Курс лекций по дисциплине документооборот 2013

Представление

документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения.

составляется руководителями подразделений, их заместителями или заместителями руководителя организации.

Обязательными реквизитами являются наименование подразделения, наименование вида документа, дата, номер, адресат, заголовок к тексту, подпись.

Текст представления содержит следующую информацию:

фамилия, имя, отчество;

дата рождения;

образование работника, на которого составляется

представление;

занимаемая им должность и структурное подразделение;

стаж работы (общий, в данной организации, в данном

подразделении и должности);

оценка служебной деятельности;

повышение профессионального уровня;

оценка деловых и моральных качеств;

участие в общественной работе;

мотивы назначения, перемещения или поощрения;

должность и структурное подразделение, на которую

предлагается назначить или переместить работника.

Служебная записка

это документ составляемый работником или руководителем подразделения по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др. на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Обязательными реквизитами являются

наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

текст состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т. п.

Объяснительная записка

1.документ, объясняющий причины какоголибо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

2.документ, сопровождающий основной документ и поясняющий содержание отдельных его положений (плана, отчета и т.п.).

Оформляется на общем бланке учреждения.

Текст должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства.

Образец оформления объяснительной записки

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

12.01.2005 №46

Сводный отчет об установке оборудования для производства аммиака за 2004 г. не был представлен в указанный срок в связи с отсутствием подтверждения от трех цехов.

Начальник отдела Подпись Ю.П. Елкин

Акт

документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.

составляется комиссией по указанию вышестоящей организации или руководителя.

составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Поводы для составления акта различные:

1.акт приема работ по контракту, объектов

2.акты ликвидации (учреждений, предприятий,

организаций)

3.акт приема-передачи документов (при смене

руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.)

4.акт списания материалов, уничтожения дел,

испорченных товаров

5.инвентаризации

6.коммерческий акт

7.обследования (состояния техники безопасности,

противопожарной безопасности, условий труда,

результатов деятельности)

8.испытаний (образцов, систем, технологий) и др.