- •Министерство образования и науки федеральное агенство по образованию
- •Тема 1 управленческая деятельность и информационное обеспечение управления 5
- •Тема 2 роль делопроизводства в управлении 40
- •Тема 3 основные требования к оформлению управленческих документов 57
- •Тема 4. Управленческие документы 84
- •Тема 1 управленческая деятельность и информационное обеспечение управления
- •1.1 Управление. Управленческая деятельность
- •1.2 Информация
- •1.3 Информационное обеспечение управленческой деятельности
- •1.4 Организация информационного обеспечения управленческой деятельности
- •1.4.1 Обобщенные цели и задачи информационного обеспечения
- •1.4.2 Требования к информационному обеспечению
- •1.4.3 Задачи создания и совершенствования системы информационного обеспечения
- •1.4.4 Нормативно-методическая база информационного обеспечения управленческой деятельности
- •1.4.5 Источники информации
- •1.4.6 Действия с информацией в процессе информационного обеспечения
- •1.4.7 Каким должен быть уровень централизации информационного обеспечения?
- •1.5 Влияние развития информационных технологий на информационное обеспечение управленческой деятельности
- •Контрольные вопросы и задания
- •Тема 2 роль делопроизводства в управлении
- •2.1 Информационные связи предприятия. Документооборот
- •Виды производственных объединений
- •2.2 Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы
- •Классы прикладных программ, используемых в делопроизводстве
- •2.3 Персонал, занимающийся делопроизводством на предприятии
- •Должностная инструкция секретаря-референта
- •1. Общие положения
- •2. Функции
- •3. Должностные обязанности
- •4. Права
- •5. Ответственность
- •Для самостоятельной работы
- •Тема 3 основные требования к оформлению управленческих документов
- •3.1 Установка формата бумаги и размеров полей
- •Основные форматы документов
- •Размеры полей по госТу
- •3.2 Реквизиты документов
- •Состав реквизитов орд
- •Расположение реквизитов документов и границы зон на формате а4 углового бланка по гост р 6.30-2003
- •Расположение реквизитов документов и границы зон на формате а4 продольного бланка по гост р 6.30-2003
- •Расположение реквизитов и границ бланка (с угловым расположением постоянных реквизитов)
- •3.3 Оформление реквизитов документов
- •3.4 Обязательные реквизиты бланка
- •3.5 Этикет делового общения
- •Правила этикета делового общения
- •3.6 Правовая охрана документов
- •3.7 Требования к документам, изготавливаемым с помощью печатных устройств
- •Для самостоятельной работы
- •Тема 4. Управленческие документы
- •4.1 Виды управленческих документов
- •4.2 Документы по личному составу
- •4.2.1 Основные сведения
- •4.2.2 Резюме
- •4.2.3 Заявление
- •4.2.4 Приказы по личному составу
- •4.2.5 Другие документы
- •Для самостоятельной работы
- •4.3 Внутренние документы управления
- •4.3.1 Приказы
- •4.3.2 Протоколы и решения
- •4.3.3 Акты
- •4.3.4 Докладные записки
- •4.3.5 Объяснительная записка
- •4.3.6 Справки
- •Для самостоятельной работы
- •4.4 Внешние документы управления
- •4.4.1 Письма
- •Для самостоятельной работы
- •Литература
4.3.5 Объяснительная записка
Объяснительная записка является информационно-справочным документом
Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-то события, факта, поступка.
Объяснительные записки можно разделить на две группы.
К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения.
Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.
Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.
4.3.6 Справки
Справка является информационно-справочным документом.
Справка - это документ, подтверждающий какие-либо факты и события.
В делопроизводстве предприятия справки бывают двух видов:
1) подтверждающие события производственной деятельности, ход выполнения работы;
2) подтверждающие юридические сведения о сотруднике (место работы, должность, оклад и пр.).
В первом случае справка составляется по просьбе руководителя и подписывается составителем. Если справка составляется по запросу внешних организаций, то она подписывается руководителем.
Во втором случае справка составляется по просьбе сотрудника предприятия и подписывается руководителем. Заголовка такая справка не содержит. Текст справки начинается с указания фамилии, имени, отчества сотрудника в именительном падеже. Далее приводятся требуемые факты.
Если в справке содержатся финансовые сведения, то ее подписывает также и главный бухгалтер.
Для самостоятельной работы
Ознакомьтесь с текстами приказов, издающихся в вашей организации. Определите, все ли реквизиты, необходимые для документа, указаны. Есть ли ошибки в составлении документов? Определите основные причины издания приказов на вашем предприятии?
Составьте протокол собрания членов садоводческого товарищества. Повестка дня может включать следующие вопросы: отчет председателя о проделанной работе; отчет ревизионной комиссии; смета расходов на новый сезон; об утилизации мусора с дачных участков; о ремонте дорог; выборы председателя и членов правления. Дополните повестку другими вопросами.
Составьте акт о контрольной закупке товара в торговой точке. Отразите в акте, кто уполномочил комиссию проводить такую закупку и почему, процесс проведения и результаты.
Составьте докладную записку директору предприятия с предложениями по улучшению ваших условий труда.
Подготовьте справку о состоянии рынка торговли каким-нибудь товаром: компьютерами, оргтехникой, бытовой техникой и пр. Для этого изучите предложения различных фирм по какому-нибудь рекламному изданию. Оформите содержательную часть справки в виде таблицы, в которой будет представлено название фирмы и цены на один и тот же товар. После таблицы сделайте вывод.