Курс лекций по дисциплине документооборот 2013

Содержание

1.Влияние внедрения вычислительной техники на образование документов.

2.Документ в электронной форме.

3.Создание электронного документа. Преимущества и недостатки.

4.Защита документов.

Операции на ПК, облегчающие создание документа:

введение дополнений;

изъятие ненужных частей;

перестановка фрагментов текста;

возможность работы сразу с двумя документами;

наличие в программе словаря синонимов;

автоматическая проверка орфографии;

выделение части письма за счет сочетания разных шрифтов;

создание документа, соответствующего требования ГОСТа с помощью форматирования текста документа и установкой полей.

Для характеристики документа в базе данных отмечают:

дату получения;

регистрационный номер;

подразделение;

корреспондента;

дату создания документа;

номер документа;

количество листов в документе;

количество листов приложений;

вид документа;

краткое содержание.

В электронную регистрационную карточку на документ вносят данные:

регистрационный и валовой номер;

дату;

вид документа;

заголовок; содержание;

ключевые слова;

имя автора;

объем;

имя исполнителя и т.д.

Защита документов.

Восстановление текста. Для этой операции используют Norton UnErase .

Пароль. Задача пароля служить защитой от случайного доступа к информации в ПК.

Антивирусная защита. Компьютерный вирус - это специально написанная программа, способная самопроизвольно проникать и внедряться в другие программы, что ведет к негативному эффекту.

Вирусы вызывают:

повреждение или уничтожение данных;

зависание ПК;

замедление работы ПК;

появление на экране посторонних знаков;

нарушение файловой структуры диска.

Тема 11. Использование новейших технологий при документировании

Содержание

1.Бездокументный обмен информацией в управлении.

2.Программные системы автоматизации документооборота. ЭОС.

3.Программа «Электронная Россия».

4.Электронная почта.

По данным западных консалтинговых компаний, при

работе с бумажными документами:

около 15% всех документов безвозвратно теряется;

до 30% рабочего времени сотрудников затрачивается на поиски необходимых материалов;

для каждого документа создается в среднем 19 его копий.