6.5. Варианты расположения реквизитов

ГОСТ Р 6.30-97 предусматривает два варианта расположения реквизитов бланка:

• продольное и

• угловое.

При продольном расположении реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру.

При угловом расположении реквизитов они занимают площадь 72,8мм×88.6 мм в левом верхнем углу листа, и используется при оформлении бланка письма. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги т.к. правый угол док-та освобожден для размещения грифа утверждения (положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции.

Для изготовления документов применяют бумагу установленных форматов. Наиболее распространенными являются форматы:

• А4 (210мм × 297) и А5 (148мм × 210 мм).;

• плотности от 80 до 200 г/м²;

• со степенью белизны – от 88 до 98%.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппаратов.

Любой документ должен иметь поля, т.е. определенное пространство между краем листа бумаги и текстом. Поля необходимы для подшивки документа и проставления некоторых служебных отметок. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 размеры полей должны быть не менее:

левое поле – 20мм;

правое поле – 10 мм;

верхнее поле – 20 мм;

нижнее поле – 20мм.

На бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов либо других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, отметки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.

В бланках организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским в качестве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых реквизиты «№», «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания документа» печатают на двух языках – русском и национальном – на одном уровне, используя продольное расположение реквизитов. Т.е., в таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном языке.

Основные требования к бланкам предприятия

1. Бланки изготавливаются на бумаге формата А4 или А5 светлых тонов (белой бумаге).

2. Поля по краям бланка должны составлять слева, сверху и снизу – не менее 20 мм, справа - не менее 10 мм.

3. В зависимости от способа расположения реквизитов различают угловые и продольные бланки.

4. Расположение реквизитов в пределах бланка производится центрированным, флаговым (с выравниванием от левой границы бланка) способами или с выравниванием по всей ширине бланка (в пределах, установленных полями).

5. В целях учета на бланках (в пределах левого, правого или нижнего полей) допускается простановка номеров типографским способом или при помощи нумератора.

Разработка бланков организуется предприятием с соблюдением положений разд. 5 Методических рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ «ОРД. Требования к оформлению документов».

6.6. Перечень документов, на которых ставится печать

Акты (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т.д.)

Архивные справки, а также копии (выписки) архивных документов.

Доверенности (на получение материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т.д.).

Договоры (трудовые).

Заявки (на оборудование и т.д.).

Заявление (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.).

Командировочные и другие служебные удостоверения.

Лицензии на право ведения какой-либо деятельности.

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

Поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в банк, на отправку международной корреспонденции).

Смета расходов (на производство новых изделий, капстроительство, калькуляцию и т.д.).

Совместные документы, подписанные руководителями предприятий.

Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

Справки с места работы.

Учредительные документы (устав, протокол, положение, учредительный договор).

Характеристики.

Штатные расписания и изменения к ним.

На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись лица должна быть заверена печатью предприятия.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица, подписавшего документ.