Журнали документів
Журнали документів призначені для реєстрації інформації про введені документи. У зв'язку з цим, кожному виду документа ставиться у відповідність один або кілька журналів, у яких фіксується факт введення документа. Реєстрація документа в журналі здійснюється у виді запису, що містить ідентифікаційні ознаки документа
У типовій конфігурації передбачено кілька журналів документів: "Банк", "Каса", "Заробітна плата", "Товари, реалізація" і ін. Наприклад, у журнал "Банк" автоматично заноситься запис про кожен введений в систему документ по оплаті зробленої або отриманої підприємством через розрахунковий рахунок. Звернутися до списку журналів можна через меню Операції > Журнали документів.
На етапі конфігурування визначається перелік використовуваних журналів, а також склад і форма представлення інформації в кожному з журналів.
Звіти
Облікова інформація, зареєстрована в комп'ютерній системі, є основою для формування звітності. Форми звітів різноманітні. Деякі з них стандартизовані й орієнтовані на використання зовнішніми споживачами: баланс підприємства (форма 1), податкова звітність і т.п. Деякі звіти використовуються усередині підприємства для організації ефективного керування.
З погляду програми, звіт це об'єкт програми, що забезпечує формування деякої вихідної (друкованої) форми документа на основі даних, що містяться в інформаційній базі.
У типовій конфігурації програми міститься деяке досить велике число готових форм звітів. Серед них: Оборотно-сальдова відомість, картка рахунка, аналіз рахунка, баланс (форма 1) і ін.
Звернутися до режиму формування стандартного звіту можна через пункт головного меню програми – Звіти. Також список усіх звітів доступний через меню Операції > Звіти.
Режим конфігурування дозволяє створювати практично необмежене число додаткових форм звітів, а також вносити зміни в порядок формування існуючих звітів.
Найменування форм звітів включені до складу метаданих Через ці найменування можливий доступ до опису властивостей і алгоритмів формування звітів.
Бухгалтерські рахунки
Суть даних об'єктів повною мірою відповідає загальноприйнятому розумінню бухгалтерських рахунків. Кожен рахунок володіє рядом властивостей і характеристик. Характеристики рахунків доступні для перегляду і коректування, що забезпечує гнучке настроювання на різні системи обліку в конкретній країні, на конкретному підприємстві.
Сукупність усіх рахунків, використовуваних підприємством для ведення обліку, називається робочим планом рахунків. Важливо відзначити, що програма дозволяє підтримувати одночасно кілька робочих планів рахунків, кожен з який може мати специфічні властивості. Для плану рахунків задається довжина коду рахунка, кількість рівнів субрахунків, а також кількість знаків у субрахунку кожного рівня.
У розглянутій версії типової конфігурації встановлений один робочий план рахунків. Даний план рахунків має найменування (ідентифікатор) – "Основний". Крім основного плану рахунків до складу конфігурації може бути додане довільне число додаткових планів рахунків, наприклад для ведення паралельного внутрішнього обліку, або обліку за міжнародними стандартами.
Звернемося до плану рахунків у режимі ведення бухгалтерського обліку Це можна зробити через меню Операції > План рахунків.
На екрані розгорнеться список бухгалтерських рахунків, кожен з який має код і найменування, а також ряд інших ознак. Нижче приводиться невеликий фрагмент робочого плану рахунків.
План рахунків являє собою таблицю, кожен рядок якої відображає визначений рахунок або субрахунок бухгалтерського обліку Для кожного рахунка можуть бути встановлені наступні ознаки:
"Код" – повний код рахунка, що включає код рахунка і субрахунку
"Найменування" – найменування рахунка (субрахунку).
"Вал." – ознака ведення валютного обліку, використовується для ведення валютного обліку Якщо по рахунку або субрахунку ведеться валютний облік, то в графі "Вал." ставиться "+".
"Кіл." – ознака ведення кількісного обліку Якщо по рахунку або субрахунку ведеться кількісний облік, то в графі "Кіл." ставиться "+".
"Заб." – ознака забалансового рахунка Якщо рахунок є забалансовим, то в графі "Заб." ставиться "+".
"Акт." – ознака активності рахунка. Дана ознака може мати значення: "А" – активний, "П" – пасивний, "АП" – активно-пасивний. Активність рахунка визначає відображення залишків по рахунку. Активний рахунок має завжди дебетовий залишок – якщо кредитовий оборот перевищить дебетовий, то дебетовий залишок буде негативним. Пасивний рахунок має завжди кредитовий залишок – якщо дебетовий оборот перевищить кредитовий, те кредитовий залишок буде негативним. Активно-пасивний рахунок може мати будь-як залишок, тобто залишок буде дебетовим або кредитової, але завжди позитивним. За замовчуванням, рахунок вважається активно-пасивним.
"Субконто1", "Субконто2" ... – Види субконто рахунка. Значення стовпчиків визначають, що по даному рахунку передбачається ведення аналітичного обліку в зазначених аналітичних розрізах (по видах субконто). Наприклад, якщо вказати в графі "Субконто1" вид субконто "Матеріали", те це означає, що по даному рахунку ведеться аналітичний облік у розрізі матеріалів Як бачимо, план рахунків дозволяє організувати на кожному рахунку облік по декількох аналітичних розрізах.
План рахунків може коректуватися в режимі конфігурування й у режимі ведення обліку Однак потрібно пам‘ятати, що якщо рахунок був введений у план рахунків при конфігуруванні, те він може бути вилучений або змінений тільки в режимі конфігурування.
План рахунків має ієрархічну структуру, найбільш розповсюдженою є дворівнева організація рахунків – рахунок/субрахунок. У цьому випадку рахунок першого порядку може містити або не містити субрахунків. Рахунок, у якого є субрахунки, називають груповим.
Стан рахунка відображається піктограмою, розташованої ліворуч від його коду. Рахунок, що є груповим, тобто він має субрахунки, має піктограму жовтого кольору.
При введенні нового рахунка програма ставить запитання: або будуть у рахунка субрахунки? Якщо відповісти ствердно, то рахунок при записі стає груповим, тобто рахунком верхнього рівня, і надалі може мати субрахунку. Груповий рахунок не може бути використаний у проводках, у них можуть бути використані тільки його субрахунки, що, у свою чергу, не повинні бути групами.
Якщо ж при введенні рахунка відповісти, що рахунок не буде мати субрахунків, то такий рахунок не буде групою, а його піктограма-стан буде пофарбована в синій колір. Рахунок, що не є груповим, можна використовувати в проводках.