4.2.5 Другие документы

Для выполнения своих должностных обязанностей сотруднику могут быть выданы в пользование материальные ценности: инструменты, рабочая одежда, средства оргтехники и т.п. Работник обязан бережно пользоваться ими, следить за их сохранностью. Факт передачи материальных ценностей фиксируется в документе, называемом распиской. В расписке должны быть указаны фамилия, имя, отчество сотрудника, место работы, должность, домашний адрес, данные паспорта, а также отметка о том, кто разрешил выдачу, и дата составления документа.

Описание выданных ценностей должно включать наименование ценностей, заводской номер, инвентарный номер, состояние годности, количество прописью, срок возврата.

Иногда возникают ситуации, когда работник по каким-либо причинам не может вовремя получить причитающуюся ему заработную плату. Тогда он может поручить получение денег своему коллеге по работе или любому другому лицу. В этом случае составляется документ - доверенность, который является основанием выдачи денег другому лицу.

Доверенность содержит фамилию, имя, отчество доверителя, фамилию, имя, отчество лица, которому доверено получить деньги, его данные паспорта, а также заверительную надпись, сделанную должностным лицом. Срок действия доверенности в тексте указывается.

Для самостоятельной работы

1. Составьте резюме о себе. Оформите резюме на компьютере.

2. Составьте образцы заявлений о приеме на работу, об увольнении, на отпуск. Оформите документы на компьютере.

3. Составьте тексты приказов по личному составу. Оформите документы на компьютере.

4.3 Внутренние документы управления

4.3.1 Приказы

Основным документом управления является приказ. Различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем предприятия для выполнения производственных задач.

Для обеспечения юридической силы документа приказ должен содержать следующие реквизиты: название предприятия, название документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Дата и номер присваиваются приказу в день подписания его руководителем. Все приказы имеют сквозную нумерацию, начиная от начала года.

Издание приказа включает несколько этапов: изучение вопроса и сбор необходимых сведений, подготовка и оформление проекта документа, согласование проекта, подписание руководителем, ознакомление исполнителей с содержанием.

Текст приказа состоит из двух частей. В первой (вводной) части указываются основания издания приказа. Такими основаниями могут быть:

• нормативные документы вышестоящих и контролирующих органов: законы, указы государственной власти, постановления правительства, министерства, налоговой инспекции и др.;

• решения коллегиальных органов учреждения, общих собраний;

• производственная необходимость.

Инициатива издания приказа может исходить как «сверху» от руководителя, так и «снизу» от руководителей структурных подразделений. Если приказ издается по инициативе «снизу», то под реквизитом «подпись» указывается должность, фамилия и инициалы сотрудника, который внес проект приказа. Это повышает ответственность исполнителей.

В некоторых случаях вводная часть приказа может отсутствовать.

Основная часть приказа - распорядительная начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», записанного на отдельной строке прописными буквами.

Распорядительная часть состоит из нумерованных арабскими цифрами подпунктов, в которых указывается кому, что сделать и в какой срок. Каждое отдельное поручение оформляется отдельным пунктом. В последнем пункте приказа указывается лицо, которому поручен контроль исполнения приказа.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то он должен сопровождаться приложением этих документов.

Необходимо следить за тем, чтобы приказы не противоречили законам и различным нормативным документам государственной власти, а также ранее изданные приказам по предприятию. Если приказ отменяет ранее изданные документы, тс в тексте обязательно надо перечислить эти документы.

После составления проекта приказа осуществляется его согласование с должностными лицами: бухгалтером, юристом, специалистами... Согласование оформляется визами. Количество необходимых виз зависит от текста приказа и определяется руководителем.

Приказ подписывает руководитель или его заместители, которым предоставлено это право.

К проекту приказа составляется список рассылки, в котором указываются подразделения и конкретные исполнители, которых касается приказ. Секретарь организует ознакомление этих лиц с приказом. Для этого один экземпляр вывешивается на доске приказов, на втором экземпляре в свободной нижней части документа или на обороте сотрудники пишут «ознакомлен» и проставляют подпись и дату ознакомления. При необходимости приказ при помощи средств оргтехники размножается и выдается исполнителям для работы.

Выписка из приказа - документ, содержащий копию той части текста приказа, которая нужна конкретному исполнителю для работы. Выписка содержит реквизиты заголовочной части документа (название документа - «Выписка из приказа»), текст констатирующей части, относящийся к данному вопросу. Заверяет выписку секретарь или другое лицо, уполномоченное руководителем заверять копии документов.