Менеджмент знаний создания системы внутреннего контроля результатов.
Систему внутреннего контроля результатов деятельности организуют три составляющие:
1) Среда контроля,
2) Система учёта результатов,
3) Контрольные моменты и процедуры.
Каждая из приведённых составляющих в свою очередь содержит множество более детальных элементов.
1).Среда контроля - это действия и мероприятия, которые проводит высшее руководство, контролируя результаты деятельности. К важнейшим элементам среды мы относим:
Философию и стиль управления. Среда контроля формируется отношением руководства к результатам деятельности организации и используемыми стилями управления подчинёнными для реального контроля. Если отношение руководства к управлению результатами деятельности осознанное и последовательное, то, и персонал относится к контролю результатов осознанно и внимательно или, в случае неудачи, как к очередной временной компании которую нужно просто пережить;
Системы контроля как часть всех производственных процессов и использование такого контроля является способом достижения целей поставленных перед организацией;
Использование контроля результатов деятельности во всей структуре управления предприятием (подразделениями;
Подход к назначению руководителей, возглавляющих центры ответственности за затраты и имеющих компетенцию
санкционировать все необходимые операции. Насколько вовлечены в контроль руководители высших и более низких рангов;
Организация контроля достижения целей (выполнения планов) и процедур контроля администрацией предприятия, связанные с систематическими (не случайными и не связанными с какими-либо событиями) совещаниями по результатам деятельности;
Регулярным проведением совещаний по контролю и обсуждению результатов деятельности предприятия;
Наличие (отсутствие) руководителя, отвечающего за организацию и проведение контроля результатов деятельности
предприятия;
Наличие сотрудников по компетенции и надёжности, которым можно поручить организацию контроля за
результатами.
2).Система учёта результатов. Эффективная система предоставляет информацию, необходимую руководству предприятия для управления результатами деятельности. К важнейшим элементам системы учёта мы относим:
Учёт результатов должен соответствовать тем целям, которые руководство ставит перед собой в области производства продукции, сбыта продукции по выделенным сегментам рынка и покупателям, учёта затрат по выделенным центрам ответственности, движению финансовых потоков и т.д.;
Формы бюджетов (содержание) о результатах деятельности должны быть утверждены по каждому центру ответственности;
В бюджетах цели должны быть представлены в форме плановых (контрольных) и фактических значений;
Чёткое распределение обязанностей между сотрудниками по предоставлению информации в бюджеты (кто конкретно заполняет формы бюджетов);
Подготовку бухгалтерии и других служб к предоставлению информации о результатах деятельности по каждому выделенному центру ответственности за затраты;
Решение о порядке использования информации предприятия. Используются данные представленные в компьютерной сети предприятия, либо данные, подготовленные подразделениями предприятия на основании своих первичных данных;
Решение и утверждение сроков предоставление всех форм отчётности о результатах.
3).Контрольные правила и процедуры. Это правила и процедуры, которые разработала администрация предприятия для дополнения и уточнения среды контроля. Такие правила и процедуры устанавливаются в каждом предприятии индивидуально и часто определяются субъективными взглядами руководителей и сотрудников, осуществляющих контроль. К важнейшим правилам и процедурам мы относим фактическое:
Использование на совещаниях по результатам деятельности информации представленной в бюджетах центров ответственности, «табло результатов» руководителей;
Использование бюджетов без расчётов плановых значений исключается;
Установленные процедуры оценки результатов деятельности подразделений (центов ответственности) на совещаниях;
Компетентность руководителей высшего и среднего звена управления в информации, представленной в бюджетах центров ответственности, «табло результатов» руководителей;
Ответственность руководителей за непринятие корректирующих мер против отрицательных отклонений.
Проверка достижения целей осуществляется по всей совокупности бюджетов (рис. 9). Поскольку используется система взаимоувязанных бюджетов и система ответственности служб за результаты и если всё сделано правильно, то весь бизнес должен быть разложен как бы «по полочкам». Принятие управленческих решений исходит из взаимосвязанных оценок:
Оценки достижения или удержания в границах результатов всего комплекса целей. Оценка ведётся по соотношениям
с
набжение производство сбыт финансы.
Или по какой ни будь другой модели:
р езультаты результаты результаты результаты результаты результаты
закупок производства сбыта по затратам по прибыли использования
финансов
Таким образом, оценивается вклад каждого вида деятельности в достижение общих результатов и оценивается наиболее неудовлетворительное звено в общей цепочке деятельности.
Вырабатывается решение в адрес каждой конкретной службы по достижению всего комплекса экономических целей деятельности предприятия.
Оценки результатов деятельности каждой службы по внутренним факторам бюджетов. Оценка ведётся по соотношениям:
Обобщающие результаты Результаты соблюдения Результаты использования
д
еятельности
службы установленных пропорций, ресурсов
(что достигнуто?) нормативов, заданий и т.п. (эффективность использования?)
(как было достигнуто?)
Такой подход позволяет оценить, каким образом и насколько эффективно использовала служба внутренние факторы для безусловного достижения установленных целей.
Службы сбыта (пример оценки результатов деятельности).
В качестве оценочных результатов деятельности (что было достигнуто?) используем:
Объём продаж т, шт.
Объём реализации продукции в действующих ценах. т. руб.
Прибыль от реализации продукции. т. руб.
Возврат продукции т., шт.
Обслуживаемые клиенты ед. всего и соблюдение договорной дисциплины.
Отгрузка продукции, всего. т., шт.
Поступление средств в оплату поставленной продукции. т. руб.
Дебиторская задолженность за поставленную продукцию т. руб.
Оборотные средства (состояние с запасами сырья).
Ресурсы
Персонал службы чел.
Сырьё основное т. руб.
Прочее сырьё и материалы т. руб.
Упаковочные материалы т. руб.
Другие ресурсы т. руб.
В качестве соблюдения установленных пропорций, нормативов и т.п. (как было достигнуто?), используем:
Соблюдение объёма продаж по ассортименту продукции (структурные сдвиги) и соблюдение ценовой политики.
Расширение списка покупателей и соблюдение договорных обязательств по особо контролируемым покупателям.
Отгрузка и запасы готовой продукции.
Состояние расчётов за продукцию и динамика дебиторской задолженности.
Соблюдение нормативов оборотных средств по запасам сырья и материалов.
Численность персонала службы и производительность труда, средняя заработная плата.
В качестве результатов использования ресурсов (по Бюджету расходов) используем.
Выполнение бюджета в целом;
Соблюдение цен, по которым списывалось на себестоимость сырьё, упаковочные и другие материалы.
Соблюдение установленных лимитов расходов на транспорт, заработную плату и другую деятельность.
В таком же порядке оцениваются результаты деятельности и других служб.
Внедрение системы контроллинга наиболее целесообразно проводить по порядку управления стратегическими
изменениями.
