Тема 6 документация и документооборот План:

6.1. Понятие документов и их классификация

6.2. Унификация и стандартизация документов

6.3. Организация документооборота

6.1. Для сплошного непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета, необходимо, прежде всего, фиксировать каждую хозяйственную операцию. С этой целью применяют элемент метода бухгалтерского учета – документация - основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организации, ее первичного контроля. Каждая операция независимо от объема и содержания в момент ее свершения оформляется документом и является первым этапом учета.

На основании первичных документов делаются записи в учетных регистрах: счетах, журналах и т.п.

Учетные документы могут быть внешними и внутренними.

Внешние – поступают на предприятие со стороны – из государственных органов, вышестоящих организаций, банков, налоговой инспекции, от учреждений, поставщиков, покупателей и др.

Эти документы составляются по типовым формам (платежное поручение, платежное требование, счет – фактура и др.).

Внутренние – составляются непосредственно на предприятии.

Различают: распорядительные, оправдательные (исполнительные), комбинированные, бухгалтерские оформления.

Распорядительные – это такие документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении хозяйственных операций. К таким документам относятся распоряжения руководителя предприятия и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственной операции (платежные поручения, требования).

Оправдательные (исполнительные) - удостоверяют факт совершения хозяйственной операции. К ним относятся: приходные ордера (акты приемки) материалов; акты приемки – выбытия ОС; документы о приемки от рабочих выработанной продукции и т.п.

В оправдательных документах указываются такие сведения: название и адрес предприятия, составившего этот документ; наименование участников совершения хозяйственной операции; дата составления документа; содержание хозяйственной операции и основание для ее совершения; реквизиты, характеризующие операцию в количественном и денежном выражении и др. Оправдательные документы подписывают лица, ответственные за выполнение хозяйственных операций и за правильность их оформления (начальник цеха, заведующий складом, мастер).

Комбинированные – это такие документы, которые одновременно являются и распорядительными и исполнительными. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера, расчетно – платежные ведомости на выдачу ЗП, авансовые отчеты и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются тогда, когда для записей хозяйственных операций нет других документов, или при обобщении и обработке оправдательных и распорядительных документов. К ним относятся справки, ведомости распределения и др.

Документы также делятся на разовые и накопительные.

Разовые – первичные документы, оформляют каждую хозяйственную операцию и составляются в один прием.

Накопительные – составляются в начале определения периода времени путем постепенного накопления однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям (двухнедельные, месячные наряды на работу, лимитные карты на отпуск материалов со складов и т.п.).

Учетные документы делятся на первичные и сводные.

Первичные – составляются на каждую операцию в момент ее совершения. К ним относятся документы о поступлении на предприятие материалов и отпуске их со склада, об отгрузке продукции, о начислении заработной платы и т.д.

Сводные – обобщают показатели путем соответствия их группировки, систематизации из первичных документов. От накопительных документов сводные отличаются тем, что сводные документы составляются на основании первичных документов и являются их сводкой, а накопительный документ – это первичный документ, составляющийся постепенно.

6.2. Форма документа определяется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации.

С 1 января 1999 г. организации применяют формы первичных учетных документов, содержащихся в Альбоме новых унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном постановлением Госкомстата России от 30.10.97 г. № 71 а.

Унифицированные формы первичных документов должны применяться в организации без изменений. Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных первичных документов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты (показатели): наименование документа, дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц. Перечень должностей лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, — непосредственно по окончании операции.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

6.3. Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов и соответствующим отражением операций по счета бухгалтерского учета. Оптимизация документооборота позволяет установить количество необходимых документов и число работников, которые обращаются с данными документами.

При составлении графика должны быть соблюдены следующие требования:

• первичные документы, принимаемые бухгалтерией должны иметь все обязательные реквизиты;

• при приеме документов должна проверяться правильность арифметических вычислений;

• документы должны оформляться в соответствие с требованиями законодательных и нормативных актов, например, в накладных на получение товара должны быть выделены суммы НДС для возможности принятия НДС к возмещению);

• все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление с указанием даты исправления;

• по любой сделке должны быть представлены все необходимые документы (договор и дополнения к нему, накладная или акт о выполнении, счет-фактура, платежное поручение).

На начальном этапе составления графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, работающих с первичными документами (работники отдела снабжения, лица, ответственные за реализацию, - маркетологи). В официальном порядке до их сведения доводятся правила оформления первичных документов и сроки предоставления данных документов в бухгалтерию. В соответствующем приказе руководителя организации также должна устанавливаться ответственность за несвоевременное предоставление документов в бухгалтерию.

Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только документы, оформленные в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документ, оформленный с нарушениями правил, несет личную ответственность.

Главному бухгалтеру необходимо оптимизировать документооборот. При этом устанавливается:

• перечень первичных документов, применяемых на предприятии;

• кто из работников имеет право подписывать данные документы и несет ответственность за правильность их оформления и своевременность предоставления в бухгалтерию;

• рабочая схема действующих отделов организации;

• порядок движения между отделами организации и крайний срок представления документов конечному потребителю информации (например, бухгалтерии);

• график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовать начисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.

После составления графика каждому лицу, участвовавшему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота.

Рациональная организация документооборота усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета, необходимую при управлении предприятием.