657_Smolovik_G.N._Teorija_menedzhmenta_

Рекомендуется использовать следующие шкалы:

Табл.3.5 Шкала оценка важности для отрасли

3.5. Процесс управления организацией. Функции менеджмента

Процесс управления компанией представляет собой непрерывный цикл, состоящий из 7 основных этапов, функций управления и связующих процессов:

1.прогнозирование,

2.планирование,

3.организация,

4.координация,

5.мотивация,

6.контроль,

7.анализ.

Вобщем случае функцией менеджмента называется вид деятельности работников аппарата управления, основанный на разделении и кооперации управленческого труда. Исходным этапом управленческого цикла является прогнозирование.

Прогнозирование

Под прогнозированием понимается процесс исследования, направленный на выявление тенденций развития организации и ее внешнего окружения.

Целью прогнозирования, прежде всего, является побуждение к размышлению о том, что может произойти во внешней среде и к каким последствиям для организации это приведет. Прогнозирование позволяет оптимизировать деятельность компании, более точно распределить ресурсы.

В соответствии с прогнозами принимаются решения о том, куда и в каких объемах направлять инвестиции, какие дополнительные производственные мощности потребуются и через какой период времени (например, операторы сотовой связи на основании прогнозов принимают решения об увеличении кол-ва базовых станций, контроллеров, коммутаторов и других элементов сети); какие техноло-

61

гии и услуги необходимо реализовать, чтобы успешно действовать на рынке в условиях жесткой конкуренции.

Целью прогнозирования также является побуждение к размышлению о том, что может произойти во внешней среде и к каким последствиям для организации это приведет. Прогнозирование повышает бдительность менеджеров и, следовательно, их способность реагировать на изменения.

Важно, чтобы в компании процесс прогнозирования был определенным образом формализован, т.е. должна быть описана методика его разработки, последовательность прохождения по всем подразделениям с четким указанием применяемых методов построения прогноза, сроков и форм подачи информации. Если это не сделано, то процесс прогнозирования будет происходить стихийно. Выявляя отклонения прогнозных значений от фактических, невозможно будет определить, почему так произошло, соответственно, не сможем сделать выводов для недопущения этих ошибок в будущем, для повышения точности прогнозирования. Прогнозирование повышает бдительность менеджеров и, следовательно, их способность реагировать на изменения.

Результатом данного этапа является некое научно обоснованное предположение о состоянии системы управления в будущем (прогноз). Прогноз является основанием для планирования. Необходимо составить долгосрочные прогнозы:

-основных тенденций в экономике,

-направлений развития в отрасли,

-прогноз достижений научно-технического прогресса(с точки зрения возможности появления новых технологий),

-прогноз потребностей в продукции предприятия,

-возможность появления товаров заменителей,

-прогноз доступности ресурсов и т.д.

Прогнозирование позволит получить предположительную оценку положения предприятия на рынке в будущем.

Планирование

С управленческой точки зрения, планирование – это центральная функция менеджмента. Ее содержание состоит в умении предвидеть цели организации, результаты ее деятельности и ресурсы, необходимые для достижения этих целей. По сути, план – это инструкция для менеджеров, описывающая какую роль каждая часть организации должна выполнять в процессе достижения главной цели. Планирование должно дать ответы на следующие 4 вопроса:

1.Что хочет представлять собой компания?

2.Где она находится в настоящее время?

3.Куда она собирается двигаться?

4.Как, при помощи каких ресурсов могут быть достигнуты цели компании?

Можно сказать, что планирование наводит мостик между существующим положением дел и тем, которого необходимо достичь. Исходным этапом плани-

62

рования является постановка целей, т.е. формулирование ожидаемых результатов деятельности подразделения.

Организация

Функция организации состоит в установлении взаимоотношений между всеми подразделениями организации, определении порядка и условий ее функционирования. Данная функция предполагает определение методов и средств достижения поставленной цели, обеспечение необходимыми ресурсами (материальными, трудовыми и финансовыми и т.д.). На данном этапе осуществляется делегирование полномочий и ответственности, т.е.определяется, кто какую задачу будет выполнять, нести ответственность за ее достижение и к какому сроку.

Делегирование – это передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Это средство, при помощи которого менеджер распределяет среди сотрудников многочисленные задачи, которые должны быть выполнены для достижения целей всей организации. Если задача не делегирована другому человеку, руководитель вынужден будет выполнять ее сам. Это во многих случаях невозможно, так как время и способности руководителя ограничены.

Координация

Главная задача, решаемая на данном этапе, заключается в обеспечении согласованности действий всех подразделений, участвующих в процессе достижения цели.

Координация осуществляется посредством проведения совещаний, контактов между руководителями, согласованием планов-графиков, внесением в них коррективов. На данном этапе должно быть определено, как будет осуществляться процесс информирования сотрудников, в организации должна быть разработана и поставлена система документооборота.

