О

Пример телефонограммы

Управление пассажирского транспорта Руководителям служб движения

Передала секретарь А.И. Петрова, Приняла секретарь И.П. Иванова

тел. 432 12 12 тел. 422 03 15 18 час. 20 мин.

Телефонограмма

18.05.2005 № 43

г. Пенза

19 мая с 13 до 16 час. будет снято напряжение в контактной сети трамваев маршрутов 2 и 5. заблаговременно известите пассажиров по линии названных маршрутов и организуйте по ним движение других видов транспорта.

Зам. начальника городского управления

пассажирского транспорта М.В. Мухамедов

собенностью этого вида документа является указание должностей, инициалов и фамилий сотрудников, передающих и принимающих сообщение, номера их телефонов и указание времени приема телефонограммы.

7.4.7. Служебные письма: классификация, структура, стандартные фразы и выражения Понятие и реквизиты служебных писем

Служебные письма – обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д. Официальное письмо является одним из важных каналов связи организации с внешним миром. Через письма ведутся переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути.

Подготовка письма включает следующие стадии:

• изучение существа вопроса;

• сбор необходимых сведений, в т.ч. из предыдущей переписки;

• подготовка проекта письма;

• согласование проекта (при необходимости);

• подписание руководителем.

Проекты писем готовятся исполнителями по поручению руководителя предприятия.

По содержанию и назначению письма могут быть:

• инструкционные (содержание указания и разъяснения подведомственным организациям);

• гарантийные (дающие гарантии выполнения каких-либо обязательств, оплаты, сроков и т.п.);

• информационные (содержащие полезную для адресата информацию, а также просьбы, напоминания, предложения);

• рекламные (рекламирующие товары и услуги);

• коммерческие (содержащие конкретные предложения по заключению сделок);

• рекламационные (содержащие претензии по качеству товаров или услуг);

• письма-запросы (содержащие просьбу о предоставлении какой-либо информации);

• письма-приглашения и др.

Письма оформляются на бланке письма.

Письмо должно иметь следующие реквизиты:

• наименование организации;

• справочные данные об организации;

• дата;

• регистрационный номер;

• ссылка на регистрационный номер или дата и номер полученного письма (в письмах-ответах);

• адресат;

• заголовок к тексту, изложенный одной фразой (отвечающий на вопрос «о чем?»);

• текст;

• отметку о наличии приложений;

• подпись;

• отметку об исполнителе;

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

• отметка о поступлении документа в организацию.

В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма):

• фирма;

• структурное подразделение;

• должность;

• фамилия и инициалы;

• почтовый адрес получателя.

В письмах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма.

Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным, корректным и не превышать одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.

Текст письма чаще всего состоит из вводной и основной части.

В вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, н-р:

«Согласно контракта № 24 нами получена 26.01.2205 партия № 3 телевизоров «Горизонт», в которой обнаружен 1 (один) телевизор, в поврежденной коробке (коммерческий акт ….);

«В связи с тем, что при получении груза 26.01.04 по накладной № 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя _______________ была установлена недостача ______________________ штук изделий на сумму_______________________________ (коммерческий акт от 26.01.04 №247) ___________________.

В основной части (второй части) письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.).

Например:

1. «Просим в течение 10 банковских дней заменить поврежденный при транспортировке телевизор (согласно п. 4.2. нашего контракта»).

2. «На основании изложенного, просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет.»