качества и средство снижения затрат предприятия.
В завершении изложенного отметим, что последнее время сертификация заслуживает большого внимания со стороны российских товаропроизводителей. Так Госкомитетом по стандартизации, метрологии и сертификации в 1994 г. утверждено постановление «Правила по проведению сертификации в РФ». Данные правила содержат соответствующие эффективные способы и методы по проведению сертификации, что в конечном итоге помогает рынку товаров, работ и услуг выйти на новый качественный уровень.
Сертификация в рамках QS – 9000 позволит успешно взаимодействовать с Европейскими странами и обеспечит выход на международный рынок.