Курс лекций по дисциплине документооборот 2013

Неавтоматизированная

технология

1.ручной прием документов, поступивших по электронным каналам (факс, телеграф, электронная почта)

2.ручная печать карточек, подготовка сводок, справок, отчетов, реестров

3.ручное перемещение проекта документа в процессе согласования и утверждения

4.размножение документов и карточек, транспортировка и передача их исполнителям

Неавтоматизированная

технология продолжение

5.ручная регистрация факта передачи документов и резолюций должностному лицу, которая часто не выполняется

6.многократная регистрация одних и тех же документов в журналах и картотеках

7.ручной поиск документов и сбор сведений об их исполнении в картотеках различных подразделений

8.почтовая и курьерская отправка документов и резолюций в филиалы и другие учреждения с ручным составлением реестров

Автоматизированная технология

1.автоматизированный прием документов, поступивших по электронным каналам

2.автоматизированная печать карточек, стандартных сводок, справок и реестров, формирование произвольных отчетов

3.автоматизированная пересылка проекта между согласующими и утверждающими должностными лицами по заранее заданному маршруту

4.автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и карточек по компьютерной сети

5.автоматическая регистрация фактов пересылки и получения документов и резолюций по компьютерной сети

Автоматизированная

технология продолжение

6.однократная первичная регистрация документа в любом подразделении и последующее автоматическое отслеживание движения и исполнения документа в электронных картотеках подразделений

7.автоматизированный сквозной поиск по всем картотекам с учетом прав доступа

8.автоматизация функций оформления рассылки, отправка документов и резолюций в филиалы и другие учреждения посредством электронной почты с защитой их средствами криптографии

Системы электронного управления документами (ЭУД)

Системы электронного делопроизводства

обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационноконтрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.

Системы электронного документооборота обеспечивают

строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий.

Программные решения, созданные российскими компаниями на основе западных систем:

система Office Media компании "Intel-Trust" г. Москва (Lotes Notes);

система "Ириада" компании IBS , г. Москва (Lotus Notes );

комплекс программ "Дел-во" фирмы "ИнТорКон", г.

Челябинск (Lotus Notes);

система "Золушка-Кабинет" НТЦ ИРМ, г. Москва, (Lotus Notes);

решения компании АО "Весть", г. Москва (Pocs Open);

решения компании "Метатехнология", г. Москва

(Staffware Excalibur);

система Optima - Work Flow компании АОЗТ

"Оптима" (MS Exchange , MS SQL).

Наибольшее распространение на российском рынке получили:

“Евфрат-документооборот”,

“БОСС-Референт”,

“Гран-док”,

“CompanyMedia”,

“LanDocs”,

“Золушка”,

“Оптима Workflow”,

“Дело”.

Большинство отечественных систем делопроизводства и документооборота предоставляют функции:

Обработка и хранение документов: регистрация

Управление потоками работ

Контроль исполнительской дисциплины

Поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск

Работа с взаимосвязанными документами

Регламентация прав доступа

Списание документов "в дело"

Интеграция с внешними системами электронной почты и ряд других.