4.2 Документы по личному составу

4.2.1 Основные сведения

Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу. Личный состав (кадры, персонал) - совокупность всех работников предприятия. При поступлении на работу и в дальнейшей трудовой деятельности каждый человек вступает в трудовые отношения с предприятием. Трудовые отношения между предприятием и работником регулируются Кодексом законов о труде (КЗОТ) Российской Федерации. Все эти отношения должны фиксироваться в соответствующих документах. Существует установленный государственными органами единый перечень этих документов и порядок их составления. Совокупность документов, относящихся к взаимоотношениям работника и предприятия, называются документацией по личному составу.

Документы по личному составу требуют особой тщательности и аккуратности, при составлении и должны сохраняться на протяжении длительного срока, даже после увольнения работника. Сведения личного характера, содержащиеся в этих документах, относятся к категории конфиденциальной информации, не подлежащей разглашению.

На крупных предприятиях с большой численностью персонала существует специальная структура, занимающаяся ведением документации по личному составу - отдел кадров. В небольших учреждениях эту документацию ведет специально назначенный работник или секретарь руководителя. Однако надо заметить, что работа по ведению документов по личному составу связана не только с умением правильно их оформить, но и с глубоким знанием законов и нормативных актов о труде, то есть требует более высокой квалификации, чем секретарь или делопроизводитель.

К основным трудовым отношениям между работником и предприятием, которые следует документально оформлять, относятся:

• поступление на работу;

• повышение должностного оклада;

• перевод на другую должность;

• направление в командировку;

• предоставление отпуска;

• увольнение (прекращение трудовых отношений).

К основным документам по личному составу относятся:

• о трудовые книжки;

• анкеты;

• трудовые контракты (договоры);

• личные карточки (личные дела);

• лицевые счета по заработной плате;

• приказы по личному составу.

Все эти документы имеют типовую форму и оформляются с небольшими различиями в конкретных случаях.

Трудовая книжка заводится при устройстве на первое место работы. В ней фиксируются этапы трудовой деятельности на предприятии. При переходе на другую работу (на другое предприятие) гражданин забирает трудовую книжку с предыдущего места работы и предоставляет ее на новое.

Анкета - документ, отражающий личные сведения о сотруднике, его квалификацию. Анкету заполняет вновь поступающий сотрудник лично. Он отвечает за достоверность представленных сведений. Сведения, указанные в анкете, должны быть подтверждены официальными документами: паспортом, дипломом об образовании и др. На основании анкеты составляются другие учетные документы на сотрудника.

Трудовой контракт является основным документом, регулирующим отношения между сотрудником и предприятием. Трудовой контракт оформляется в двух экземплярах: один хранится на предприятии, другой - у сотрудника.

Личная карточка заводится на сотрудника при поступлении на работу, и в ней отражаются этапы его трудовой деятельности на предприятии: изменения в должностном окладе, очередные отпуска и т. п. При увольнении анкета и личная карточка передаются в архив предприятия.

Лицевой счет по заработной плате является бухгалтерским документом. В нем отражаются все денежные выплаты, произведенные сотруднику. При увольнении лицевой счет закрывается и также сохраняется в архиве.

Все трудовые отношения между сотрудником и предприятием регулируются приказами по личному составу. На основании приказа сотрудники отдела кадров и бухгалтерии делают соответствующие записи в трудовой книжке, личном деле и лицевом счете.