Тема 3 основные требования к оформлению управленческих документов

3.1 Установка формата бумаги и размеров полей

Все служебные документы оформляются на бумаге стандартных форматов. Для измерения форматов принята метрическая система. Площадь листа основного формата (А0) равна квадратному метру, а его стороны составляют 0,841 м и 1,189 м. Каждый следующий формат получается из предыдущего делением пополам большей стороны. В табл. 3.1 приведены основные форматы документов.

Таблица 3.1.

Основные форматы документов

Основные форматы потребительских бумаг
Обозначение	Размеры, мм	Обозначение	Размеры, мм
А0	841x1189	А6	105x148
А1	594x841	А7	74x105
А2	420x594	А8	52x74
A3	297x420	А9	37x52
А4	210x297	А10	26x37
А5	148x210	А11	18x26

Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 и А5, а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы - на бумаге формата А3.

Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.

Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.

В табл. 3.2 приведены размеры по ГОСТу. На практике левое поле устанавливают 35 мм для удобства переплета.

Таблица 3.2.

Размеры полей по госТу

Поля	ГОСТ, (мм)	На практике, (мм)
Левое	не менее 20	35 (для удобства переплета)
Правое	не менее 10	10
Верхнее	не менее 15	20
Нижнее	не менее 20	не менее 20

3.2 Реквизиты документов

Большая часть документов оформляется на бланках организации.

Бланк – это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.

Бланки могут быть изготовлены типографским способом или разработаны на компьютере. Информация, расположенная в документе, имеет строго определенное значение и местоположение на листе бумаги. Документ состоит из элементов, называемых реквизитами.

Реквизит – это элемент официального документа, наиболее часто используемый в практике оформления документов в управлении.

Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст принят и введен в действие с 1 июля 2003 г. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Настоящий стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления, место расположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов, Российской Федерации.

В государственном стандарте определено 30 реквизитов (было 29).

Состав реквизитов орд

01 — государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации по ОКПО (общероссийскому классификатору предприятий и организаций);

05 —основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа

14 — место составления или создания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии предложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Перечисленные выше реквизиты документа имеют строго определенное местоположение на бланке.