4.4 Внешние документы управления

4.4.1 Письма

Одним из важнейших документов, обеспечивающих внешние связи предприятия, является письмо.

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте.

Письмо должно составляться в том случае, если невозможно решить вопрос другими, более оперативными методами (личная беседа, телефонный разговор).

Все многочисленные виды служебных писем делятся на две группы: письма, требующие ответа, и письма, не требующие ответа. В табл. 4.1 приведены условные названия таких писем.

Таблица 4.1.

Письма
Требующие ответа	Не требующие ответа
письмо-просьба письмо-обращение письмо-предложение письмо-запрос письмо-требование письмо-претензия письмо-приглашение	письмо-предупреждение письмо-напоминание письмо-отказ письмо-распоряжение сопроводительное письмо письмо-извещение гарантийное письмо информационное письмо инструкционное письмо

Из названия в целом ясна направленность содержания документа. Поясним лишь некоторые виды писем.

Сопроводительное письмо прилагается к основному документу в тех случаях, когда он требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направлен основной документ, что с ним надо сделать и в какие сроки.

Гарантийное письмо содержит обязательство оплаты какого-либо вида работ, сроков выполнения и качества продукции. Если в гарантийном письме речь идет о денежных операциях, то его обязательно подписывает главный бухгалтер организации.

Инструкционные (директивные) письма исходят из органов государственной власти различного уровня и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения руководителю предприятия по вопросам отчетности, налогов, экологии.

Для составления письма используется специальный бланк для внешних документов. Основное отличие его в том, что он содержит в заголовочной части полный перечень реквизитов предприятия: название, почтовый адрес, телефон, факс, адрес электронной почты, а в гарантийных письмах еще и банковские реквизиты.

Заголовочная часть письма содержит правую и левую части.

В левой части указываются реквизиты: эмблема, название предприятия, полный юридический адрес, дата, номер, ссылка на номер и дату входящего документа, если письмо является ответом - заголовок к тексту.

Название документа не указывается.

В правой части указываются составные части реквизита «Адресат». Реквизит «Адресат» содержит:

• наименование фирмы, в которую направляется документ (в именительном падеже);

• наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

• должность, инициалы, фамилия лица, которому направляется документ (в дательном падеже).

Не все составные части реквизита могут быть указаны. Например, почтовый адрес не указывается, если письмо направляется в правительственное учреждение или постоянным адресатам. Если письмо направляется частному лицу, то, естественно, не будут указаны названия предприятия, должность.

Если письмо направляется двум-трем адресатам, то сначала указывается адрес основного получателя, а затем остальных. В случае, если письмо направляется многим адресатам, то составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается только один получатель.

Составные части реквизита «Адресат» располагаются в правой стороне заголовочной части, не менее чем в 8 см от левой границы документа. Отдельные смысловые части реквизита удобно отделить пустой строкой. В настоящее время широко используются для пересылки по почте конверты с прозрачным окошком, расположенным в том месте, где должен быть написан адрес получателя. Окошко позволяет написать адрес только в документе и вложить документ в конверт таким образом, чтобы адрес был виден через окошко. Чтобы использовать эти конверты, надо заранее на бумажном листе определить место расположения адреса.

Даже если письмо направляется в некоторую организацию в первый раз, будет хорошим тоном предварительно выяснить фамилию, имя, отчество адресата для того, чтобы сделать обращение именным, личным. Для установления контактов это необходимо. Можно, например, предварительно позвонить по телефонному справочнику в организацию и узнать требуемую информацию у секретаря. Безличная форма адресации употребляется, в основном, в инструкционных письмах, рассылаемых во многие адреса.