Учет наличных денежных средств

Прием, хранение и расходование наличных денежных средств на предприятии осуществляются только через кассу. Должностное лицо, которое заведует кассой, выдачей и приемом денег, называют кассиром. С ним заключается договор о полной материальной ответственности. Обязанности кассира определены в Положении о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине от 15.12.2004г. № 637.

Общая схема учета кассовых операций представлена на рис. 2.1.

В кассу предприятия может поступать наличная выручка от реализации продукции (работ, услуг), прочих запасов, необоротных активов, взносы в уставный капитал и пр. При этом сумма платежа наличными между субъектами предпринимательской деятельности в течение дня не может превышать 10 000 грн.

В свою очередь, предприятие использует наличные средства для расчетов с персоналом по оплате труда и прочим выплатам, с подотчетными лицами, с поставщиками товаров, работ, услуг и др.

Руководитель предприятия

инструктаж

Договор о полной материальной ответственности

утверждение

назначение

Главный бухгалтер

Кассир

Расчет лимита кассы

Приходный кассовый ордер (форма № КО-1)

Расходный кассовый ордер (форма № КО-2)

Поступление денежных средств:

• от реализации (накладная)

• от подотчетных лиц (Отчет об использовании средств, выданных в командировку или подотчет)

• от дебиторов (претензия, расчет ущерба, устав)

• с текущего или валютного счета (чек)

• излишки в результате инвентаризации (акт инвентаризации, протокол решения инвентаризационной комиссии)

Расходование денежных средств:

• под отчет (приказ, распоряжение)

• кредиторам (счет, накладная)

• оплата труда (ведомость на выплату денег)

• на текущий, валютный счет (заявление на перевод наличных)

• недостача в результате инвентаризации (акт инвентаризации, протокол решения инвентаризационной комиссии)

Кассовая книга (форма № КО-4)

Отчет кассира с приложенными кассовыми документами

Главная книга,

финансовая отчетность

Журнал 1

(кредит счета 30)

Ведомость 1.1

(дебет счета 30)

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (формы № КО-3, КО-3а)

Рисунок 2.1 - Общая схема бухгалтерского учета кассовых операций

При необходимости предприятия могут получать наличные средства со своих счетов в банке в пределах имеющихся средств на цели, которые определяет собственник счета при предоставлении в банк чека.

Во внерабочее время в кассе могут храниться денежные средства не более определенной суммы – лимита кассы. Лимит остатка наличности в кассе устанавливается на основе расчета, который утверждается руководителем с учетом режима и специфики работы, отдаленности от банка, объема кассовых оборотов (поступлений и расходов) по всем счетам, продолжительности операционного времени банка, наличия договорен-ности предприятия с банком на инкассацию. Расчет лимита кассы предприятие со­ставляет отдельно по предприятию и по каждому его обособленному подразделе­нию.

Для определения суммы лимита берутся данные за три любых месяца подряд из последних двенадцати о средне­дневном поступлении или среднедневной выдачи наличных из кассы. Образец расчета лимита остатка наличности в кассе представлен в прил. 3.

Вновь созданные предприятия на первые три месяца их рабо­ты лимит кассы устанавливают согласно прогнозным расчетам. В дальнейшем ус­тановленный с учетом прогнозных расче­тов лимит кассы пересматривается уже по фактическим показателям деятельности. Если предприятием лимит кассы не установлен, то он считается нулевым.

Вся наличность, которая имеется в кассе сверх установленного лимита, в конце дня должна быть сдана в банк.

Основой учета кассовых операций являются первичные документы, образцы которых представлены в прил.3. Кассир заносит данные из кассовых документов в регистр аналитического учета – кассовую книгу. В конце дня он подсчитывает обороты, рассчитывает остаток денежных средств в кассе, а отрывной лист кассовой книги – отчет кассира и приложенные к нему приходные и расходные кассовые ордера передает в бухгалтерию.

Отчеты кассира служат основанием для отражения кассовых операций в разрезе корреспондирующих счетов в хронологическом порядке в Журнале 1 и Ведомости 1.1.

Учет наличных денежных средств ведется на субсчетах счета 30 «Касса»: