1.4 Организация информационного обеспечения управленческой деятельности

Информация дает возможность принимать обоснованные и эффективные решения. Она позволяет управлять. Но и информацией нужно управлять. Управлять процессом ее получения и использования, информационными ресурсами и информационным обеспечением. Управление информационными ресурсами и информационным обеспечением управленческой деятельности означает оценку информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления, изучение документооборота организации, его рационализацию, стандартизацию типов и форм документов, типизацию информации и данных, преодоление проблемы несовместимости типов данных, создание системы управления данными и т.п. Эти задачи управления похожи для всех организаций. И хотя еще не разработана полная методология количественной и качественной оценки информационных потребностей и ресурсов, а также прогнозирования потребности в информации, на уровне организации можно и нужно изучать информационные потребности, планировать информацию и управлять информационными ресурсами. Поэтому информационное обеспечение предполагает решение задач распространения информации, проведения административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий по ее эффективному использованию.

1.4.1 Обобщенные цели и задачи информационного обеспечения

Цели и задачи информационного обеспечения управленческой деятельности можно определить следующим образом:

• удовлетворение информационных потребностей органов управления, предоставление им информации в виде документов;

• формирование, размещение, наполнение, поддержка, актуализация и использование информационных ресурсов организации;

• создание и развитие систем обработки и передачи информации;

• развитие системы информационного обеспечения.

1.4.2 Требования к информационному обеспечению

Требования к информационному обеспечению управленческой деятельности и к управлению информацией формулируются так:

• удовлетворение информационных потребностей органов управления;

• правильный отбор первичных сведений и источников информации;

• правильная систематизация и классификация информации;

• непрерывность процесса сбора и переработки информации;

• отсутствие дублирования информации;

• проверка корректности (непротиворечивость данных);

• многократное использование информации;

• приведение к общему формату информации;

• фильтрация, агрегирование и актуализация информации;

• уменьшение числа показателей и объемов информационных потоков (числа документов и объема документооборота).

1.4.3 Задачи создания и совершенствования системы информационного обеспечения

Системы информационного обеспечения решают следующие задачи:

• определение потребителей информации, ее состава, периодичности циркуляции (обеспечение информационного сопровождения управленческой, производственной и других видов деятельности), форм представления (в виде диаграмм, графиков, текста, таблиц в форме, удобной для руководителей);

• определение источников информации, обеспечение доступа к ней из внутренних и внешних источников;

• унификация и организация процессов и средств сбора, регистрации, обработки, хранения, обновления, передачи и использования информации, распределение этих задач между подразделениями;

• организация потоков информации, формирование комплекса технических средств для организации информационных потоков (информационно-телекоммуникационных систем, систем диспетчеризации и мониторинга), развитие и создание новых информационных и телекоммуникационных технологий и поэтапное формирование единого информационного пространства организации, обеспечение управления информацией в разнородных (многоплатформных) комплексах;

• организация хранения массивов информации (разработка системы классификаторов, хранение данных и информации в унифицированных форматах);

• формирование унифицированной системы документации, разработка документооборота и технологических процессов формирования документов, установление порядка их составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения;

• формирование и эксплуатация системы взаимодействия информационной системы и менеджеров, организация использования информации для оценки тенденций, альтернатив решений и действий, разработки прогнозов, выработки стратегии;

• организация обратной связи - осуществление коррекции входной информации по информации, переработанной в организации;

• разработка «Концепции создания единой информационно-телекоммуникационной системы организации» и «Программы совершенствования информационного обеспечения организации» для планирования информационного обеспечения управленческой деятельности.