Курс лекций по дисциплине документооборот 2013

Образец оформления акта:

О проверке сохранности документов в комитете

Основание: приказ председателя комитета от 20.04.2005 № 102 «О проверке сохранности управленческих документов».

Составлен комиссией в составе:

Председатель: зам. председателя комитета Сидоров Г.В. Члены комиссии: 1. Зав. общим отделом Григорьева Н.И.

2.Инспектор отдела кадров Михайлова Г.Г.

3.Зам. главного бухгалтера Мышкина С.И.

Впериод с 16 по 18 мая 2005 года комиссия проверила организацию и условия хранения управленческих документов в комитете культуры. Номенклатура дел ежегодно согласовывается с Новосибирским областным архивом. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.

Комиссия рекомендует выделить и оборудовать специальное помещение для архива комитета.

Составлен в 2-х экземплярах: 1-й — в дело № 1—23 2-й — в областной архив.

Справка

документ, содержащий описание и подтверждение

тех или иных фактов и событий.

отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или

служебного характера, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для

удостоверения того или иного юридического факта.

Например:

Тов. ВАСЮКЕВИЧ Оксана Станиславовна работает техником-конструктором проектно-конструкторского отдела объединения.

Сводка

документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу.

концентрируется информация из различных источников по определенным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка предложений и т. п.).

допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

оформляется по тем же правилам, что и справка.

Заключение

документ, содержащий мнение, выводы организации,

комиссии или специалиста по какому-либо документу

или вопросу.

составляется на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертаций, дипломные проекты), проекты стандартов

и др.

Текст состоит из двух частей: в первой части кратко изложено существо вопроса, проанализированы основные положения или предложения и дается общая оценка; во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения.

При отсутствии замечаний и предложений в заключении указывается: «С проектом... согласны» или

«По проекту... замечаний нет».

Отзыв

документ, содержащий мнение организации или

специалиста по поводу какой-либо работы,

поступившей на рассмотрение.

Перечень

документ, содержащий систематизированное

перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Отдельные разновидности

перечней утверждаются руководителем

организации или вышестоящим органом.

Список

документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке.

составляется в целях регистрации или информирования.

Предложение

документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Тема 7. Документирование процессов движения кадров.

К документам по личному составу

относятся:

1.заявления о приеме, увольнении, переводе,

2.трудовые договоры;

3.приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);

4.трудовые книжки;

5.личные дела;

6.личные карточки формы Т-2 и др.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют:

прием на работу;

перемещение по работе;

увольнение с работы;

установление должностных окладов;

предоставление отпуска;

командировки;

присвоение разрядов

изменение фамилии;

поощрения;

вынесение взыскания и т.д.