1.1.2. Система делопроизводства

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопроизводства. Система делопроизводства представляет собой совокупность:

• общеизвестных принципов обработки документов;

• приемов в работе с документами конкретного предприятия.

Система делопроизводства предприятий формируется под влиянием следующих факторов:

• используемой нормативно-методической базы делопроизводства;

• сложившихся национальных традиций работы с документами;

• установленных руководством предприятия (отрасли) правил работы с документами;

• квалификации работников делопроизводства службы предприятия.

Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами на предприятии.

В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства.

Организация работы с документами и правила документирования должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству.

1.3. Концепции офисных технологий

В настоящее время информация рассматривается как ресурс, который, как и традиционные ресурсы: труд, энергия, полезные ископаемые – можно добывать, перерабатывать, использовать и распространять. Раньше для производства нужны были три вещи: земля, орудие, капитал, а сегодня в этом перечне на второе место встала информация.

Информационные ресурсы можно определить как сведения, получаемые в процессе практической деятельности людей, используемые в общественном производстве и управлении⁴. Процесс воспроизводства информационных ресурсов складывается из фаз производства, распространения, хранения и использования. Оперативное использование необходимых информационных ресурсов в системе управления способствует увеличению объема производства и повышению его эффективности.

Для обработки, хранения и организации использования документной информации в системе управления выделяются специальные работники, профессионалы, чьей специализацией является информационная деятельность. Коллективы этих работников объединяются в управленческие структуры (управленческий аппарат): учреждения, организации, управления, министерства, ведомства и т.д.

В настоящее время в условиях становления рыночных отношений процесс организации и совершенствования работы аппарата управления охватил и большое число коммерческих компаний различных размеров и направлений бизнеса. В литературе и мировой практике для обобщенного названия всех разновидностей управленческого аппарата применяется термин «офис», с более ироничным подтекстом – «контора».

Используя накопленный практический опыт, базируясь на нормативно-методической базе в работе с документной информацией и учитывая зарубежный опыт, российские организации направляют значительные усилия на развитие новых информационных технологий, повышение качества подготовки документов, улучшения управляемости на основе улучшения документационного обеспечения управленческой деятельности. Ведь наличие у фирмы современного, грамотно организованного офиса – это наглядное подтверждение её респектабельности, надежности и стабильности.

Опыт показывает, что новые компьютерные (информационные) технологии часто ведут к преобразованию офисной деятельности на новой технологической и концептуальной основе, но могут успешно внедряться и функционировать только на базе рациональной организации всей офисной деятельности по обработке документной информации на любых носителях в сочетании всех удобных офисных технологий.

Современный офис – это сложная комплексная система, синтезирующая в себе несколько компонентов:

• рабочие помещения;

• оргтехнические средства;

• документационное и информационное обеспечение;

• кадры служащих.

До сих пор не существует общей теории управления фирмой, компанией, организацией или учреждением. Современный теоретический менеджмент выделяет три модели офиса:

• информационную;

• коммуникативную;

• социально-техническую.