Мотивация

На данном этапе необходимо определить, каким образом вы будете мотивировать сотрудников, т.е. какая форма мотивации будет преобладать – материальная или не материальная. При этом очень важно учитывать мотивационные потребности сотрудников. Система материального стимулирования обязательно должна быть формализована. Это позволит избежать неправильных управленческих решений и как следствие конфликтов. Система мотивации должна решать три задачи:

1.удержание сотрудников в организации,

2.обеспечение приверженности сотрудников,

3.повышение результативности работы.

63

В условиях современного рынка труда работодателю стоит серьёзно позаботиться об удержании полезных работников в организации. Новый сотрудник может оказаться не лучше старого, к тому же его придётся заново обучать. Разными людьми на работе движут разные мотивы. Понимание этих мотивов помогает руководителю достигать поставленных целей. Он должен определить, какие действия и качества сотрудников хочет поощрить, а затем установить каждому соответствующий его интересам вид поощрения. Признание и положительный результат являются самыми сильными мотиваторами. Один из широко используемых способов показать, что сотрудник добился достижения – это премия или бонус. Чрезмерное пристрастие к критике при отсутствии позитивной «обратной связи» создает атмосферу напряженности и неприязни.

Контроль

Контроль бывает 3-х видов:

предварительный,

текущий,

заключительный.

Предварительный контроль осуществляется до начала реализации проекта. Его целью является определение оптимальности предлагаемых планов.

Текущий контроль осуществляется в процессе достижения целей. Позволяет получить ответ на вопрос насколько успешно проходит реализация нашего проекта. Его целью является своевременное обнаружение отклонений от намеченных планов.

Заключительный – по истечении срок реализации проекта, показывает, смогла ли организация достичь поставленной цели. На данном этапе проводится оценка фактических результатов работы организации и их сравнение с ожидаемыми (планируемыми).

64

Анализ

Анализ предполагает выявление причин недостижения цели организации. В случае серьезного расхождения должен быть разработан комплекс мер по недопущению наступления этих событий в будущем.

Связующими нитями всех блоков управленческого цикла являются коммуникации.

Коммуникация – это процесс передачи информации от одного субъекта к другому. Субъектами могут выступать как отдельные люди, так и целые подразделения. Различают вертикальные коммуникации и горизонтальные коммуникации.

Вертикальные коммуникации – это процесс передачи информации между разными уровнями управления. Передача информации может осуществляться как снизу вверх, так и сверху вниз. Горизонтальные коммуникации предполагают передачу информации между отделами организации, а также между отдельными исполнителями на одном уровне управления.

Рассмотренные функции менеджмента в специальной литературе принято называть общими функциями менеджмента, так как они характерны для всех видов организаций. Кроме общих функций, существуют также специальные и конкретные функции менеджмента.

ФУНКЦИИ МЕНЕДЖМЕНТА

Рис. 3.8. Классификация функций менеджмента

65

Контрольные вопросы

1.В чем заключается отличие формальной и неформальной организации? Приведите примеры целей деятельности организации.

2.Перечислите основные составляющие внутренней среды организации?

3.В чем состоит цель анализа внутренней среды организации?

4.Приведите примеры факторов среды прямого и косвенного воздействия.

5.В чем состоит суть метода STEP-анализа?

6.Приведите примеры сильных и слабых сторон организации, а также возможностей и угроз.

7.В чем заключается отличие методов SWOT-анализа и SNW-анализа?

8.Перечислите основные этапы управленческого цикла.

9.В чем состоит сущность функций прогнозирования и планирования?

10.Что такое делегирование?

11.Какие существуют средства осуществления координации деятельности подразделений?

12.В чем состоит функция мотивации? Какие формы мотивации вам известны?

13.Что является целью предварительного, текущего и итогового контроля?

14.Приведите пример вертикальных и горизонтальных коммуникаций.

Тема 4. Прогнозирование как функция менеджмента

4.1. Понятие прогнозирования. Виды прогнозов

Проблема прогнозирования, вследствие быстрых и трудно предсказуемых изменений внешней среды, является особенно сложной. С учетом этих трудностей и ошибок в прогнозах многие специалисты были вынуждены заговорить о тщетности прогнозирования. На самом деле прогнозирование – это обязанность, которую в явной или неявной форме должны выполнять все организации.

Зачем нужны прогнозы?

На основе прогнозов строятся планы стратегического развития, разрабатываются программы, описывающие конкретные действия с целью максимального удовлетворения потребностей. В соответствии с прогнозами принимаются решения о том, куда и в каких объемах направлять инвестиции, какие дополнительные производственные мощности потребуются и через какой период времени, какие технологии и услуги необходимо реализовать, чтобы успешно действовать на рынке в условиях жесткой конкуренции.

Целью прогнозирования также является побуждение к размышлению о том, что может произойти во внешней среде и к каким последствиям для организации это приведет. Прогнозирование повышает бдительность менеджеров и, следовательно, их способность реагировать на изменения.

