16. Информационная природа управления: информация как ресурс и продукт системы управления, извлечение информации из сообщений.
Процесс управления рассматривается как процесс восприятия, преобразования и передачи информации. Основой управления является принятие решений, которые основаны на использовании информации. Степень обоснованности решений зависит от полноты, достоверности и своевременности информации.
Информация – это новые сведения, воспринятые, понятые и оцененные как полезные для решения тех или иных задач.
Информация в системах управления может быть двух видов:
непрерывная информация – о параметрах производственных физических величин, являющихся непрерывной функцией времени;
дискретная информация – последовательность отдельных сигналов, отдаленных друг от друга временными или пространственными промежутками.
Существует понятие полезная информация, т.е. информация, уменьшающая неопределенность сведений о системе. Отрицательное значение полезной информации расценивается как дезинформация.
Классификация информации:
По типу передаваемой информации:
документальная;
недокументальная, т.е. не зафиксированная на материальном носителе.
По степени аналитико-синтетической переработки:
первичная;
вторичная (переработанная).
По способу распространения информации:
опубликованная;
неопубликованная.
По области получения и исполнения:
по различным областям знаний, научным дисциплинам.
В системе управления могут циркулировать следующие виды информации:
внешняя информация;
внутренняя информация.
Существует общая закономерность извлечения информации из сообщений.
Данные (сообщения)
Приняты Поняты Оценены
Канал
связи
Семантический
фильтр
Прагматический
фильтр
Информация
Потеря
данных вследствие: Физического
шума Семантического шума Прагматического
шума
Физический фильтр связан с заданной пропускной способностью канала связи – части материальной среды, по которой передается сообщение. Если орган управления не в состоянии воспринимать все поступающие сообщения, то часть из них теряется вследствие физического шума.
Семантический фильтр связан с пониманием сообщения. Все непонятные данные будут потеряны вследствие семантического шума.
Прагматический фильтр – это оценка полезности данных. Та часть сообщения, которая не будет полезна для дела, теряется из-за прагматического шума.
17. Коммуникационные процессы в организации: схема коммуникационного процесса; проблемы, возникающие при организации информационных потоков; эффективность коммуникационных процессов; совершенствование коммуникаций в организации.
Обмен информацией, т.е. коммуникационный процесс, призван обеспечить понимание информации, являющейся предметом обмена.
Выделяют 4 элемента коммуникационного процесса:
Отправитель – лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию.
Сообщение, т.е. собственно информация, закодированная с помощью символов.
Канал связи, т.е. средство передачи информации.
Получатель – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует эту информацию.
Выбор
канала связи
Отправитель идея Генер. сообщение канал связи
идеи
Кодирование
идеи
Получатель
предпринять
действие обратная
связь
декодирует
Обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, осуществив действия, которые ждал от него отправитель.
Большая роль в коммуникационном процессе принадлежит обратной связи. Обратная связь позволяет улучшить обмен информацией за счет подавления шумов обеими сторонами. Тем не менее шум в системе присутствует всегда в следствие следующих причин (препятствия обмену информацией):
Языковой барьер– это прежде всего использование при общении специализированных языков, т.е. использование терминов, не понятных другим специалистам; затрудняет общение использование канцеляризма, т.е. в связи с тем, что устная речь всегда эффективнее, чем письменная, то использование формализованного языка в приказах, распоряжениях затрудняет коммуникационный процесс.
Компетенция участников обмена информацией:
а) предвзятость, которая заключается в неприятии фактов, не соответствующих сделанной ранее оценке ситуации;
б) специализация работников, которая делает их кругозор узким, специалисты видят только близкие им стороны проблемы.
Самозащита инициаторов обмена информацией, т.е. различие в статусе работников, при этом идет искажение информации как от подчиненного к руководителю, так и наоборот.
Географическое расстояние между участниками обмена информацией– ежедневный личный контакт стимулирует общение. В силу географического фактора работники утрачивают эти возможности и возникают трудности в определении, какая информация нужна.
Самозащита инициатора информации– сообщения, идущие вверх обычно «подслащиваются»: благоприятные сведения выпячиваются, а ошибки и неудачи затеняются и приукрашиваются. В свою очередь, информация, идущая сверху вниз, также приукрашивается. Руководители объясняют свое поведение и действия в свете собственной мудрости и благосклонности по отношению к подчиненным.
Влияние другой работы– в обычной рабочей ситуации работнику не хватает времени и он устанавливает приоритеты в отношении предъявляемых к нему требований. Он чаще уделяет времени рабочим ситуациям, требующим немедленного вмешательства, чем составлению отчетов. Постоянные требования давать сведения о своей работе вызывают у него недовольство, т.к. он расценивает их как обвинение в недобросовестности.
Специальные ограничения в распределении информации.
Совершенствование коммуникации в организации:
Необходимо обеспечить управление информационными потоками, т.е. четко представлять потребности в информации всех уровней управления и всех подразделений и организовать потоки информации в соответствии с этими потребностями.
Использование в коммуникационном процессе параллельно нескольких каналов связи
Проявление постоянного внимания к процессам обмена информацией со стороны руководства и организация системы обратной связи.
Использование современных информационных технологий.