1.3 Информационное обеспечение управленческой деятельности

Итак, ранее было определено информационное обеспечение как информационное обслуживание управления, как действия по предоставлению нужной для управленческой деятельности информации в требуемое место на основе определенных процедур с заданной периодичностью, как мероприятия по созданию информационной среды управления. В информационную среду управления входят источники информации, информационная система организации (см. компоненты информационной системы на рис. 1.2), сами органы управления как пользователи информационной системы.

С ущественная часть информации для управленческой деятельности должна быть задокументирована, т.е. стать документированной информацией, превратиться в документы. Поэтому частью информационного обеспечения управленческой деятельности является документационная система организации.

Документациотая система организации включает в себя документированную информацию и документооборот. Она является частью информационной системы, поскольку документированная информация - это часть информационных ресурсов организации, а процедуры работы с документированной информацией (документооборот) представляют собой одну из совокупностей процедур информационной системы. Действия с информацией для реализации задач информационного обеспечения - это процедуры информационного обеспечения.

Таким образом, информационное обеспечение управленческой деятельности осуществляется на основе информационной системы организации путем использования недокументированной и документированной информации с помощью специальных технологий сбора, передачи, хранения, обработки и представления этой информации (рис. 1.5).

В информационном обеспечении управленческой деятельности все документы можно различить по следующим признакам:

1) по наименованию:

письма; инструкции;

телеграммы, телефонограммы; заявления;

приказы, распоряжения, решения, указания, поручения, протоколы;

предписания;

записки, акты, расписки;

характеристики;

справки;

удостоверения и т.п.;

2. по типу материального носителя:

бумажные (письменные, графические и т.д.);

фото-, кино- и видеодокументы;

фонодокументы;

электронные документы;

3) по принадлежности к системе документации определенного вида деятельности (в процессе развития информационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы — системы документации).

Существуют следующие системы документации:

• система управленческой документации,

• система обеспечивающей документации,

• система документации по основной деятельности и т.п.

Приведем примеры.

Система управленческой документации:

• распорядительная документация, состоящая из документов, фиксирующих управленческие решения (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, поручение);

• документация по планированию;

• информационно-справочная и аналитическая документации.

Система обеспечивающей документации:

• документация по бухгалтерскому учету и отчетности, включающая документы, отражающие движение денежных средств и материальных ценностей;

• документация по личному составу, состоящая из документов, отражающих кадровую деятельность.

Система документации по основной (производственной) деятельности:

• документация по материально-техническому обеспечению;

• производственно-технологическая документация.

Множество разнообразных по видам и назначению документов, создаваемых в организации, предназначено, во-первых, для реализации внешних связей, во-вторых, используется сугубо для ее внутренней деятельности во всех разнообразных аспектах.