1.4.6 Действия с информацией в процессе информационного обеспечения

Ввод и передача информации. В рамках информационного обеспечения ввод и передача информации возможны в пределах следующих систем:

• глобальные сети;

• корпоративные и локальные компьютерные сети;

• системы передачи бумажных документов.

Хранение информации. Основные требования к данной фазе работы с информацией состоят в обеспечении следующих свойств у хранимых данных:

• целостность;

• предметная ориентация данных; историчность, интегрированность; неизменность во времени;

• многоуровневое хранение информации на основе правил организации информационных хранилищ, построение метаданных (данных о данных) на разных уровнях интеграции.

Обработка и анализ информации. Удовлетворение информационных потребностей осуществляется на основе обработки и анализа информации. Эти действия совершаются как в плановом порядке, так и в рамках информационных запросов. Последние бывают следующих видов:

• простые и сложные (многоаспектные) запросы;

• формализованные и неформализованные, нерегламентированные запросы.

Формализованные запросы характеризуются заданностью исходной и выходной информации, а также определенностью алгоритма получения последней из первой. Выделение таких процедур обработки информации позволяет их формализовать, а в дальнейшем и автоматизировать. Вопрос лишь в том, в состоянии ли используемые в организации информационные технологии обеспечить инфраструктуру для этого. Если формализованные действия автоматизированы, то гораздо проще обрабатывать неформализованные случайные запросы. Действия с информацией:

• преобразование, представление в нужной форме; интерпретация информации как совокупности бизнес - объектов (клиенты, договоры и т.д.);

• аналитическая работа, анализ неструктурированной и слабоструктурированной информации; прогнозирование;

• моделирование (информационные, финансовые, математические и эвристические модели, моделирование состояний и процессов, адаптивные модели бизнеса); поддержка принятия решений.

Представление информации. В результате обработки информации формируются документы и отчеты с недокументированной информацией, которые предоставляются органам управления. Основные требования к данной фазе работы с информацией:

• необходимо понимать, что успех связан не только с содержанием, но и с формой представления информации;

• при организации информационного обеспечения следует сформировать правильные требования к пользовательскому интерфейсу;

• надо использовать презентационную графику.

1.4.7 Каким должен быть уровень централизации информационного обеспечения?

Возможны две основные формы организации информационного обеспечения управленческой деятельности, обработки информации и использования технических средств - централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованное информационное обеспечение основано на создании единой для всех подразделений организации службы, ответственной за это обеспечение, централизованном хранении, обработке и предоставлении информации и таком же централизованном управлении в рамках этой службы техническими средствами и информационными технологиями.

Децентрализация обработки информации и использования технических средств предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.

Достоинства централизованного информационного обеспечения:

• возможность сильного контроля за информационным обеспечением, информационной системой и ее обслуживанием;

• создание централизованных ресурсов и данных, отсутствие дублирования затрат;

• возможность обращения пользователя к большим массивам информации в виде баз данных и к информационной продукции широкой номенклатуры;

• возможность привлечения опытных специалистов;

• возможность управления большими и сложными проектами;

• хорошие возможности для объединения и стандартизации;

• сравнительная легкость внедрения методологических решений по развитию и совершенствованию информационной технологии благодаря их централизованному принятию.

Недостатки такой концепции очевидны:

• информационное обеспечение осуществляется не из реальных потребностей подразделений организации и их приоритетов, а из представлений об этих потребностях службы информационного обеспечения;

• информационное обеспечение не сфокусировано на персональном обслуживании, пользователи рассматриваются как покупатели информации;

• возникают большие трудности в планировании информационного обеспечения и использовании информационных ресурсов;

• ответственность низшего персонала ограничена, поэтому персонал не способствует оперативному получению информации пользователем, тем самым, препятствуя правильности выработки управленческих решений;

• возможности пользователя в процессе получения и использования информации ограничены.

Централизованное информационное обеспечение лучше применять, если:

• существует необходимость сильного контроля;

• ресурсы очень дороги или их использование ограничено;

• различные подразделения организации имеют похожие или одинаковые потребности;

• организация мала;

• централизация является жизненной необходимостью.

Децентрализованное информационное обеспечение дает пользователю широкие возможности в работе с информацией и не ограничивает его инициатив.

Достоинства такой методологии:

• данные расположены близко к пользователям, пользователи хорошо понимают информацию, у них гораздо больше автономии;

• уменьшаются телекоммуникационные затраты;

• системы информационного обеспечения меньше и проще, поэтому легче их создавать и поддерживать и ими управлять;

• в рамках децентрализованного информационного обеспечения могут быть тщательно продуманы цели использования ресурсов и технологий;

• информационное обеспечение и информационные системы теснее интегрированы с целями организации и лучше отвечают деловым потребностям;

• увеличивается ответственность низшего звена сотрудников.

Однако и эта методология имеет свои недостатки:

• сложность стандартизации из-за большого числа уникальных разработок и психологического неприятия пользователями рекомендуемых «сверху» стандартов и готовых программных продуктов;

• неравномерность развития информационного обеспечения и уровня использования информационных технологий в отдельных подразделениях и на разных рабочих местах, что в первую очередь определяется уровнем квалификации конкретных работников.

Описанные выше достоинства и недостатки централизованной и децентрализованной технологий обработки информации и информационного обеспечения привели к необходимости придерживаться линии разумного применения и того и другого подхода, т.е. частично децентрализованного подхода - организации информационного обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров (с локальными системами), и центров обработки общей для организации информации, в которых располагаются соответствующие базы данных, общие для любых функциональных подсистем.

Такая методология обработки информации и использования технических средств позволяет достигать большей гибкости, поддерживать общие стандарты, осуществлять совместимость информационных локальных продуктов, уменьшать дублирование деятельности и т.д.

Итак, информационное обеспечение управленческой деятельности является одной из важнейших задач любой организации. Более того, в современных условиях для многих предприятий система информационного обеспечения и решает задачи организации технологического процесса, и носит производственный характер.