В итоге, создание системы учёта ориентированной на результат предусматривает:
Создание системы учёта затрат обеспечивающей потребности управления, а не бухгалтерского и статистического учёта.
Учёт и выделение затрат по местам их возникновения, создание на их основе центров ответственности и настрой, контроль на возможность сквозного управления результатами деятельности.
Учёт результатов деятельности с помощью бюджетов и жёсткое согласованное сквозное управление результатами;
Уточнение ролей и взаимоотношений между руководителями служб и подразделений, образование внутренних стандартов управления.
Обратная связь представляет фундаментальное понятие кибернетики. Воздействие результата процесса на его протекание или на само управление процессом (управляющий орган) называют обратной связью. Обратная связь существует и действует в живой природе (в человеке) в управлении обществом и организацией и в технике.
Обратная связь в сложных системах управления рассматривается как передача информации руководителям организации о результатах протекания различных процессов, на основе которой вырабатывается то или иное управляющее воздействие. В этом случае обратную связь называют информационной. Различают обратную связь положительную и отрицательную. Если результаты процесса усиливают протекание процесса обратная связь является положительной. Когда результаты процесса ослабляются, то имеет место отрицательная обратная связь.
Только часть руководителей смогли пояснить, что обратная связь является важным в управлении, поскольку позволяет «держать под контролем», «выправлять ситуацию», «регулировать работу подчинённых», «быть в курсе всех дел» и т.п.
Недостатками традиционных систем обратной связи обеспечивающих руководителей информацией о результатах деятельности считаются:
Отсутствие иерархии систем обратной связи. Система контроля осуществляет сбор информации о результатах с разных с отдельных участков деятельности – сбыт, закупки, финансы и т. д. Чаще всего собираемая информация предназначена для Генерального директора. Интересы других руководителей практически не учитываются;
Нет методического обоснования контроля и результатов и ресурсов. Содержание информации собираемой с разных участков деятельности предприятия во многом определяется мнением того лица, кому это поручено и носит в основном иллюстративный характер;
Отсутствует контроль достижения целей (планов) и принятия решений. Во многих случаях собираются фактические данные при отсутствии установленных данных о целях и результатах (отсутствии планов), что делает невозможным проведение оценки ситуации с достижением целей и обуславливает принятие решений на уровне опыта, здравого смысла, интуиции и других приёмов «знания ситуации».
Основной упор делается на ошибки и недостатки работы сотрудников.
Затрачиваемое рабочее время на работу с полученной информацией – половина рабочего дня в зависимости от важности результата.
Состав канала (цепи) обратной связи включает следующие компоненты и предполагает следующий алгоритм действий воздействия (регулирования) на результат.
Создание значимой обратной связи осуществляем исходя из следующей схемы компонентов и технологии контроля:
Формула цели → Показатель эффективности работы → Частота предоставления информации → Схема распространения информации → Форма внутренней отчётности
Информация обратной связи может быть использована и для предоставления руководителям более высокого уровня, но главный упор делается на потребности управленческого персонала центров ответственности.
Решение формирования информации приспособленной к нуждам руководителей и создание значимой обратной связи для осуществления контроля и регулирования достижения целей. Это:
Наличие навыков преобразования данных в информацию.
Отбор того перечня учётных данных (насколько подробно), которые будут применятся для принятия решений при контроле результатов работы каждым конкретным руководителем службы или подразделения (сбыт, производство, финансы и т.д.).
Решение когда, как часто, каким образом организовать контроль. Наличие навыков администрирования или создания эффективного инструментария для сбора, переработки планово – отчётной информации, находящейся в различных подразделениях предприятия.
Обратная связь – механизм внутренней отчётности позволяющий руководителям предприятия
отслеживать и контролировать достигнутые результаты, определять правильны ли принятые решения и не нуждаются ли они в коррекции.
Способы получения обратной связи – наблюдение, проверка, доклад, отчёт. Для руководства предприятия стремящегося осуществлять управление результатами деятельности такой механизм обратной связи недопустим.
Создание значимой обратной связи обеспечиваем:
Учётом потребностей руководителей различных рангов и находящихся на разных участках формирования общих результатов деятельности предприятия;
Предоставлением руководителю значимых и специально отобранных и подготовленных данных. Чем в большей степени руководитель стремиться достичь результата, тем меньше времени он уделяет работе над необработанными и неподготовленными данными;
Предоставлением результатов руководителю в систематизированном виде. Руководителю необходима информация не только о результатах, но и о причинах определивших этот результат. Только систематизированные результаты могут служить базой для принятия решений.
Метод, который был использован в дальнейшем при формировании информации необходимой каждому руководителю и создание значимой обратной связи – целеполагание и среды. Контролируются и результаты деятельности, и должность ответственного (исполнителя) за результаты.
Ниже представлены примеры «Табло результатов» для руководителей служб (центров ответственности) и результаты, за которые они несут ответственность. Свои «табло результатов» создаются для начальников отделов и других руководителей.
Швейное объединение ООО «Я иду такая вся »