657_Smolovik_G.N._Teorija_menedzhmenta_

существует такая методика по бизнес-планированию: «Инструкция по расчету основных технико-экономических и финансовых показателей и заполнению форм-таблиц бизнес-плана на стадии проектирования для предприятий связи». Данная инструкция была разработана ОАО «Гипросвязь». Она регламентирует формы таблиц и порядок выполнения расчетов.

Техническое обеспечение процесса планирования – это компьютеры и друга оргтехника. Программное обеспечение – это специальные программы, позволяющие существенно упростить процесс выполнения расчетов, исключить возможность возникновения случайных ошибок и, в конечном итоге, повысить эффективность деятельности компании.

В области бизнес-планирования имеется достаточно большое количество программ, наиболее популярными являются:

Project Expert является разработкой компании «Pro-Invest Consulting». Предназначена для создания финансовой модели нового или действующего предприятия независимо от его отраслевой принадлежности и масштабов. Данная программа позволяет подготовить бизнес-план международного образца (в соответствии с рекомендациями UNIDO). Позволяет разработать детальный финансовый план и определить потребность в финансовых ресурсах на перспективу, разработать план развития предприятия. Программа позволяет разрабатывать и анализировать проекты сроком до 50 лет, обеспечивая шаг расчета по дням. Предусмотрена возможность учета рабочих и нерабочих дней, доступен просмотр финансовых показателей по месяцам на весь период проекта.

Пакет COMFAR (Computer model for reporting) – компьютерная мо-

дель для анализа выполнимости и создания отчетов

Первая версия была создана еще в 1983 году. Разумеется, с тех пор она изменилась неузнаваемо хотя бы потому, что сменилось несколько поколений операционных систем. Серьезная моделирующая система, имитирующая денежные потоки с возможностью оценки эффективности и большим количеством разнообразных графиков. Главным преимуществом системы является реализация общепризнанной методики ЮНИДО – Организации Объединенных Наций по промышленному развитию. Эта методика гарантирует специалисту понимание его бизнесплана западными финансистами. Она подсказывает, какие пункты и как должны быть освещены, каким вопросам уделить больше внимания, каким меньше, какие проводить расчеты и даже какие нужны иллюстрации и сколько. Составлять биз- нес-план по ЮНИДО можно для любой отрасли и сферы деятельности универсальность методики – это ее сильная сторона. Ее недостатком является то, что не учитываются специфические особенности отдельных видов предпринимательской деятельности. Таким образом, многие возможности проекта оказываются ограничены.

Пакет АЛЬТ-ИНВЕСТ

Пакет «Альт-Инвест» создан исследовательско-консультативной фирмой АЛЬТ. Он представляет собой комплекс взаимосвязанных электронных таблиц в среде MS Excel. Это позволяет эксперту изучить все расчетные формулы, проследить логику формирования результатов из исходных данных, свободно ориентироваться в методике и расчетных таблицах.

141

В последние годы на рынке прикладного программного обеспечения появилось достаточно большое количество аналогичных разработок, реализованных в среде MS Excel. Для того, чтобы выбрать наиболее подходящий продукт необходимо оценить возможности каждой из них. Для начала познакомиться с демонстрационной версией, а затем уже приобретать и лицензионную версию. Весьма похожим инструментом является программа «Мастерская бизнес-

планирования».

Для сетевого планирования и управления реализацией проекта могут быть использованы системы «Microsoft Project», «Timeline». Они позволяют разработать сетевой график, календарный план реализации проекта, отслеживать уровень загрузки ресурсов, проводить оптимизацию. Это наиболее известные программные продукты, позволяющие автоматизировать плановую работу на предприятии.

Помимо указанных прикладных программных продуктов существуют также корпоративные информационные системы (например, «Галактика»). Это разработка российско-белорусской одноименной корпорации. Ее отличительной особенностью является комплексность, т.е. она предназначена для автоматизации всех функций управления предприятием, в т.ч. финансовое планирование, управление кадрами, бухгалтерский учет, оперативное управление и т.д.

ТЕМА 6. Организация и координация в системе менеджмента. Правила проведения совещаний

Совещание – это один из видов управленческой деятельности, когда определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее подготовленным вопросам. Алгоритм проведения совещания представлен на рис.6.1.

Определение цели совещания

Подготовка повестки дня

Определение состава участников

Назначение даты, места и времени проведения совещания

Проведение совещания

Подведение итогов

Рис. 6.1. Алгоритм подготовки и проведения совещания

142

Начиная подготовку совещания, прежде всего, необходимо задаться вопросом: “С какой целью проводится это совещание?”. Совещание не стоит проводить в случае, если вопрос может быть решен в личной беседе, по телефону или по электронной почте, а также в том случае если предмет обсуждения носит конфиденциальный характер. Цели проведения совещания могут быть разными, в т.ч.:

установление обратной связи и получение информации,

вовлечение персонала в решение проблемы,

ознакомление с новой информацией,

анализ или решение проблемы,

принятие решения,

выяснение состояния дел по конкретному проекту.

