Курс лекций по дисциплине документооборот 2013

Организуют и проводят экспертизу ценности документов и их отбор для передачи на государственное хранение, контролируют экспертизу ценности документов в организациях отрасли (системы), оказывают им методическую помощь:

ЦЭК (ЭК) организации

является совещательным органом,

работает в постоянном контакте с тем архивным учреждением, в которое сдает документы.

В государственных архивах создаются экспертно-проверочные комиссии (ЭПК), которые работают в тесном контакте с теми организациями от которых принимают документы на хранение.

Основными функциями

экспертных комиссий (ЭК) организации являются:

1.организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;

2.рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел по личному составу, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), подлежащих передаче в архив организации;

3.рассмотрение описей дел, подлежащих передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением госархивной службы;

Основными функциями экспертных комиссий (ЭК) организации являются: продолжение

4.рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

5.подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

6.контроль за формированием дел в делопроизводстве структурных подразделений и качеством подготовки документов к передаче в архив организации.

Дополнительные функции ЦЭК:

1.представляет на рассмотрение в Росархив РФ предложений об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов;

2.представляет на рассмотрение в Росархив РФ перечни документов со сроками хранения;

3.представляет на рассмотрение в Росархив РФ отраслевые виды списков подведомственных учреждений и организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования Архивного фонда РФ;

Дополнительные функции ЦЭК:

продолжение

4.участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и отбору их в состав Архивного фонда РФ;

5.методическое руководство и контроль за деятельностью структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций;

6.организация и проведение совместно со службой делопроизводства и ведомственным архивом мероприятий по повышению квалификации членов ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций.

Обработка дел для хранения включает:

проведение экспертизы научной и практической ценности документов,

оформление дел,

составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов:

Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.

Итретий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

В состав экспертной комиссии обязательно включают:

должностное лицо, ответственное за документационное обеспечение организации;

должностное лицо, ответственное за архив организации;

специалистов по научной, технической, производственной и другим видам документации;

специалиста по обеспечению защиты информации и др.