2.2. Государственные стандарты

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, утв. Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33 (1991) (далее ГСДОУ)

ГСДОУ - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и учреждениях.

Основные цели ГСДОУ:

• унификация документирования и упорядочение документооборота в организациях различной организационно-правовой формы,

• сокращение количества и повышения качества документов,

• создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации,

• нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности;

• совершенствование работы аппарата управления.

ГСДОУ - это базовый нормативно-правовой акт общероссийского уровня в сфере управленческого документирования, в соответствии с которым разрабатываются стандарты, инструкции, правила для организаций различных форм собственности.

Государственная система документационного обеспечения управления определяет состав документов, оформление их реквизитов, общие требования к текстам документов; устанавливает принципы организации документооборота, а также контроля исполнения документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.

ГСДОУ включает в себя основные положения, а также общефедеральные, отраслевые и субъектные методические документы по вопросам делопроизводства (ДОУ). Наряду с базовыми требованиями к документированию и управлению документами он содержит также требования к органам, осуществляющим указанную деятельность, - службам (отделам, группам и пр.).

В развитие ГСДОУ разрабатываются нормативные и методические документы по совершенствованию делопроизводства:

• межотраслевые – Росархивом и Госстандартом;

• отраслевые - министерствами и ведомствами;

• территориальные – правительствами и администрациями субъектов РФ.

Таким образом, в настоящее время основы документационного обеспечения регламентированы ГСДОУ и локальными нормативно-методическими разработками, созданными на её основе, например: Типовой Инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. Нормативные требования ГСДОУ распространяются на все системы документации, включая документы, создаваемые с помощью средств вычислительной техники. Они выступают в качестве основы для совершенствования официального ДП и повышения его эффективности.

ГОСТ Р 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает:

состав реквизитов;

расположение реквизитов на листе бумаги;

требования к тексту и бланкам документов

ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (с изм. от 21.01.2000). Гост включает перечень реквизитов документов, правила оформления реквизитов, требования к тексту и бланкам служебных документов и др.

Государственный стандарт закрепляет требования по оформлению документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации: постановлений, распоряжений, приказов, протоколов, актов, писем и др.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27.02.1998 № 28. Данный ГОСТ содержит краткую характеристику основных терминов и определений, используемых в ДП и архивном деле. Термины и определения разделены на три группы:

• общие;

• относящиеся к оформлению документов и

• относящиеся к архивам (архивному делу).

Стандарт устанавливает современное толкование терминов:

по делопроизводству;

по архивному делу

Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Требования к оформлению документов», введен в действие с 1 июля 2003 г. Он расширил состав реквизитов и определил их расположение на формате бумаге. Установил почти максимальный набор реквизитов, используемых для конструирования (оформления) любого из управленческих документов. Т.е. настоящий стандарт устанавливает:

• состав реквизитов;

• требования к оформлению реквизитов;

• требования к бланкам и оформлению документов;

• требования к изготовлению, учету, использованию и хранению блан­ков с воспроизведением Государственного герба Российской Федера­ции, гербов субъектов Российской Федерации.

Действие указанного стандарта распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к УСОРД и включенные в ОКУД ОК 011-93. Требования по оформлению документов в соответствии с новым стандартом включены во все действующие нормативно-методические материалы по организации документационного обеспечения управления и обязательны для исполнения.

В развитие государственных стандартов отраслями и ведомствами РФ разрабатываются отраслевые стандарты по делопроизводству с учетом ведомственной специфики.