Всоответствии с целями выделяют следующие виды совещаний:

совещание по решению проблемы,

совещание – «отчет»,

совещание – «презентация»,

совещание – «обратная связь»,

совещание комбинированного типа.

6.1.Повестка дня и регламент совещания

Любое совещание, каким бы коротким оно ни было, должно иметь письменную повестку дня. Её следует распространить заблаговременно, чтобы у всех участников была возможность подготовиться.

Повестка дня – это компас, документ, от которого нельзя отступать, и только в этом случае поставленная вами цель будет достигнута. Совещания без повестки дня очень часто превращаются в обсуждения общего характера, участники которых не сосредотачиваются на ключевых вопросах. В повестке дня обычно находят отражение следующие моменты:

тема совещания,

дата, время и место проведения, продолжительность,

порядок обсуждения вопросов с учетом их срочности, сложности и производственной необходимости;

список выступающих и время на обсуждение каждого вопроса. Пример формы повестки дня представлен в таблице 6.1.

Табл. 6.1. Форма повестки дня

Дата проведения совещания

Вопросы, не включенные в повестку, на совещании не обсуждаются. В повестку дня не рекомендуется включать раздел “разное” - это позволит держать ситуацию под контролем. При подготовке повестки дня, вопросы, которые требуют присутствия приглашенных, рекомендуется ставить первыми. После их рассмотрения пригашенные могут уйти. Не стоит требовать от людей досиживать все совещание до конца, если они задействованы только в одном или двух пунктах повестки дня.

Общая продолжительность совещания должна быть ограничена. Порядок и продолжительность выступлений (регламент) необходимо обдумать заранее. В начале совещания следует согласовать с участниками правила совместной работы, в т.ч. ограничение по времени выступлений. Оптимальная продолжительность совещания - 1 час. При более продолжительном обсуждении резко снижается результативность, концентрация внимания ослабевает.

6.2.Состав участников

Впроцессе подготовки совещания также необходимо продумать состав участников. Приглашать на совещание следует лишь тех, без кого действительно нельзя обойтись. Если предстоит совещание по решению проблемы, то для выработки новых идей необходимы компетентные и способные к творчеству, обладающие нестандартным подходом к решению задач сотрудники, а также те, кому будет поручено реализовывать план действий. Приглашение большинства преданных руководству, но не компетентных в решении вопросов сотрудников едва ли будет способствовать выработке конструктивных идей. Если

144

предстоит совещание «обратная связь», следует пригласить тех сотрудников, которые могут получить или дать полезную информацию.

6.3.Время проведения совещания

Самое благоприятное время для проведения совещаний – утро (с 9 до 11). Впрочем, многое зависит от режима работы предприятия, от графика работы участников совещания. Крайне нежелательно устраивать совещания утром в понедельник и во второй половине дня в пятницу. Для людей это не самое продуктивное время.

Определяя время начала совещания, примите во внимание ритм работы, чтобы не заставлять людей в течение дня переключаться с одного вида работы на другой, заседания лучше проводить в начале или в конце рабочего дня. Плановые совещания по решению проблем рекомендуется проводить в середине недели. Информирование-инструктирование - в понедельник или пятницу. Начало и конец совещания лучше планировать так, чтобы не оставалось «пустых» отрезков времени: если оно закончится за 15 минут до обеда, то это будут потерянные минуты.

При планировании совещания руководствуйтесь принципом: “Чем короче, тем лучше”. Однако не переборщите: во всем должен соблюдаться принцип разумной целесообразности!

6.4.Подготовка помещения

Расположение участников во время совещания влияет на его эффективность. Помещение должно быть достаточно просторным, проветриваемыми хорошо освещенным. Число стульев должно соответствовать числу участников. Помещение для проведения совещания должно отвечать следующим требованиям:

Быть удобным, иметь достаточно места, чтобы участник совещания не упирался локтем в бок соседа, а коленями в стоящий впереди стул. Однако положение полулежа в мягком кресле тоже нежелательно – клонит в сон. Удобство предполагает также хорошее освещение, нормальную температуру, свежий воздух, ибо духота способна разморить любую, даже самую стойкую, аудиторию.

