Для самостоятельной работы
Перечислите виды организационно-распорядительных документов, которые издаются в органах управления, и расскажите каков общий порядок их оформления.
Определите, в чем заключаются общие требования к унификации документов.
Назовите все виды документов и укажите, по каким признакам они классифицируются.
Раскройте все реквизиты служебных документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003. Расскажите об их расположении на документе и оформлении.
Найдите ошибки в оформлении приведенных ниже документов. Добавьте недостающие реквизиты, покажите, как правильно они должны оформляться.
Адрес Наименование организации
Номер телефона
Главе администрации
Ф.И.О.
Уважаемый
Уральская фабрика игрушек «Медведь» (г. Челябинск) просит Вас ознакомиться с краткой информацией о направлениях деятельности фирмы и оказать содействие в решении вопросов, затрудняющих деятельность фирмы.
Заранее благодарны за оказанную помощь,
по поручению дирекции фирмы «Медведь»,
генеральный директор
В.Г. Косолапов
Приложения:
Бизнес-план фирмы «Медведь», количество листов.
Заявление фирмы «Медведь» в Министерство экономики и финансов РФ о выделении квоты на экспорт на 2004 г.
Заявление фирмы «Медведь» в Комитет внешнеэкономических связей РФ с просьбой разрешить разовые экспортные операции на 2004 г.
Герб
Наименование организации
Директору фирмы «Медведь» Косолапову В.Г.
Копия: главе администрации К.К. Смирнову
Копия: начальнику ГНИ по Приморскому району В.В. Сидорову
Текст
Генеральный директор Подпись А.А. Петров
Печать
Тема 4. Управленческие документы
4.1 Виды управленческих документов
Для организации эффективного управления, независимо от вида предприятия, необходимы организационно-распорядительные документы. Такие, документы часто называют общим термином - управленческие документы. Рассмотрим подробнее виды управленческих документов.
К организационным документам предприятия можно отнести устав предприятия, описание его структуры, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные инструкции сотрудников.
К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения и решения по основной деятельности. Эти документы оформляются однотипно, меняется только название вида документа (приказ, распоряжение, решение) и управляющие слова («ПРИКАЗЫВАЮ»; «ОБЯЗЫВАЮ»; «РЕШИЛ»).
К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием. Это приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. п.), трудовые книжки, индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками, их личные дела и лицевые счета по заработной плате.
К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.
Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на рис. 4.1.
Рис. 4.1. Классификация управленческих документов
Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока (рис. 4.2).
Рис. 4.2. Документопотоки предприятия
Входящими называются документы, которые поступили на предприятие от других организаций.
Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.
Внутренние документы имеют хождение внутри предприятия и содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.