Курс лекций по дисциплине документооборот 2013

Основные разделы текста положения о структурном подразделении (продолжение):

4.ответственность - устанавливается

ответственность руководителя подразделения за

несвоевременное и некачественное выполнение

возложенных на него функций и обязанностей, а

также не использование предоставленных прав.

5.организация работы - определяются служебные взаимоотношения структурного подразделения с другими подразделениями фирмы по вопросам производственно-

хозяйственной деятельности, согласования

документов, совместного выполнения работ и т.п.

К организационным документам можно также отнести различные правила и инструкции,

издаваемые на фирме:

Положение о документационном обеспечении управления

Положение о проектировании вычислительной сети

Инструкция по технике безопасности

Инструкция о порядке заключения, изменения и расторжения договоров

Инструкция по работе с электронной почтой

Инструкция о порядке пользования глобальной информационной сетью Internet.

Протокол

распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

документ с записью всего происходящего

на заседании, собрании (толковый словарь русского языка).

отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников.

Формуляр протокола состоит из реквизитов:

наименование организации (структурного подразделения),

Наименование вида документа (ПРОТОКОЛ),

дата заседания,

номер (порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года, н-р № 1, № 2 и т.д.),

место заседания,

гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению),

заголовок (как правило, согласуется с наименованием вида документа, отвечая на вопрос «Чего?». Например ПРОТОКОЛ… собрания трудового коллектива),

текст,

Подписи Председателя и секретаря.

Текст протокола подразделяется на две части:

1. вводную, где указываются

-председательствующий

-секретарь

-присутствующие

-повестка дня, вопросы в которой располагаются по степени их сложности и важности.

2. основную, где фиксируется ход заседания.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):

Образец оформления протокола

Тема 4. Документация по организационно – распорядительному регулированию деятельности предприятия.

Содержание

Виды организационных документов:

Инструкция

Положение

Регламент

Штатное расписание

Структура и штатная численность

Инструкция

это правовой акт, издаваемый органом управления в целях установления правил, регулирующих организационные, научнотехнические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности, должностных лиц.

подразделяются на две группы:

1.инструкции регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого применяется участие исполнители (должностные лица, подразделения);

2.должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

Инструкция состоит из разделов

Раздел 1 "Общие положения", в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера.

Раздел 2 "Должностные обязанности" определяет вид работы, выполняемые сотрудником.

Раздел 3 "Права" устанавливает права работника, которые способствуют успешному выполнению работы.

Раздел 4 "Ответственность" конкретно указывает на то, что работник несет ответственность.