Ничто не должно отвлекать внимание участников: ни телефонные звонки,

ни шум городского транспорта, ни слишком зрелищный пейзаж за окном. Без необходимых вспомогательных средств хорошее совещание не орга-

низовать. Что нужно в первую очередь?

Чем писать и на чем писать. Вспомните вопрос, способный нарушить ход любого совещания: “Послушайте, есть у кого-нибудь ручка?”, или “листик бумаги” или что-то еще.

Наглядные пособия и другие демонстрационные материалы. Недаром говорят, что лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Таблицы, схемы, диаграммы – все должно быть подготовлено заранее и своевременно

145

роздано участникам. Если речь пойдет о слайдах, нужно заранее подготовить и проверить проектор и экран. То же самое касается показа видео.

Копировальное оборудование. Оно не обязательно должно находиться в данном помещении. Тем не менее, если возникнет необходимость срочно размножить и раздать участникам определенные документы, это должно быть сделано оперативно.

Прочее оборудование. Для больших залов используют микрофоны, трибуну или специально оборудованное место для выступающего. Для небольшой аудитории все это не существенно. Тем не менее, могут оказаться очень полезными настенная доска и мел, либо большие листы бумаги и фломастеры.

Расположение участников в помещении

Круг уместен для проведения неформальных дискуссий, обмена информацией и неформального общения.

Полукруг уместен для проведения совещаний по решению проблем, принятию решений, планированию. В этом случае эффективно использование демонстрационных материалов. В полукруге должны сидеть все участники совещания без исключения.

Длинный овал – провоцирует каждого участника либо сфокусировать все внимание на человеке во главе стола, а не на обсуждаемом предмете, либо, если он окажется не в состоянии держать это внимание, на человеке, сидящем напротив участника, что очень ограничивает возможности конструктивного обсуждения. Такое расположение подойдет для совещания «отчет» или «презентация».

6.5.Роли и функции участников совещаний

Председатель совещания

Председатель должен заранее подготовиться к своей роли (ознакомиться с повесткой, просмотреть список выступающих и проект постановления). Следует быть пунктуальным, начинать собрание в строго назначенное время, следить за тем, чтобы были соблюдены все формальности (ведение протокола и т.д.).

Руководитель совещания (председатель) выполняет следующие функции:

формулирует цели совещания,

предлагает различные варианты организации совещания и добивается соглашения по процедурным вопросам;

предоставляет всем участникам равные возможности;

ведет и направляет ход дискуссии, при необходимости задает уточняющие вопросы выступающему;

представляет ораторов, если в этом есть необходимость;

следит за тем, чтобы могли высказаться все желающие;

следит за ходом совещания, соблюдением дисциплины в зале и выполне-

нием регламента.

Председатель должен пресекать посторонние разговоры, лишать слова грубиянов или болтунов, вышедших за рамки регламента. Нельзя позволять часами

146

монотонно бубнить одному-двум докладчикам. Следует быть внимательным к своим словам или репликам, никого не обидеть и не сделать объектом насмешки Практически в любом коллективе найдутся 1-2 человека, которые регулярно нарушают ход любого совещания. Их условно можно распределить по нескольким характерным группам, требующим специфического подхода со стороны ведущего. В таблице 6.2 представлены соответствующие рекомендации.

Табл. 6.2. Рекомендации по управлению ходом совещания

Ведущий протокол (секретарь)

Секретарь записывает предложения участников их словами или спрашивает разрешения переформулировать сказанное (например, чтобы сделать запись в краткой форме) Старается не перефразировать и не интерпретировать высказывания участников. Если необходимо, просит участников говорить медленнее, повторять сказанное. Просит участников проверить смысловую правильность записей. Остается нейтральным и не участвует в обсуждении.

Протокол – это документ с записью всего происходящего на совещании.

Впротоколе фиксируется следующая информация:

дата совещания, повестка дня,

состав участников,

темы докладов, ФИО докладчиков и продолжительность доклада,

решения (если решения принимаются голосованием, то должно быть отмечено количество голосов за / и против),

подпись ведущего,

подпись секретаря.

147

6.6.Завершение совещания. Подведение итогов.

Взавершении совещания председатель должен выступить с заключительным словом, подвести итоги работы, озвучивает решения, что были приняты, называет ответственных, сроки реализации решения, промежуточные точки контроля (если необходимо) по каждому решению. Например, «Итак, мы сей-

час договорились… все согласны с этим?»

Протокол, в котором зафиксировано основное содержание выступлений и формулировка принятых решений, рассылается по электронной почте всем участникам.

Обязательно заканчивайте совещание призывом к действию. Воодушевите всех присутствующих на какие-либо конкретные действия, вытекающие из решений совещания. Дайте понять присутствующим, что Вы намерены следовать принятым решениям. Удачная шутка в конце совещания – хороший способ его завершения.