Основой прогнозирования является детальное изучение прошлого, анализ тенденций развития. Чем лучше мы понимаем эти закономерности и можем ма-

66

тематически их описать, тем выше вероятность построения достоверного прогноза. В условиях рыночной экономики деятельность предприятий в значительной степени зависит от того, насколько достоверно они могут предвидеть перспективы своего развития в будущем.

Различие понятий «планирование» и «прогнозирование»

Несмотря на актуальность проблемы прогнозирования в современной экономической литературе существуют неоднозначные трактовки терминов «планирование» и «прогнозирование». В связи с этим, прежде всего, следует определиться с содержанием указанных понятий.

Под прогнозированием будем понимать процесс исследования, направленный на выявление тенденций развития объекта и его внешнего окружения.

Прогноз – это вероятностное научно-обоснованное суждение о перспективах, возможных состояниях того или иного объекта или явления в будущем.

Планирование же предполагает разработку комплекса действий (мероприятий) по достижению желаемого результата, определение последовательности и сроков их реализации.

Процесс прогнозирования

Процесс прогнозирования включает в себя ряд последовательных этапов, представленных на рисунке 4.1.

Рис. 4.1. Процесс прогнозирования

Прогнозирование – процесс сложный, трудоемкий и весьма дорогостоящий для компании, поэтому исходным этапом процесса прогнозирования является идентификация потребности в прогнозной информации. На данном этапе необходимо ответить на вопросы: «Для чего необходим данный прогноз? Каким образом он будет использован для подготовки и принятия решения на том или ином уровне управления?» Далее необходимо провести идентификацию участников процесса прогнозирования: субъекта, заказчика и потребителя прогноза.

Субъект прогнозирования – это организация, подразделение или отдельное лицо, осуществляющее разработку прогноза.

Заказчик прогноза - организация, подразделение или отдельное лицо, выдающее задание на прогноз, выступающее инициатором его разработки.

Потребитель прогноза - организация, подразделение или отдельное лицо, использующе его результаты в своей деятельности. В отдельных случаях потребителем прогноза может являться заказчик.

67

Следующим необходимым этапом процесса прогнозирования является изучение объекта исследования, в ходе которого проводится сбор и анализ информации, а также выявление причинно-следственных связей, определение основных источников информации. Для выбора адекватных методов прогнозирования целесообразно провести оценку доступных временных, трудовых и финансовых ресурсов.

Процесс прогнозирования в организации должен быть формализован, т.е. должна быть описана методика его разработки, последовательность прохождения по всем подразделениям с четким указанием применяемых методов построения прогноза, сроков и форм подачи информации. Если это не сделано, то процесс прогнозирования будет происходить стихийно. Выявляя отклонения прогнозных значений от фактических, невозможно будет выявить причины и разработать мероприятия для недопущения этих ошибок в будущем и повышения точности прогнозирования.

Выбор метода прогнозирования зависит от множества факторов, в т.ч. от наличия данных, желаемой точности прогноза, временных и стоимостных затрат на его разработку, а также от необходимого вида прогноза. Классификация видов прогнозов по различным признакам представлена в таблице 4.1.

Для того, чтобы успешно выполнять функцию прогнозирования необходимо знать какие существуют методы прогнозирования, уметь применить соответствующую технику расчетов, понимать преимущества и ограничения каждого из них, когда какие методы лучше применять.

4.2. Классификация методов прогнозирования

Под методами прогнозирования понимается совокупность приемов, позволяющих на основе анализа ретроспективных данных, а также внешних и внутренних связей объекта прогнозирования вывести суждения определенной достоверности относительно его будущего развития.

В работах отечественных и зарубежных учёных предлагается множетво вариантов классификации методов прогнозирования, одной из наиболее актуальных, с практической точки зрения, является классификация, представленная на рис. .2.

Методы прогнозирования

метод

проецирования

тренда

Рис. 4.2. Классификация методов прогнозирования [27]

Количественные методы прогнозирования требуют значительного количе-

ства статистических данных и при их отсутствии не могут быть использованы. К количественным методам прогнозирования относятся:

методы анализа временных рядов;

69

каузальные или причинно-следственные методы.

Рассмотрим каждую группу более подробно.

4.3. Методы анализа временных рядов

Временным рядом называется последовательность значений некоторого показателя во времени.

Например:

количество пользователей Интернет по годам;

телефонная плотность по годам;

объем продаж и т.д.

Различают два вида временных рядов:

моментные;

интервальные.

В моментном ряду значения рассматриваемого показателя отнесены к определенным моментам времени (см. табл.4.2).

Табл. 4.2. Моментный ряд

В интервальном ряду указаны соответствующие промежутки времени, интервалы (см.табл.4.3).

Табл. 4.3. Интервальный ряд

Графически они могут быть представлены следующим образом:

70