Завершать совещание необходимо точно в назначенное время. Это обеспечит вам репутацию умелого организатора. Хороший председательствующий

–это половина успеха любого совещания. Хорошими председателями не рождаются, ими становятся!

Вслучае если Вас пригласили на совещание, старайтесь придерживаться следующих правил:

будьте пунктуальны,

будьте хорошо подготовлены,

будьте активны,

будьте внимательны,

будьте немногословны,

будьте вежливы,

будьте сосредоточены, обращайте внимание на выступления, а не на выступающих,

будьте ориентированы на действие – следуйте принятым решениям.

Контрольные вопросы

1.Назовите основные виды совещаний?

2.Что такое повестка дня?

3.Какие функции выполняют председатель и секретарь совещания?

4.Как следует подготовить помещение к проведению совещания?

5.В какое время лучше проводить совещание?

6.Какова оптимальная продолжительность совещания?

7.Какая информация отражается в протоколе совещания?

8.Согласны ли Вы с утверждением, что на совещание следует приглашать максимальное количество участников?

148

ТЕМА 7. Мотивация как функция менеджмента

7.1.Понятие мотивации

Внастоящее время в обиходе менеджеров можно услышать различные трактовки понятия мотивация. Одни отождествляют мотивацию со стимулированием, другие полагают, что это сугубо внутреннее ощущение готовности к действиям. Мотивация является сложным и неоднозначным процессом. Попробуем разобраться, что же представляет собой мотивация, каковы ключевые особенности данного понятия, каков ее психологический механизм? Чтобы правильно понимать процесс мотивации, необходимо разграничить такие понятия, как потребность, мотив, стимул.

Потребность – это испытываемая человеком нужда в чем-то.

Мотив – это проявление потребности, готовность что-то предпринять для

ееудовлетворения.

Например, если человек испытывает чувство голода (потребность в пище), он готов удовлетворить это чувство различными способами, у него возникает мотив самостоятельно приготовить обед, купить что-то в магазине или пообедать в кафе.

Стимулы – это внешние раздражители, способствующие повышению интенсивности определенных мотивов в действиях человека. Стимулы по способу воздействия на подчиненных можно разделить на поощрения и принуждения.

К стимулам принуждения относятся замечания, выговоры, лишение премий, перевод на нижеоплачиваемую или неинтересную работу и т.д. Стимулы поощрения – премии, благодарности, повышение по службе. Таким образом, понятия мотивация и стимулирование не являются синонимами.

Стимулирование предполагает использование внешних побудителей для желаемого трудового поведения сотрудника во благо организации.

Мотивация – это внутренний процесс побуждения к деятельности для достижения личных целей или целей всей организации, т.е. происходящий в самом человеке и направляющий его поведение в определенное русло.

Ни одна компания не может развиваться без настроя работников на работу с высокой отдачей, без высокого уровня приверженности персонала,без заинтересованности членов организации в конечных результатах ибез их стремления внести свой вклад в достижение поставленных целей.

Сегодня мотивация персонала становится мощным инструментом конкурентной борьбы. Задачи мотивации руководителям приходится решать изо дня в день, поэтому важно понимать ее психологические основы и закономерности. Существует множество теорий мотивации. Их принято делить на две группы:

-содержательные теории - базируются на анализе потребностей, которые заставляют людей действовать так, а не иначе;

-процессуальные – в фокусе их внимания условия работы, влияющие на трудовое поведение сотрудников.

149

7.2. Содержательные теории мотивации

Наиболее знаменитой содержательной теорией мотивации является теория Абрахама Маслоу. Позволяют ответить на вопрос: «Что именно может мотивировать работника изменить свое поведение?»

Теория мотивации А. Маслоу

Согласно теории потребностей А. Маслоу, человек мотивируется последовательным удовлетворением серии потребностей, образующих определенную иерархию.

Рис. 7.1. Иерархия потребностей А.Маслоу

Первый уровень иерархии занимают физиологические, или базовые потребности (вода, пища, убежище). Далее следуют потребность в безопасности:

-защита от опасностей со стороны окружающего мира,

-от болезней,

-от преступности и т.п.

Третий уровень иерархии - социальные потребности, в т.ч. дружеские отношения, чувство принадлежности к чему-либо, необходимость уверенности в том, что тебя понимают другие.

Четвертый и пятый уровни иерархии составляют вторичные потребности,

ккоторым относятся:

-потребность в уважении (самоуважение и уважение других, репутация, статус, личные достижения, престиж, слава и т.д.);

-потребность в самовыражении - реализация собственного потенциала для непрерывного самосовершенствования.

150